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Le groupe Eurostar regroupe deux entreprises ferroviaires sur les territoires français, belge, hollandais et anglais.
Le département Payroll & Administration Belgique gère l’ensemble des activités couvrant les tâches liées à l’administration des salaires et à l’ensemble des tâches administratives RH qui concernent les collaborateurs du groupe (EIL et THIF) en Belgique et aux Pays-Bas.
Le Payroll Officer s'assure de l'administration correcte et ponctuelle des salaires afin de répondre de manière optimale aux souhaits administratifs du management et du personnel.
Il assure également la gestion autonome d’un portefeuille d’activités Payroll, garantit la qualité et la conformité des traitements, participe à la résolution de situations complexes, contribue aux projets HR IT et soutient l’amélioration continue des processus.
Vos missions :
1. Administration des salaires
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Assurer l’administration correcte et ponctuelle des salaires afin de répondre de manière optimale aux souhaits administratifs du management et conformément aux contrats d’emploi et à la législation sociale ;
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Procéder à toutes les actions requises afin d'assurer un calcul optimal, rigoureux et endéans des délais fixés, des rémunérations du personnel et des administrateurs :
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Encodage des données salariales dans notre outil de gestion de paie ;
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Assurer une application correcte des dispositions légales (heures supplémentaires, primes de roulement, astreinte, temps de travail, frais de transport…)
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Introduction des modifications reçues dans le mois : entrées/sorties de service, modifications de carrière, de temps de travail, modifications adresse, charge de famille, incapacité de travail, ATN véhicule de société, … ;
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Assurer les déclarations légales et le reporting périodique liés à la paie (DIMONA, DMFA, DRS, attestations et documents sociaux) et veiller au respect des obligations légales de l’employeur ;
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Conseiller et accompagner les collaborateurs sur les questions relatives à leur rémunération, leur dossier administratif et leurs avantages sociaux (assurances, congés thématiques, crédit-temps, pension, incapacité de travail, attestations diverses, etc.) ;
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Assurer un contrôle régulier des données et dossiers administratifs afin de garantir la fiabilité des rémunérations et des déclarations légales ;
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Entretenir tous les contacts nécessaires dans le cadre de la gestion courante avec les prestataires, fournisseurs ou autorités externes afin de veiller à une collaboration efficace (secrétariats sociaux, …) ;
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Participer à l’amélioration continue des processus Payroll et RH, notamment via l’optimisation des outils et applications informatiques ;
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Maintenir ses connaissances à jour en matière de législation sociale, de fiscalité salariale et de procédures internes afin de garantir un service conforme et de qualité.
2. Gestion de projet
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Assister le HR Administration Manager dans la réalisation et l’élaboration de projets liés à la rémunération, aux systèmes salariaux, au Payroll et aux avantages extra-légaux, afin de contribuer à l’atteinte des objectifs du département ;
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Réaliser le suivi de la mise en place de la stratégie en matière de Compensation & Benefits en collaboration avec le HR Administration Manager ;
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Offrir une assistance concernant les programmes de rémunération et les systèmes salariaux ;
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Assister le service administratif dans les communications internes RH liées au Payroll et à l’administration des dossiers individuels des travailleurs.
3. Missions annexes
COMPTABILITE :
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Fournir à la comptabilité le détail par centre de coût de toutes les factures de masse salariale et autres
Etablir un plan de contrôle interne (audit) afin de pouvoir garantir que les processus et calculs salariaux répondent à la législation sociale belge et à la politique interne de l’entreprise.
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SIRH :
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Participer aux projets SIRH, Time & Attendance, ERP et secrétariat social ;
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Maîtriser le paramétrage et l’utilisation du SIRH et le faire évoluer en fonction des nouveaux besoins ;
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Définir et réaliser les tests permettant de vérifier le bon fonctionnement de l’outil, et collaborer étroitement avec ses créateurs afin de remonter et suivre les éventuels dysfonctionnements ;
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Être le point de contact principal pour les agents concernant les questions liées au SIRH ;
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Revoir régulièrement les process utilisés, identifier les opportunités d’automatisation et d’optimisation, et contribuer à leur amélioration continue ;
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Maintenir à jour les procédures, contrôles et documentations Payroll.
PAYROLL INTERNATIONAL :
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Traiter et suivre les dossiers fiscaux des collaborateurs étrangers afin de garantir le bon déroulement du processus fiscal annuel ;
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Organiser les réunions d’accueil fiscales et assurer la gestion des dossiers de statut spécial cadre étranger pour les collaborateurs mis à disposition SNCF Belgique, en collaboration avec les consultants fiscaux ;
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Récolter les dossiers et vérifier les données pour la déclaration d’impôts, suivre les AER avec la comptabilité, tax-on-tax, …) en collaboration avec les consultants fiscaux ;
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Contribuer au traitement des situations de split payroll et de précompte étranger ;
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Collaborer avec les experts internes et partenaires externes spécialisés ;
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Répondre aux questions des collaborateurs et fournir les informations demandées.
REPORTING ET SUPPORT TRANSVERSAL
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Contribuer aux reportings RH et Payroll ;
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Participer aux audits internes et contrôles de conformité ;
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Assurer un rôle de back-up au sein de l’équipe Payroll.
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De Eurostar Group omvat twee spoorwegmaatschappijen die actief zijn in Frankrijk, België, Nederland en het Verenigd Koninkrijk. De afdeling Payroll & Administration België beheert alle activiteiten met betrekking tot de loonadministratie en de HR-administratieve processen voor de medewerkers van de groep (EIL en THIF) in België en Nederland.
De Payroll Officer staat in voor een correcte en tijdige loonadministratie om optimaal tegemoet te komen aan de administratieve behoeften van zowel het management als de medewerkers.
Daarnaast beheert hij/zij zelfstandig een eigen payrollportefeuille, waarborgt de kwaliteit en conformiteit van de loonverwerking, draagt bij aan de oplossing van complexe dossiers, neemt deel aan HR IT-projecten en ondersteunt de continue verbetering van processen.
Jouw verantwoordelijkheden :
1. Loonadministratie
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Zorgen voor een correcte en tijdige loonadministratie, in overeenstemming met de arbeidsovereenkomsten en de sociale wetgeving, om optimaal tegemoet te komen aan de administratieve behoeften van het management.
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Alle noodzakelijke acties uitvoeren om een correcte, nauwkeurige en tijdige verwerking van de lonen van medewerkers en bestuurders te garanderen, waaronder:
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Het invoeren van salarisgegevens in het payrollsysteem;
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Het correct toepassen van wettelijke bepalingen (overuren, ploegpremies, wachtdiensten, arbeidstijd, vervoerskosten, enz.);
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Het verwerken van wijzigingen gedurende de maand, zoals in- en uitdiensttredingen, loopbaanwijzigingen, wijzigingen in arbeidsduur, adresgegevens, gezinssituatie, arbeidsongeschiktheid, voordelen van alle aard (bedrijfswagen), enz.
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Instaan voor de wettelijke aangiften en periodieke rapporteringen met betrekking tot payroll (DIMONA, DMFA, DRS, attesten en sociale documenten) en toezien op de naleving van de wettelijke verplichtingen van de werkgever.
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Medewerkers adviseren en begeleiden bij vragen over hun verloning, personeelsdossier en extralegale voordelen (verzekeringen, thematische verloven, tijdskrediet, pensioen, arbeidsongeschiktheid, diverse attesten, enz.).
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Regelmatige controles uitvoeren op gegevens en administratieve dossiers om de betrouwbaarheid van de loonverwerking en wettelijke aangiften te waarborgen.
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De nodige contacten onderhouden met externe partners, leveranciers en overheidsinstanties om een efficiënte samenwerking te verzekeren (sociaal secretariaat, enz.).
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Bijdragen aan de continue verbetering van Payroll- en HR-processen, onder meer door het optimaliseren van tools en IT-toepassingen.
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De kennis van sociale wetgeving, loonfiscaliteit en interne procedures voortdurend up-to-date houden om een kwalitatieve en conforme dienstverlening te garanderen.
2. Projectbeheer
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De HR Administration Manager ondersteunen bij de ontwikkeling, uitwerking en opvolging van projecten met betrekking tot verloning, salarissystemen, payroll en extralegale voordelen, teneinde bij te dragen aan het behalen van de doelstellingen van de afdeling.
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De implementatie en opvolging van de Compensation & Benefits-strategie ondersteunen in samenwerking met de HR Administration Manager.
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Ondersteuning bieden met betrekking tot verloningsprogramma’s en salarissystemen.
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De administratieve dienst ondersteunen bij interne HR-communicatie met betrekking tot Payroll en het beheer van individuele personeelsdossiers.
3. Bijkomende verantwoordelijkheden
BOEKHOUDING :
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De boekhouding voorzien van de nodige informatie over loonkosten en andere facturen, uitgesplitst per kostenplaats.
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Een intern controleplan (audit) opstellen en onderhouden om te garanderen dat de payrollprocessen en loonberekeningen voldoen aan de Belgische sociale wetgeving en het interne beleid van de onderneming.
HRIS :
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Deelnemen aan projecten met betrekking tot HRIS-, Time & Attendance-, ERP-systemen en het sociaal secretariaat.
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Instaan voor het beheer, de configuratie en het gebruik van het HRIS-systeem en bijdragen aan de verdere ontwikkeling ervan in functie van nieuwe behoeften.
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De nodige tests definiëren en uitvoeren om de goede werking van het systeem te garanderen, en nauw samenwerken met de ontwikkelaars of leveranciers om eventuele problemen op te volgen en op te lossen.
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Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers met vragen over het HRIS-systeem.
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De gebruikte processen regelmatig evalueren, opportuniteiten voor automatisering en optimalisatie identificeren en bijdragen aan de continue verbetering ervan.
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Payrollprocedures, controles en documentatie up-to-date houden.
INTERNATIONALE PAYROLL :
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De fiscale dossiers van buitenlandse medewerkers behandelen en opvolgen om een vlot verloop van het jaarlijkse fiscale proces te garanderen.
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Fiscale onthaalgesprekken organiseren en instaan voor het beheer van dossiers inzake het bijzonder belastingstatuut voor buitenlandse kaderleden die ter beschikking worden gesteld aan SNCF België, in samenwerking met fiscale consultants.
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De nodige documenten verzamelen en de gegevens voor de belastingaangiften controleren, de aanslagbiljetten (AER), tax-on-tax-regelingen en andere fiscale verplichtingen opvolgen in samenwerking met de fiscale consultants en de boekhouding.
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Bijdragen aan de verwerking van situaties met split payroll en buitenlandse bedrijfsvoorheffing.
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Samenwerken met interne experts en gespecialiseerde externe partners.
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Vragen van medewerkers beantwoorden en de nodige informatie verstrekken.
RAPPORTERING & ALGEMENE ONDERSTEUNING :
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Bijdragen aan HR- en Payrollrapporteringen.
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Deelnemen aan interne audits en compliancecontroles.
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Fungeren als back-up binnen het Payrollteam.
Requirements
Votre profil :
- 5 à 8 ans d’expérience en gestion de la paie (Payroll)
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Excellente maîtrise du français et niveau intermédiaire en anglais (la connaissance du néerlandais constitue un atout)
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Bonne connaissance de la législation sociale belge et expérience confirmée dans la gestion opérationnelle de la paie
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Intérêt marqué pour les problématiques internationales liées à la rémunération et à la mobilité
- Expérience ou participation à des projets RH liés à des systèmes SIRH, Time & Attendance, ERP ou secrétariat social
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Maitrise avancée d'Excel
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Solides capacités d’analyse et approche orientée résolution de problèmes
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Sens de l’amélioration continue et orientation service
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Jouw profiel :
- 5 tot 8 jaar ervaring in payrollbeheer
- Uitstekende kennis van het Frans en een gemiddeld niveau Engels (kennis van het Nederlands is een pluspunt)
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Goede kennis van de Belgische sociale wetgeving en aantoonbare ervaring in de operationele verwerking van payroll
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Sterke interesse in internationale vraagstukken rond verloning en internationale mobiliteit
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Ervaring met of betrokkenheid bij HR-projecten rond HRIS-, Time & Attendance-, ERP-systemen of samenwerking met een sociaal secretariaat
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Gevorderde kennis van Excel
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Sterke analytische vaardigheden en een oplossingsgerichte aanpak
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Focus op continue verbetering en een sterke servicegerichtheid
