Wat houdt dit in?
Jij zorgt ervoor dat administratieve processen binnen Defensie efficiënt verlopen. Je werkt in een gemotiveerd team dat interne en externe klanten op een transparante, eerlijke en objectieve manier verder helpt.
Waarom kiezen voor Defensie?
Binnen het Ministerie van Defensie is teamwork cruciaal en staan integriteit, verantwoordelijkheid, respect en professionaliteit centraal. Als organisatie streven we ernaar dat jouw werk daadwerkelijk impact heeft.
Wie zoeken we?
We zoeken gemotiveerde mensen die:
- graag in teamverband werken en actief communiceren met collega’s;
- analytisch zijn en complexe problemen kunnen ontrafelen;
- doelgericht te werk gaan, zelfs wanneer niet alle informatie beschikbaar is;
- kritisch naar hun eigen werk kijken en leren van fouten;
- gemotiveerd zijn om bij te leren en nieuwe materie eigen te maken.
Herken je jezelf hierin?
Aarzel dan niet om te en versterk ons team!
Wat ga je doen als administratief deskundige bij Defensie?
- Je gaat samenwerken met collega’s en actief bijdragen aan doelen.
- Je zal dossiers kritisch analyseren en onderbouwde beslissingen nemen.
- Je staat in voor administratieve ondersteuning binnen je team.
- Je werkt aan kwalitatieve resultaten, zonder je deadlines uit het oog te verliezen.
- Je zal kennis delen, onderhouden en gebruiken om anderen te ondersteunen.
- Je zorgt me voor een positieve teamsfeer.
- Je bent het aanspreekpunt voor klanten en collega’s.
Wij zoeken administratief beheerders voor verschillende eenheden over Vlaanderen & Brussel. Hieronder vind je per eenheid meer info:
Regio Brussel:
Optie 1 ACOS R&O (Assistant Chief of Staff Information Readiness & Ops)
De sectiechef NMCC-Travel bijstaan bij de taken die hem worden opgedragen:
- Je doet het personeelsbeheer NMCC-T.
- Je volgt het Personeelsbeheer op en past de richtlijnen van het commando NMCC toe.
- Je doet het NMCC-T-procesbeheer in overeenstemming met de Travel Policy.
- Je bent hoofdcontactpersoon voor contact met het reisbureau aangewezen door de overheidsopdracht.
- Je beheert de overeenkomsten met het door de overheidsopdracht aangewezen reisagentschap.
- Je houdt contact met leveranciers om te onderhandelen over voorkeurstarieven.
- Je zal facturering beheren en controleren in het software programma ILIAS.
- Je doet het beheren en opvolgen van de facturatie van de FOD Buitenlandse Zaken met betrekking tot de paspoorten en onderhoudt contacten met het ambassadepersoneel.
- Je neemt deel aan de planningsvergaderingen om advies te geven over vervoer en huisvesting in burgeromgevingen hetzij in het algemeen, hetzij in het geval van grote oefeningen.
- Je doet klachtenbeheer/vragen van klanten.
- Je ondersteunt in andere taken in verband met de werking van NMCC-T en/of NMCC.
- Je treedt op als contactpersoon voor het opvolgen van aanvragen en reserveringen voor bepaalde grote oefeningen/complexe opdrachten en speciale reserveringen die buiten het gewone Travel-bureau vallen.
Optie 2 Algemene Dienst Inlichting en Veiligheid
- Je beheert de agenda van de Directeur en staat in voor een efficiënte planning van afspraken, vergaderingen en dienstreizen.
- Je zal fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgen voor een professionele communicatie.
- Je zal vergaderingen voorbereiden, opvolgen en coördineren, inclusief het opstellen van agenda’s, verslagen en actiepunten.
- Je staat in voor het beheer van inkomende en uitgaande correspondentie en zorgt voor een correcte en vertrouwelijke verwerking van documenten.
- Je organiseert en coördineert officiële bezoeken, protocollaire activiteiten en representatieve evenementen.
- Je zal administratieve documenten, nota’s, presentaties en rapporten opstellen, controleren en verwerken.
- Je zal deadlines bewaken en lopende dossiers opvolgen in nauwe samenwerking met de betrokken diensten.
- Je zal instaan voor een strikt vertrouwelijke behandeling van gevoelige informatie en documenten.
- Je organiseert dienstreizen, reserveringen en staat in voor de bijbehorende logistieke ondersteuning ervan.
- Je zal proactief knelpunten signaleren en praktische oplossingen voorstellen om de werking van het secretariaat te optimaliseren.
- Je zal instaan voor een vlotte ontvangst en begeleiding van bezoekers en delegaties.
Optie 3 Directoraat-Generaal Human Resources
- Je zal samenwerken met collega’s en actief bijdragen aan doelen.
- Je zal dossiers kritisch analyseren en onderbouwde beslissingen nemen.
- Je zal instaan voor administratieve ondersteuning binnen je team.
- Je zal werken aan kwalitatieve resultaten, zonder je deadlines uit het oog te verliezen.
- Je kennis delen, onderhouden en gebruiken om anderen te ondersteunen.
- Je zal helpen om een positieve teamsfeer bevorderen.
- Je zal het aanspreekpunt zijn voor klanten en collega’s.
Regio Haasrode:
Optie 4 Dienst voor Opruiming en Vernietiging van Ontploffingstuigen (DOVO)
Regio Schaffen:
Optie 5 Trainingscentrum voor Parachutisten (TrgC Para)
- Voorbereiden, opstellen en controleren van contractdocumenten (bestekken, opdrachten, raamcontracten, enz.).
- Administratieve opvolging van openbare aanbestedingen en offerteaanvragen.
- Contact onderhouden met leveranciers en interne diensten.
- Up-to-date houden van het contractenregister en digitale archivering.
- Ondersteuning bij audit- en controleprocedures.
- Mee opvolgen van leveringstermijnen, facturatie en eventuele geschillen.
- Toepassen van regelgeving inzake overheidsopdrachten (bv. Wet Overheidsopdrachten).
- Anticiperen op nieuwe ontwikkelingen of precedenten.
- Ondersteunen en begeleiden van de magazijnen en eindgebruiker in alle domeinen van het contractbeheer.
Voor het uitvoeren van je taken kun je vertrouwen op gedetailleerde procedures en richtlijnen, maar ook op je ervaren collega's en je teammanager.
Belangrijk: Je bent bereid in een militair milieu te werken en een veiligheidsverificatie te ondergaan (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten, veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst).
Door bij het Ministerie van Defensie te gaan werken, erkent en aanvaardt u dat op elk moment tijdens uw dienstverband een veiligheidscontrole vereist kan zijn, afhankelijk van de vereisten van de nationale veiligheid. U verbindt zich ertoe u te onderwerpen aan deze veiligheidsonderzoeken, met inbegrip van die van periodieke aard, overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving, met name de wet van 11 december betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten, veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst, zoals gewijzigd bij de wet van 3 mei 2005.
Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.
Het personeel (militairen en burgers) moet het neutraliteitsprincipe naleven en dus geen opvallende religieuze symbolen dragen of tonen.
Belangrijk indien je solliciteert voor een functie bij de Algemene Dienst Inlichtingen en Veiligheid (ADIV): Voor functies binnen de ADIV moet je, om in dienst genomen te worden, in het bezit zijn van een “zeer geheim” veiligheidsmachtiging die vereist is voor de functie of bereid zijn een “zeer geheim” veiligheidsonderzoek te ondergaan alvorens in dienst te treden, met de verplichting een positief resultaat te behalen, bij gebreke waarvan dit een grond voor uitsluiting uit de dienst zou betekenen ondergaan (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten, veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst).
Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten. Het personeel (militairen en burgers) moet het neutraliteitsprincipe naleven en dus geen opvallende religieuze symbolen dragen of tonen.
Heb je vragen over de jobinhoud?
Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "Contact opnemen".
