Als Executive Assistant ben jij de organisatorische spil en de onmisbare rechterhand van onze Chief People Officer (CPO), Chief Information Officer (CIO) en Chief Strategy Officer (CSO). In deze dynamische rol bied je hoogwaardige administratieve en organisatorische ondersteuning om de dagelijkse werking vlekkeloos te laten verlopen. Je anticipeert op behoeften, bewaart het overzicht in een snel veranderende omgeving en bent het visitekaartje van de afdeling.
Je staat er echter niet alleen voor: je maakt deel uit van een hecht en professioneel team van in totaal drie Executive Assistants, waarbij de twee andere collega's de overige C-level executives ondersteunen. Samen vormen jullie de ruggengraat van de ondersteuning aan het GMT.
In deze functie schakel je vlot tussen verschillende organisatorische en administratieve taken. Jouw verantwoordelijkheden omvatten onder andere:
Agendabeheer & Optimalisatie: Het efficiënt, proactief en feilloos beheren van de complexe agenda’s. Het filteren van aanvragen en het bewaken van de dagplanning.
Mailbox management: Toegang hebben tot de mailbox (afhankelijk van de executive is dit wel of niet relevant) met als doel deze te structureren, spam te filteren, proactief meetings in te plannen en prioritaire topics gestroomlijnd samen te voegen. Perfect op de hoogte zijn van wat er binnen de afdelingen speelt waardoor je strategische gevoeligheden en interne dynamieken feilloos aanvoelt en anticipeert.
Travel Management: Het A-tot-Z organiseren van (internationale) zakenreizen en verplaatsingen (inclusief vluchten, hotelboekingen en transfers). Het opstellen en beheren van planningen ter plaatse.
Meeting Support: Het grondig voorbereiden van (management)meetings en dossiers, evenals het proactief opvolgen en bewaken van openstaande actiepunten en het nemen van notities. Het maken van presentaties en documenten die in de meeting kunnen gebruikt worden alsook het opstellen van de agenda.
Logistiek & Onthaal: Fungeren als het eerste aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe gasten (zoals klanten en leveranciers), en het coördineren van bezoeken.
Event Organisatie: (Mede) verantwoordelijk zijn voor de organisatie en logistieke planning van events, offsites, teambuildings en grotere meetings binnen de afdelingen.
Administratie: Het nauwkeurig opvolgen, controleren en verwerken van orders en facturen.
Team Collaboration & Back-up: Je werkt nauw samen met de twee andere Executive Assistants binnen het GMT. Jullie stemmen processen op elkaar af, delen best practices en fungeren als elkaars vaste back-up tijdens vakanties of drukke periodes om de continuïteit van de directie ondersteuning te garanderen.
Jouw Profiel
Om succesvol te zijn in deze rol, herken je jezelf in het volgende profiel:
Opleiding & Ervaring: Je hebt een bachelor-diploma of gelijkwaardig denkniveau door ervaring, aangevuld met minstens 5 jaar bewezen ervaring in een rol als Executive Assistant (EA).
Discretie & Oplossingsgerichtheid: Je denkt altijd in oplossingen, bent stressbestendig en gaat uiterst discreet om met zeer vertrouwelijke informatie.
Talenkennis: Je communiceert vlot en professioneel. Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels. Een goede kennis van het Frans is een sterke troef.
Digitale Skills: Je hebt uitstekende kennis van Google Workspace/GSuite.
Persoonlijkheid: Je bent positief ingesteld, communicatief ijzersterk en bezit een gezonde dosis proactiviteit. Je stelt je flexibel op en bent een echte teamplayer met zin voor initiatief.
20 betaalde vakantiedagen, met daarbovenop 12 ADV-dagen.
Een goed bereikbare, filevrije werkomgeving.
Een warme, open werksfeer waar mensen centraal staan.
Een aanstekelijke ‘We Are One’-mentaliteit.
Aandacht voor je fysieke en mentale gezondheid.
Middagpauzes en sportfaciliteiten in TVH Park, de groenzone van TVH.
Gezonde warme maaltijden en gratis fruit.
Leuke afterworks en andere gezellige events.
TVH is een wereldwijd bedrijf met een familiale sfeer, waar mensen centraal staan. We hechten waarde aan duidelijkheid, wederzijds respect, vriendelijkheid en open communicatie. Onze mensen zijn nuchter, gemakkelijk om mee om te gaan en mee samen te werken. Weverwelkomen diversiteit en juichen nieuwe ideeën toe.
TVH is een gespecialiseerde leverancier van hoogwaardige onderdelen en accessoires voor material handling, industriële voertuigen en bouw- en landbouwmachines. Werken bij TVH is kiezen voor een bedrijf dat uitblinkt als internationale marktleider en bekend staat om zijn onstuitbare drang naar innovatie.
