1. Doel van de functie
De administratief medewerker ondersteunt het gerechtelijk bureel in de kwalitatieve, correcte en tijdige verwerking en opvolging van dossiers en administratieve processen. Hij/zij draagt actief bij aan een vlotte, gestructureerde en strakke dossieropvolging, waarbij continu aandacht is voor volledigheid, nauwkeurigheid en efficiëntie.
De functie omvat een sterk ondersteunende rol ten aanzien van de medewerkers van Politiezone Gavers. De administratief medewerker fungeert als een betrouwbare spilfiguur die collega's ondersteunt in hun dagelijkse werking en hen faciliteert in hun dagdagelijks operationeel werk.
Daarnaast neemt de medewerker binnen het gerechtelijk bureel een belangrijke rol op in het beheer van documenten en toegangsrechten tot ISLP. Er wordt verwacht dat de medewerker zich deze specifieke materie eigen maakt en zich daarin verder ontwikkelt.
Binnen de bredere context van de Directie Informatie en Innovatie levert de administratief medewerker eveneens een actieve bijdrage aan een werking die gekenmerkt wordt door flexibiliteit, projectmatig werken en continue evolutie. Hierbij ligt de nadruk op het ondersteunen van de noden van de organisatie, waarbij efficiëntie en werkbaarheid primeren.
2. Kerntaken en opdrachten
- Instaan voor de kwalitatieve verwerking en registratie van de briefwisseling van het gerechtelijk bureel.
- Verzorgen van de administratieve opvolging van gerechtelijke stukken, APO-opdrachten en processen-verbaal.
- Ondersteunen bij het beheer en de opvolging van dossiers, met aandacht voor voortgang, volledigheid en uniformiteit.
- Controleren van dossiers op volledigheid, kwaliteit en conformiteit met geldende procedures en richtlijnen.
- Voorbereiden en samenstellen van dossiers voor overdracht aan het parket en andere partners.
- Beheren en actualiseren van politionele databanken en administratieve systemen.
- Correct archiveren, klasseren en structureren van documenten en dossiers volgens de geldende afspraken.
- Fungeren als administratief aanspreekpunt binnen het gerechtelijk bureel en ondersteunend optreden naar de medewerkers van de politiezone Gavers.
- Opnemen van een rol in het beheer van documentenstromen en toegangsrechten, in lijn met de interne afspraken en systemen.
- Actief bijdragen aan een efficiënte en uniforme administratieve werking, met oog voor ondersteuning van de operationele processen.
- Handelen in overeenstemming met de visie, waarden en de geest van Politiezone Gavers, en deze loyaal uitdragen in de dagelijkse werking.
3. Projectmatige en flexibele inzet (specifiek voor de directie)
Binnen de Directie Informatie en Innovatie wordt sterk projectmatig gewerkt. Deze projecten:
- evolueren vaak stapsgewijs
- vereisen meedenken, initiatief en flexibiliteit
- zijn gericht op het versterken van de operationele werking
- vragen een continue afstemming met de direct leidinggevende
De administratief medewerker:
- ondersteunt actief lopende projecten op administratief, organisatorisch en praktisch vlak
- denkt mee over efficiëntie, structuur en werkbaarheid
- neemt bijkomende taken op in functie van de noden van de dienst
- hanteert een uitgesproken ondersteunende mindset
- de operationaliteit van de processen primeert steeds in de uitvoering van de functie
4. Kennis en expertise
Goede kennis van interne en externe politiestructuren
Inzicht in de organisatie van het politiewezen, gerechtelijke processen en relevante wetgeving
Kennis van relevante partners (parket, justitie, andere overheden)
Adequate kennis van het Office-pakket en administratieve toepassingen
Bereidheid tot het volgen van interne en externe vormingen, o.a. functioneel beheer
