Afin de favoriser une collaboration efficace et de qualité, le Document Controller contribue à assurer que la documentation utilisée par le client, ses partenaires et collaborateurs est fiable, correcte, complète et bien communiquée.
Vous faites partie d’une équipe projet et êtes en charge de gérer et contrôler les documents qui sont produits pendant les différentes phases du projet via un outil de gestion intégré.
Descriptif de fonction
Voici une liste non exhaustive des tâches à effectuer. Cette liste peut varier en fonction de la mission et du client.
Suivre le cycle de vie des documents : Création, révision, approbation, diffusion et archivage des documents techniques tout au long du projet
Contrôler la qualité : Vérification de l’exactitude, de la cohérence et de la lisibilité des documents, en s’assurant qu’ils respectent les normes et les conventions de l’entreprise
Gérer les versions : Suivi des différentes versions des documents et maintien d’un historique complet des modifications à l’aide d’une liste de délivrables
Diffuser les documents : Mise à disposition des documents pertinents aux intervenants appropriés au bon moment
Appliquer, mettre à jour et améliorer les procédures de gestion documentaire
Utiliser des outils de gestion documentaire : Maîtrise des logiciels de gestion documentaire (GED), y compris les contrôles d’accès dans certains cas, et des outils collaboratifs (Teams) pour faciliter le traitement et le partage des documents
Former et donner du support aux utilisateurs sur l’outil et sur les procédures
Produire des rapports/dashboard sur l’état de la documentation du projet : Définir le plan d’action correctif et le faire exécuter
Donner du feedback lors de réunions de projet sur l’état de la documentation
Scanner des documents importants tels que des protocoles
Qualification et expérience requises
Un intérêt pour la gestion documentaire est essentiel
Une affinité ou une curiosité pour le travail dans un environnement technique ; la majorité de nos clients évoluent dans le domaine de l’engineering
Très bonne connaissance écrite et parlée du français et/ou du néerlandais, bonne connaissance de l’anglais
Bonne connaissance de Microsoft Office
Il s’agit principalement d’un rôle opérationnel qui exige de la rigueur et un sens aigu du service.
Les éléments suivants sont un atout mais pas une obligation
Une formation de base en lien avec la gestion de l’information et de la documentation
Une formation de base orientée dans les technologies de l’information de la communication (ICT)
Une première expérience en tant que document controller, archiviste, documentaliste ou dans une fonction administrative
Une connaissance de un ou plusieurs logiciels de gestion documentaire est un plus (Aconex, LiveLink, Sharepoint, ACC…)
Compétences requises
Bon sens de l’organisation et de la coordination, sens des priorités
Rigoureux.se et soucieux.se des détails
Aisance orale dans le cadre de présentations/formations et bonne capacité rédactionnelle
Flexible et bon esprit d’équipe
Capable de travailler à la fois de manière autonome et en équipe
Orienté.e service et client
Bonne capacité d’écoute et de compréhension des enjeux
Nous recherchons actuellement les profils suivants :
Documentaliste / Documentaliste audiovisuel
Assistant.e de projet
Consultant.e en gestion et gouvernance de l’information
Archiviste
Ce que nous vous offrons
Exquando vous offre la possibilité de développer vos connaissances et votre expertise dans un environnement passionnant et stimulant. Nos clients sont des organisations majeures des secteurs de la construction, pharmaceutique, bancaire, de l’énergie et de l’assurance.
Une formation adéquate en interne sera fournie. Vous serez encouragé.e à échanger avec la communauté professionnelle de l’information et à partager vos connaissances et votre expérience nouvellement acquises.
L’environnement de travail chez Exquando est dynamique et flexible. Nous encourageons la créativité et la proactivité. Et nous aimons prendre du plaisir au travail !
Nous offrons un contrat à durée indéterminée, à temps plein et un package salarial attractif. Notre siège d’exploitation est basé à Wavre, mais la plupart des missions peuvent nécessiter une présence, à court, moyen ou même plus long terme chez les clients. Du télétravail partiel est autorisé.
Il est également crucial pour nous que le/la candidat.e soit sensible aux valeurs d’Exquando.
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