Durée déterminée
Temps plein
Bruxelles
À propos de l'offre
Description générale de la fonction :
Assurer l'accueil des patients ambulatoires ainsi que le suivi administratif pour garantir le bon fonctionnement des services de consultations.
Assurer la prise en charge de toutes les communications téléphoniques relatives à la prise de rendez-vous pour les services de consultation prendre en charge les rendez-vous courants et transférer les communications vers les services concernés le cas échéant.
Vos principaux rôles et responsabilités :
Assurer une fonction entre les desks d’inscription, d’accueil et du call center
1. Au niveau du desk d’inscription
Accueillir les patients
Accueillir les patients, vérifier les rendez – vous avant de les diriger vers le service adéquat
Créer l’admission des patients venant en consultation en vérifiant si les données sont à jour (mutuelle, adresse, etc…)
Assurer la tarification des prestations, la gestion et le contrôle de la caisse et servir d’interlocuteur avec le service comptabilité
Tâches administratives
Gérer les appels téléphoniques internes et externes
Réceptionner, trier et distribuer le courrier postal et les colis
Encoder les prestations de base des consultations sur base de listes préétablies
Préparer le courrier à expédier par voie interne et externe
Gérer et commander le matériel administratif auprès du responsable
2. Au niveau du desk de consultation
Accueillir les patients
Accueillir les patients, vérifier les rendez-vous et orienter les patients vers la consultation
Ecouter et répondre aux questions des patients
Veiller au confort des salles d’attente
Contrôler la propreté, l’ordre et les équipements des cabinets de consultation et du desk
Assurer le suivi des consultations :
Gérer les appels téléphoniques interne et externes
Planifier la prise de rendez-vous interne et externe sur base des demandes et horaires des médecins
Annulez par téléphone, courrier et e-mails les rendez vous lorsque le médecin est absent
Tâches administratives
Réceptionner, trier et distribuer le courrier postal et les colis
Trier les documents à faire scanner
Procéder à l’impression de résultats et de formulaires à la demande du médecin
Préparer le courrier à faire expédier par voie interne et externe
Déposer les prélèvements de laboratoire réalisés dans la journée dans le service adéquat
Gérer les stocks de matériel de bureau et réaliser les commandes
3. Au niveau du call center :
Prendre connaissance et appliquer les procédures relatives à la gestion des appels et des rendez-vous établies et transmises par les responsables hiérarchiques
Gérer des appels en ligne pour toutes les demandes relatives à des rendez-vous (création, annulation et modification) pour les différents services des consultations
Transférer les appels téléphoniques vers les services adéquats en cas de demande urgente, de rendez-vous complexes ou d’erreur de destinataire
Assurer la transmission des messages non urgents destinés aux prestataires
Transmettre à l’interlocuteur les informations nécessaires en lien avec son rendez-vous : lieu, particularité (document a présenter, préparation préalable pour un examen)
Transmettre au responsable hiérarchique toute information relative à un type de rendez-vous, à un prestataire, à une consultation devant être ajoutée ou modifiée dans le programme informatique
Gérer les patients en attente de date de rendez-vous plus proche suite à l’annulation par d’autres patients
Veiller à l’utilisation correcte des outils mis à disposition : programme informatique, poste téléphonique, casque...
Procéder au classement, encodage et envoi de documents administratifs
4. Autres activités :
Assurer l’encadrement et la formation des stagiaires, étudiants et nouveaux engagés
Offre :
Un contrat à durée déterminée de 38h /semaine – Barème lié à la fonction –
Durée du contrat 6 mois
Date d’entrée : immédiate
Mission Interne possible : Pour les candidats déjà salariés de l'H.U.B, le contrat de travail (CDI) est maintenu.
Horaires : compris entre 7h45 et 18h du lundi au vendredi
Avantages extra légaux :
Des chèques repas de 5,20€
Une prime de fin d’année
Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous et pour toute personne inscrite sur votre composition de ménage)
Avantages mobilité :
Une intervention dans les frais de transport en commun
Une indemnité dans les frais km vélo
29 jours de congé
Avantages complémentaires :
Catalogue d’avantages du personnel (loisirs, mode, ...)
Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière
De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau
Une politique bien-être et santé au travail
Modalités d’introduction des candidatures
Veuillez-vous rendre sur le site intranet de l'H.U.B et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).
Type de contrat
Durée déterminée
Nombre d'heures par semaine
Temps plein
Lieu du travail
Bd Baudouin 27, 1000 Bruxelles, Belgique
À propos de nous
L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. L’H.U.B compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. L’H.U.B a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.
