Mercury is the European leader in construction solutions.
We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities, and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.
We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.
At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.
Key Responsibilities of the Role:
- Responsible for managing staff needs in terms of travel and accommodation.
- Attends meetings at the request of the senior management team, document minutes of the meetings and distribute minutes to all relevant parties.
- Ensures that all employees have an appropriate environment to undertake their duties.
- Co-ordinate, manage and order all office supplies.
- Manages holiday rotas for all senior staff on site.
- Manage the smooth running of the Administration, Payroll and Time Management team that will report directly.
- Assists the business unit management on sensitive/commercial tasks within the business.
- Organizes and maintains data in spreadsheets; generate reports; organizes paperwork and other related administrative duties as required.
- To manage all office systems, procedures and facilities to ensure the efficient and smooth running of the office
- To continually seek out best practice and more efficient ways of working to enhance office and general business efficiency.
- Work with IT to ensure all IT supplies and hardware for the project are ordered on time.
- Communicate to IT if replacements required.
- Manage all office related service agreements.
- To provide professional secretarial service to senior leadership team particularly in client correspondence and proposals, presentation preparation.
- All other duties associated with this role.
- Work in conjunction with HR to maintain office policies as necessary .
Essential Criteria for the Role:
- Proven experience as an administrative assistant supporting senior management in a busy office environment for 5+ years.
- Qualification in Business, Level 5 or higher
- Experience working in a busy construction environment.
- Excellent working knowledge of the Microsoft Office suite – Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint
- Excellent working knowledge of SAP
- Experience in processing high volume employee time management system
- The ability to work with confidential information in a professional & trustworthy manner.
- Excellent organizational, multi-tasking skills and dedicated to completing projects in a timely manner.
- The confidence to respond to all enquiries effectively and professionally to the Senior Leadership team.
- The ability to work on your own initiative and be an integral part of a busy team.
- Ability to effectively manage time, prioritize tasks and work within deadlines with little supervision.
- Ability to take initiative and exercise good judgment and be part of change management.
- Ability to work in a fast-paced environment.
Mercury is an equal opportunities employer.
Mercury est le leader européen des solutions de construction.
Nous concevons et gérons des projets d'ingénierie et de construction complexes pour les plus grandes entreprises mondiales. Nos solutions contribuent à fournir des technologies et des avancées qui changent la vie, connectant les personnes, les communautés et les entreprises et leur donnant les moyens de réaliser des choses incroyables. Notre peuple a le courage d'innover. Leur détermination et leur concentration sans faille nous permettent de tenir nos promesses avec certitude, à chaque fois.
Nous concrétisons les visions de nos clients grâce à des solutions de construction de pointe dans de multiples secteurs, notamment les centres de données d'entreprise, les technologies avancées et les sciences de la vie, les centres de données hyperscale et la protection contre l'incendie.
Chez Mercury, notre devoir est d'encourager et de soutenir nos collaborateurs afin qu'ils réalisent leur potentiel. Nous les plaçons au cœur de nos activités, en leur offrant des opportunités stimulantes de se développer au sein d'une équipe formidable, dans un environnement favorable qui leur permette d'atteindre leur plein potentiel.
Principales responsabilités du poste :
- Responsable de la gestion des besoins du personnel en matière de voyages et d'hébergement.
- Participe aux réunions à la demande de la direction, rédige les comptes rendus de tenir les réunions et diffuser les comptes rendus à toutes les parties concernées.
- Garantit que tous les employés disposent d'un environnement approprié pour accomplir leurs tâches.
- Coordonner, gérer et commander toutes les fournitures de bureau.
- Gère les plannings de congés de tout le personnel cadre du site.
- Assurer le bon fonctionnement de l'équipe Administration, Paie et Gestion du temps qui relèvera directement de leurs fonctions.
- Assiste la direction de l'unité commerciale sur les tâches sensibles/commerciales au sein de l'entreprise.
- Organise et tient à jour les données dans des tableurs ; génère des rapports ; organise la documentation et effectue d'autres tâches administratives connexes, selon les besoins.
- Gérer l'ensemble des systèmes, procédures et installations de bureau afin d'assurer leur efficacité et bon fonctionnement du bureau
- Rechercher en permanence les meilleures pratiques et des méthodes de travail plus efficaces pour améliorer
- Efficacité administrative et commerciale générale.
- Collaborer avec le service informatique pour s'assurer que toutes les fournitures et le matériel informatique nécessaires au projet soient commandés à temps.
- Signalez au service informatique si des remplacements sont nécessaires.
- Gérer tous les contrats de services liés au bureau.
- Fournir un service de secrétariat professionnel à l'équipe de direction, notamment auprès des clients. Correspondance et propositions, préparation des présentations.
- Toutes autres tâches liées à ce poste.
- Travailler en collaboration avec les RH pour maintenir les politiques de bureau selon les besoins .
Critères essentiels pour le poste :
- Expérience confirmée de plus de 5 ans en tant qu'assistante administrative auprès de la direction dans un environnement de bureau dynamique.
- Qualification en commerce, niveau 5 ou supérieur
- Expérience de travail dans un environnement de construction dynamique.
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office – Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint
- Excellente connaissance pratique de SAP
- Expérience dans le traitement de systèmes de gestion du temps de travail des employés à volume élevé.
- La capacité à traiter des informations confidentielles de manière professionnelle et digne de confiance.
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, et engagement à mener à bien les projets dans les délais impartis.
- La capacité de répondre avec assurance et professionnalisme à toutes les demandes adressées à la direction.
- La capacité de travailler de sa propre initiative et de faire partie intégrante d'une équipe dynamique.
- Capacité à gérer efficacement son temps, à prioriser les tâches et à respecter les délais avec un minimum de supervision.
- Capacité à prendre des initiatives, à faire preuve de discernement et à participer à la gestion du changement.
- Capacité à travailler dans un environnement dynamique.
Mercury est un employeur qui respecte l'égalité des chances.
