offre d'emploi 2026/102CDD
La Faculté de Lettres, Traduction et Communication – Service Administration facultaire recrute :
Une assistante administrative / Un assistant administratif en charge de la gestion des horaires et des locaux (F/H/X)
Pour un contrat de remplacement pour 3 mois à temps plein
Prise de fonction dès que possible
Contexte :
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles-Capitale, avec plus de 6 000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38 000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
La Faculté de Lettres, Traduction et Communication a été créée à l’ULB en 2015. Elle est constituée des Département de Langues et Lettres, des Sciences de l’Information et de la Communication, et de l’École de Traduction et Interprétation ISTI — Cooremans.
La Faculté instruit des spécialistes des langues, des littératures et des cultures, des traducteurs·rices et des interprètes, des linguistes, des journalistes et des communicant·es formé·es aux savoirs et compétences de pointe dans leurs domaines respectifs. La Faculté gère ainsi la carrière des membres du corps enseignant et favorise le développement de la recherche par l’intermédiaire de ses 4 centres de recherche (Tradital, Philixte, LaDISCO, ReSIC), de ses formations doctorales et de son appui aux chercheurs·euses dans leur recherche de financement.
Le poste est soumis au contrôle hiérarchique de la Doyenne ou du Doyen de la Faculté et de la Directrice de l’administration facultaire. Le travail de l’agent·e est coordonné par l’Adjointe à l’enseignement de la Faculté.
Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB.
Missions essentielles :
Gestion des horaires et des locaux des 3 départements d’enseignement de la Faculté de Lettres, Traduction et Communication :
Créer les horaires de cours et d’examens (oraux et écrits) dans l’interface informatique spécifique de l’ULB (TimeEdit) en prenant en compte les modifications de programmes, la règlementation, la disponibilité des locaux et les désidératas du corps enseignant et encoder ces données dans l'interface.
Gérer quotidiennement les demandes de modification d’horaire et de réservation de locaux (encodage et suivi administratif auprès de tous les acteurs·rices concerné·es).
Introduire les demandes de réservation des locaux dans l’interface.
Participer aux concertations et réunions de travail entre les Facultés préalablement à l’élaboration des horaires pour chaque quadrimestre et session d’examens.
Collaborer étroitement avec les secrétariats de filière, les secrétariats académiques, les professeurs, les étudiant·es, les autres Facultés, ULB Langues et la cellule « Auditoires » de l’Université.
Participer à la confection des calendriers facultaires.
Poster les avis relatifs aux modifications d’horaires de cours et d’examens sur les valves électroniques (MON ULB).
Profil :
Être titulaire d’un Bachelier en Sciences humaines reconnu par la FWB ou tout autre type de formation administrative ou humanités supérieures avec une expérience utile de minimum 2 ans.
Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un Bachelier ne pourront pas être retenu·es.
Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie-Bruxelles : (Demander une équivalence de diplôme en Fédération Wallonie-Bruxelles - Equivalences de diplômes).
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requises :
Très bonne appréhension dans l’apprentissage de nouvelles applications informatiques (Bases de données, outils de gestion).
Parfaite maîtrise du français et une très bonne orthographe.
Compréhension élémentaire de l’anglais à l’oral et à l’écrit (Niv B1).
Connaissances informatiques de base (Excel, Outlook, Word).
Atouts :
La connaissance du programme informatique spécifique utilisé par l’Université en matière d’Horaires (TimeEDIT).
La connaissance du portail Mon ULB est également appréciée.
La connaissance de l’Université.
Sens de la diplomatie.
Sens du service.
Être structuré·e.
Esprit analytique.
Nous offrons :
Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
L’accès à une formation permanente.
Possibilité de télétravailler (Des modalités de télétravail peuvent s’envisager une fois la personne engagée suffisamment autonome - 1 à 2 jours/semaine en fonction de la période de l’année. Les congés de longue durée (plus d’une semaine) doivent être pris de manière à pouvoir garantir la continuité du service et l’accueil de notre public et majoritairement durant les périodes de congés universitaires. - à aménager selon les impératifs du service).
Des restaurants universitaires éthiques et durables.
Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.
Politique d'égalité des chances :
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe,
[email protected], en charge de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative
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Type contrat : Contrat de remplacement Temps de travail : Temps plein
Campus : Solbosch Date de parution : 25/06/2026
Date limite de réception : 16/07/2026 [Référence 2026/102CDD]
