Datum: 17 jun 2026
Plaats: BE
#job-location.job-location-inline { display: inline; }
Bedrijf: Universitair Ziekenhuis Gent
In het UZ Gent kom je terecht in een innovatieve omgeving die oog heeft voor je talent en je uitdaagt om te groeien. Dankzij het engagement van alle collega’s voor patiënten, opleidingen en wetenschappelijk onderzoek, is het UZ Gent een baken van zorg. Maak jij binnenkort mee het verschil?
Ga voor een uitdagende job als Management assistant Cardiologie kinderen (100 % Contractueel). We bieden een contract tot eind december 2027.
Functieomschrijving
Je biedt administratieve ondersteuning aan de dienst, het medisch afdelingshoofd en de stafleden en je bent verantwoordelijk voor het persoonlijke agendabeheer. Je bewaakt en plant de agenda’s en volgt afspraken en deadlines mee op.
Je levert ondersteuning bij het verzamelen van de KPI’s en controleert de betrouwbaarheid van deze gegevens. Op basis van deze gegevens maak je presentaties en rapporten en ondersteun je bij de analyse ervan. Je denkt continu mee aan oplossingen/procedures om de KPI’s te blijven behalen.
Je bent verantwoordelijk voor de praktische planning van de artsen/fellows/ASO’s (opmaken jaarplanning en roulementen in functie van beschikbaarheden) en denkt mee naar mogelijke optimalisaties.
Je bent het aanspreekpunt voor zowel telefonische als persoonlijke contacten. Je zorgt steeds voor een vlotte/correcte afhandeling en kan zelf inschatten welke acties hiervoor noodzakelijk zijn voor jezelf en wanneer er moet doorverwezen worden.
Je levert administratieve ondersteuning en coördineert de organisatie van vergaderingen, symposia en congressen.
In samenspraak met het medisch afdelingshoofd/leidinggevende bied je organisatorische ondersteuning bij het plannen/voorbereiden, notuleren, organiseren en praktische voorbereiding om vergaderingen (stafvergadering, dienstoverleg, kernteam, …) zo vlot mogelijk te laten verlopen (catering, didactisch materiaal, online meetings, …)
Je bezorgt de patiënten de nodige getuigschriften en/of attesten. Op vraag van de arts plan je onderzoeken en verdere afspraken/opnames en ingrepen in. Je vult de bedbezetting in in samenspraak met de hospitalisatieafdeling of dagkliniek.
Je verzorgt de patiëntenadministratie in het elektronisch patiëntendossier (orders voor onderzoeken, attesten voor de mutualiteit, rapportering, registratie van gegevens).
Je zorgt voor een correcte verwerking en correcte lay-out van brieven, mails, protocollen, medische verslagen, publicaties en presentaties.
Je staat in voor het ontvangen, sorteren en verdelen van inkomende post en het verzendklaar maken van uitgaande post, je behandelt de e-mails van de dienst.
Je bent verantwoordelijk voor het inplannen van de junior- en seniorstages binnen de dienst.
Je houdt de artsenadministratie, wachtlijsten en de werkplanning bij in de verschillende dienstprogramma’s.
Je beheert, verbetert en vervolledigt diverse administratieve dossiers (o.a. accreditering, publicaties).
Je staat in voor het beheer van diverse (elektronische) documenten en de archivering ervan.
Je verwerkt gegevens in rapporten, statistieken en presentaties.
Je blijft bij op het vlak van de vereiste beroepskennis en -vaardigheden en past nieuwe inzichten toe in de praktijk. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne en/of externe vormingsmomenten, werkoverleg of werkgroepen. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen binnen de eigen afdeling, de sector en het UZ Gent.
Je bent beheerder van de teamsite en de website van Kindercardiologie.
Je bent beheerder van de E-Healthbox van de dienst.
Je zorgt mee voor de opvolging Documentenbeheer binnen Zenya.
Je zorgt voor de permanentie binnen je cluster met de diensten Kinderpneumologie en Kinderendocrinologie.
Gewenst profiel
Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op bachelor niveau.
Je hebt goede vaardigheden van MS Office. Je bent bereid op dienstspecifieke software aan te leren. Kennis van OAZISO, Electronisch patiëntendossier UltraGenda, SPX, MOCA, POL of Ufora is een pluspunt.
Je communiceert vlot mondeling en schriftelijk in het Nederlands. Kennis van Frans en Engels is een meerwaarde.
Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie.
Je bent de administratieve spilfiguur binnen de dienst en voert je werk zelfstandig uit. Je werkt nauw samen met de hiërarchisch verantwoordelijke.
Je werkt nauwkeurig en correct volgens bestaande procedures en afspraken.
Je bent zorgzaam, stelt je hulpvaardig op en gaat op een correcte manier om met collega’s, administratief medewerkers en leidinggevenden.
Je bent sterk in plannen en organiseren. Je stelt de nodige prioriteiten om de gestelde deadlines te behalen.
Je neemt initiatief. Je signaleert kansen, pakt spontaan problemen aan en komt uit eigen beweging met een voorstel of oplossing.
Je kan je flexibel opstellen. Je kan snel overschakelen van de ene taak naar de andere. Je bent bereid te werken volgens de dienstnoodwendigheden en het dienstrooster.
Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. Je kan anderen motiveren en je geeft graag je kennis door.
Je bent bereid kennis op te bouwen van de diensteigen (medische) terminologie en activiteiten.
Je beschikt over een gezonde portie assertiviteit en neemt voldoende initiatieven om je deadlines te behalen. Je houdt je aan interne (diensteigen) procedures, reglementen en richtlijnen.
Je kan beknopt en duidelijk rapporteren en verslaggeven. Je hebt een goed analytisch inzicht.
Selectieprocedure
Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermorgen, plannen en organiseren en nauwkeurigheid (adviserend). De testen vinden plaats op de campus van het UZ Gent op dinsdag 28 juli 2026 om 17u15.
Deel 2: preselectie op cv en motivatiebrief - de kandidaten die het best aansluiten bij het gevraagde profiel zullen uitgenodigd worden voor het interview.
Deel 3: competentiegericht interview op vrijdag 7 augustus 2026 (voormiddag).
Salarisschaal
Je krijgt een aantrekkelijke verloning volgens IFIC, afgestemd op je functie, met een minimum brutomaandloon van €3.379,86 bij 0 jaar anciënniteit en een maximum brutomaandloon van €5.339,19 bij 35 jaar anciënniteit voor een voltijdse tewerkstelling. Het brutoloon is afhankelijk van de toegekende relevante ervaring. Relevante ervaring uit de privésector kan je tot maximum 9 jaar meenemen. Anciënniteit van openbare diensten neem je onbeperkt mee.
Dit betreft een basisloon dat in geval van onregelmatige prestaties (nacht, weekend, …) aangevuld wordt met bijkomende toelagen.
Voor meer informatie over het loon kan je contact opnemen via
[email protected].
Troeven UZ Gent
Je krijgt naast de on-the-job opleiding voldoende mogelijkheden om interne opleidingen (persoonlijk en technische competenties) te volgen en je extern bij te scholen. Voor leidinggevenden voorzien we ook persoonlijke ontwikkelingstrajecten.
Gratis hospitalisatieverzekering en gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer. Je krijgt ook een fietsvergoeding.
Jaarlijks krijg je, naast je vakantiegeld en eindejaarspremie, in november een attractiviteitspremie. In 2025 was dit bruto € 1.426,11 voor een voltijdse tewerkstelling.
Een gunstige uurregeling en interessante verlofregeling met 26 dagen verlof en 12 recuperatiedagen (40 urenweek i.p.v. 38 urenweek). Daarnaast ook officiële feestdagen, reglementaire feestdagen (2 november, 15 november en 26 december), een decretale feestdag (11 juli) en 2 halve dagen Gentse Feesten a rato van het tewerkstellingspercentage.
Ontdek ook de andere troeven.
Hoe solliciteren
voeg jouw gegevens voor deze functie (motivatiebrief, CV en vereiste diploma’s) toe ten laatste op woensdag 15 juli 2026.
Heb je nog vragen
Dan kan je altijd terecht voor administratieve inlichtingen bij:
Kim Impens
Selectieassistent Rekrutering en loopbaan
T 09 332 01 49
E
[email protected]
of voor functionele inlichtingen bij:
Shane Herssens
Office manager - Administratie kindergeneeskunde
T 09 332 35 93
E
[email protected]
We stellen het op prijs als kandidaten zich degelijk informeren en voorbereiden op het selectiegesprek. We staan open voor een informatief gesprek en eventueel een bezoek aan de afdeling vooraf.
Denk zorg, denk samen – voor topteams is talent belangrijker dan afkomst, gender, leeftijd, geaardheid, religie, beperking. We moedigen alle talent aan te solliciteren.
Heb je nood aan aanpassingen tijdens de selectieprocedure? Laat het ons weten bij je kandidatuur, dan bekijken we graag samen met jou de mogelijkheden.
Jobsegment: Cardiac, Healthcare
