(ref. ATP-2026-358)
Laatst aangepast: 04/09/26
Het Hoger Instituut voor Wijsbegeerte (HIW) biedt opleidingen aan in het Nederlands en het Engels op het niveau van bachelor, (research) master en doctoraat. De faculteit beschikt over een uitgebreid nationaal en internationaal netwerk in de academische wereld en organiseert heel wat lezingen, congressen en cursussen, zowel voor specialisten als voor een breed publiek.
Het evenementen- en communicatieteam van het HIW bestaat uit drie personen. Dit team is verantwoordelijk voor PR en communicatie, alumnirelaties en de organisatie van evenementen voor de faculteit en haar onderzoekseenheden. De leden van het evenementen- en communicatieteam staan ook in voor de financiële transacties verbonden aan de organisatie van evenementen.
Wij zoeken iemand die het team tijdelijk komt versterken en o.m. volgende taken op zich neemt:
1. evenementen
- praktische ondersteuning van lezingen, congressen en andere evenementen (lokalenreservatie, hotels en reizen boeken, catering, …), aanspreekpunt zijn voor professoren en onderzoekers bij de organisatie van congressen en wetenschappelijke bijeenkomsten, deadlines bewaken, advies geven vanuit je rol als evenementen-expert
- affiches en websites maken voor congressen en evenementen
- coördinatie van evenementen, inclusief beheer en optimalisatie van budgetten gerelateerd aan deze evenementen
- coördinatie en administratieve ondersteuning van belangrijke evenementen van het HIW zoals de Zomerschool wijsbegeerte, het Feest van de Filosofie en de Lessen voor de XXIste eeuw
2. communicatie
- aankondiging van evenementen
- verspreiden van nieuwsberichten over het onderzoek, onderwijs en evenementen aan de faculteit via website, nieuwsbrieven en sociale media en mee nadenken over de beste kanalen om dit doel te bereiken
- optimalisatie van communicatieflows in functie van de beoogde doelgroepen (toekomstige studenten, studenten, personeel, breed publiek, pers en media)
- onderhoud van de facultaire webpagina’s
3. financiën
- voorbereiding van financiële transacties (verzamelen van bewijsstukken bij kostenformulieren, opvragen van offertes, verzamelen van gegevens van leveranciers en klanten, …)
- rapportering over de inzet van middelen voor de organisatie van evenementen
- Je hebt een diploma op het niveau van bachelor of een gelijkwaardig niveau door ervaring. Een diploma of aanvullende opleiding in de wijsbegeerte is een pluspunt.
- Je bent geboeid door evenementen en communicatie. Ervaring in de media- en communicatiesector en/of met het organiseren van evenementen is een pluspunt.
- Je hebt een open persoonlijkheid en legt gemakkelijk contacten, zowel met collega’s als met externe partners.
- Je kan je zowel mondeling als schriftelijk vlot en foutloos uitdrukken in het Nederlands en het Engels.
- Je bezit een goede kennis van MS Officepakketten. Ervaring met databases en software voor webdesign en/of met SAP is een pluspunt. Je staat open voor permanente bijscholing op dit vlak.
- Je hebt organisatorisch talent, je kan goed zelfstandig werken maar functioneert ook perfect binnen een team.
Wij beogen een voltijdse tewerkstelling voor drie maanden, mogelijk verlengbaar. Een deeltijdse aanstelling is bespreekbaar. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen ten volle kunnen opnemen of een specifiek opleidingsproject moeten doorlopen starten in graad 4.
Startdatum: 1 november 2026 of zo snel mogelijk daarna.
Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij mevrouw Ines Van Houtte, mail:
[email protected].
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 18/09/2026 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar [email protected]
av_timer Tewerkstellingspercentage: Voltijdse of deeltijdse tewerkstelling mogelijk
location_city Locatie: Leuven
timer Solliciteren tot en met:
18/09/2026 23:59 CET
bookmarks Tags: Financiën en administratie, Communicatie en PR
