(ref. ATP-2026-315)
Laatst aangepast: 07/08/26
Voor het dagelijkse beheer van financiële, personeels- (HR) en administratieve zaken zoekt de afdeling Procestechnologie voor Duurzame Systemen (ProcESS) een medewerker met de nodige kwalificaties en achtergrond. De afdeling ProcESS behoort tot het Departement Chemische Ingenieurstechnieken binnen de groep Wetenschap en Technologie. Als financieel, HR en administratief medewerker van het departement in het algemeen en van de afdeling in het bijzonder verzorg je de financiële, HR, administratieve, logistieke en organisatorische taken. De afdeling bestaat uit 4 voltijdse professoren en een 60-tal onderzoekers, en opereert in een internationale context
- Je bent de enige binnen de afdeling met de nodige kennis en inzicht in de materie, en daardoor het eerstelijns aanspreekpunt voor promotoren, medewerkers, leveranciers, bezoekers, studenten en technici. Je verschaft hen informatie en ondersteuning met betrekking tot hun financiële, HR, logistieke, administratieve en organisatorische vragen.
- Je beheert voor de afdeling de financiële verrichtingen. Je plaatst bestellingen en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van de leveranciersfacturatie. Je bereidt de verkoop facturen voor en volgt de beroepskosten op. Bij dit alles volg je de voorgeschreven procedures en regelgeving van de KU Leuven.
- Je beheert tijdig de aanstellingen van personeel en verlengingen van contracten, en volgt deze dossiers verder op tot volledige afhandeling.
- Je volgt projecten op door periodieke controle van de werkings- en personeelsbudgetten en door ondersteuning bij tussentijdse- en eindrapporteringen. Je formuleert voorstellen aan de projectbeheerders over het optimaal inzetten van de beschikbare middelen rekening houdend met de aard van de financieringsbronnen en de regelgeving.
- Je verzorgt de logistieke ondersteuning bij de organisatie van projectvergaderingen, activiteiten en events, dienstreizen, workshops, …
- Vanuit je expertise analyseer en verbeter je de processen, maak je draaiboeken en werk je voorstellen uit. Je wijst medewerkers op de te volgen procedures, je schat zelf prioriteiten in, informeert de betrokken professoren proactief over hun planning en herinnert hen aan deadlines.
- Je werkt autonoom, bent verantwoordelijk en zoekt steeds op een proactieve manier naar pasklare oplossingen, je neemt contact met andere diensten en stakeholders voor afstemming.
- Je maakt deel uit van een team van administratieve medewerkers in het departement en neemt taken op in het geheel van afdeling overschrijdende of overkoepelende opdrachten binnen het departement. Je fungeert als back-up voor de andere departementale teamleden.
- Je neemt deel aan het formele en informele administratieve overleg binnen de afdeling ProcESS en het departementale administratief overleg.
- Je hebt een bachelor diploma of bent gelijkwaardig door ervaring. Je kunt bij voorkeur terugblikken op enkele jaren ervaring als een financiële- en HR administratief medewerker met gelijkaardige administratieve, financiële en personeel gerelateerde opdrachten en verantwoordelijkheden.
- Je bent flexibel en kan je snel inwerken in nieuwe materie.
- Je hebt sterke communicatieve vaardigheden en bent vlot in de omgang.
- Je werkt efficiënt, nauwgezet en discreet.
- Je bent stressbestendig en proactief en werkt volledig zelfstandig.
- Je kan je zowel mondeling als schriftelijk goed uitdrukken in het Nederlands en het Engels.
- Je bent collegiaal, hebt een probleemoplossend vermogen en een klantgerichte houding.
- Je kan vlot werken met MS Office pakketten (Word, Excel, Powerpoint, ...).
- Kennis van SAP is een pluspunt.
Wij beogen een voltijdse of deeltijdse (minstens 80%) arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur in een innovatieve omgeving met internationale uitstraling waar je kansen krijgt om je talenten en vaardigheden verder te ontwikkelen. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4.
Bovendien biedt KU Leuven extra-legale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer, bedrijfsfiets, samenaankoop... KU Leuven heeft een telewerkbeleid dat ook binnen dit departement van toepassing is.
De werkplek bevindt zich in het Chem & Tech gebouw op de campus te Heverlee.
Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij prof. dr. ir. Simon Kuhn, mail:
[email protected]. Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij mevrouw Lieve Mommaerts, mail:
[email protected], of via +32 16 37 76 89.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 11/09/2026 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar [email protected]
av_timer Tewerkstellingspercentage: Voltijds
location_city Locatie: Leuven
timer Solliciteren tot en met:
11/09/2026 23:59 CET
bookmarks Tags: Financiën en administratie
