Bedrijf
VIVES is een hogeschool waar een gemotiveerd team van 1700 personeelsleden dagelijks werkt aan de toekomst van meer dan 17.000 studenten. De hoofdopdracht van de hogeschool is het verstrekken van onderwijs, maar daarnaast is er ook een uitgebreid team van onderzoekers, administratieve en logistieke medewerkers aan de slag in VIVES. Als pionier van afstandsonderwijs in het Vlaamse landschap heeft de hogeschool haar reputatie als innovatieve instelling niet gestolen.
Meer info op www.vives.be
Functiebeschrijving
- Je staat in voor een vlotte administratieve en organisatorische ondersteuning van afstandsonderwijs en vrijstellingen binnen het studiegebied Handelswetenschappen, bedrijfskunde en Toegepaste Informatica (campus Kortrijk). Je bent een aanspreekpunt voor studenten en docenten afstandsonderwijs en draagt bij aan een correcte en transparante onderwijsadministratie.
- Je ontlast de vrijstellingsverantwoordelijke van de dagelijkse administratieve stroom en zorgt dat dossiers startklaar liggen voor beoordeling.
- Daarnaast ondersteun je ook de manager van het studiegebied administratief.
- Door jouw flexibiliteit en nauwkeurigheid draag je bij aan de efficiënte werking van beide diensten.
Jouw takenpakket:
Afstandsonderwijs (30%)
- Opvolgen en beantwoorden van informatiemails van studenten;
- Opvolgen en beantwoorden van mails van docenten;
- Administratieve ondersteuning van de ombudsdienst;
- Organisatie en administratieve opvolging van examens;
- Verzorgen van de permanentie op het secretariaat en fungeren als eerste aanspreekpunt;
- Up-to-date houden van opleidingsfiches in kader van infomomenten en werving nieuwe studenten;
- Actualiseren van website informatie met betrekking tot afstandsonderwijs;
- Controle van het onderwijsaanbod en signaleren van onjuistheden of onvolledigheden.
Vrijstellingen (40%)
- Opvolgen en behandelen van mails van studenten;
- Pre-screening van binnenkomende dossiers uitvoeren;
- Ontbrekende documenten proactief opvragen bij studenten;
- Dossiers (digitaal) klasseren en archiveren;
- Goedgekeurde vrijstellingen administratief verwerken in het studenteninformatiesysteem;
- Actualiseren van Toledo en de website met betrekking tot vrijstellingen;
- Up-to-date houden van opleidingsfiches, het digitale archief, de website en de interne procedures van de dienst.
Stafmedewerker manager (10%)
Profiel
- Je bent in het bezit van een bachelordiploma;
- Ervaring binnen het hoger onderwijs of met afstandsonderwijs is een pluspunt;
- Je voldoet aan de taalvereisten hoger onderwijs of bent bereid om dit te verwerven. Indien je over een buitenlands diploma beschikt, met uitzondering van Nederland, dient een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be) toegevoegd te worden.
- Wie wenst in te gaan op deze vacature via een TAO in een ander onderwijsniveau, kan dit enkel wanneer de opdracht binnen VIVES 35% of meer bedraagt en bovendien binnen het statuut, dus niet als contractuele gastprof.
Functiespecifieke competenties
- Een systematische manier van werken blijkt uit jouw planning en organisatie. Je werkt projectmatig en denkt hierbij analytisch en logisch.
- Jouw contactvaardigheid blijkt uit jouw inlevingsvermogen, de kunst om samen te werken.
- Je werkt nauwgezet en hebt oog voor detail.
- Je kan vlot beslissingen nemen rekening houdend met diverse factoren.
- Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid.
- Je informeert studenten op een vriendelijke, heldere en duidelijke manier.
- Je hebt een goede kennis van het Microsoft Office-pakket, in het bijzonder Word, Excel, MS Teams en Outlook. Ervaring met Adobe is een pluspunt.
- Je bent leergierig en IT-vaardig en maakt je nieuwe software en digitale toepassingen snel eigen. Je bent bereid om je vlot in te werken in de specifieke programma’s zoals o.a. Square, Toledo, Teams en SAP.
- Je bent flexibel en kunt vlot inspelen op veranderende prioriteiten en ad-hocvragen.
- Je kan goed omgaan met deadlines en de bijbehorende werkdruk in piekmomenten;
- Je gaat professioneel en vertrouwelijk om met persoonsgegevens (GDPR).
Loon
Salarisschaal equivalent met barema 581 (B11) voor bachelor van het Departement Onderwijs. Je wordt tewerkgesteld via het sociaal secretariaat als contractueel bediende.
Contact
Inhoudelijk:
mevrouw Delphine Van Iseghem, manager studiegebied handelswetenschappen, bedrijfskunde en toegepaste informatica,
via mail [email protected]
Administratief:
mevrouw Liene Holvoet, medewerker HR administratie,
via mail [email protected]
