Klaar voor een uitdagende carrière? Sluit je aan bij ons team en maak jouw toekomst!
Als shipping agent fungeer je als je dé tussenpersoon tussen wal en schip en ben je een cruciale schakel in de nautische keten voor schepen die de Vlaamse havens aanlopen. In eerste instantie ben je het centrale aanspreekpunt voor de kapitein/rederij en sta je in continue contact met alle actoren in de verschillende havens (o.a. haven autoriteiten, scheepvaartpolitie, douane, stevedores, terminal operatoren en vele andere lokale partners). Daarnaast verzorg je de administratie voor het schip en haar lading in de verschillende software systemen en zorg je voor een vlekkeloze afhandeling van de havenaanloop.
Je staat bekend om je sterke, pro-actieve communicatie en organisatorische vaardigheden, gepaard met een positieve “can do” & “digital” mindset. Je bent bovendien flexibel ingesteld om mee te werken in een roterend dienstschema (incl. weekend dienst) en ben je een teamplayer die collega’s ondersteund met allerhande administrieve taken. Je hebt affiniteit met RoRo en Cruise schepen en de havens van Zeebrugge & Antwerpen.
Het kwaliteit-, veiligheid- en milieumanagement systeem samen ondersteunen met alle medewerkers.
- Opvolgen en communiceren van de ETA’s van de aankomende schepen en tijdige voorbereiding van de havenaanloop van het schip.
- Het tot een goed einde brengen van de havenaanloop van het schip in de haven met een open en transparante communicatie met de kapitein/rederij en alle partners in de nautische keten.
- Verwerken van aanloop/cargo gegevens in de verschillende systemen (cfr. rederij, lokale autoriteiten/partners & intern ERP systeem).
- Scheepsbezoek, incl. coördinatie van benodigdheden op vraag van de kapitein.
- Begeleiden en coördineren van bunkering, shifting en andere operaties tijdens het verblijf van het schip in de haven.
- Opvolgen van het verloop van de cargo/passagier operaties in nauw contact met de Operations Officer/Purser aan boord.
- Van of aan boord laten gaan van de bemanning/passagiers.
- Begeleiden en coördineren van het vertrek van het schip. Doorgeven van afvaart gegevens aan de volgende haven en aan de rederij.
- Actieve deelname aan regelmatige, operationele meetings met klanten, stevedores, … en pro-actief communiceren van “special events” (zoals stakingen, slechte weersomstandigheden, vertragingen, …)
- Groeperen en doorgeven van prestaties aan de dienst scheepsafrekening teneinde kosten tijdig & correct door te factureren aan de rederij.
- Opvolgen van de cargo in samenspraak met de terminal & in het TOS systeem.
- Opmaken van arrival notices, laat volgen, bill of loading, manifesten en andere documenten.
- Tijdige registratie van import, TS & export lading bij de douane.
- Ondersteuning geven bij het afhandelen van de facturatie.
- Openstaan voor allerhande ad hoc projecten in samenspraak met de Agency Manager.
- Ondersteuning van de digitalisatie projecten binnen het agency team
- PC: word, excel.
- Talen: N/E (F/D).
- Klantgericht handelen
- Probleemoplossend
- Plannen en organiseren
- Besluitvaardig
- Samenwerken & communiceren
- Digital mindset
Director Agency & Logistics en Agency Manager
- Extern: havenkapitein, douane, scheepvaartpolitie, leveranciers, rederijen.
- Intern: expeditie, scheepsafrekening, cargo departement, stevedores, operationele diensten.
Vlotte en correcte afhandeling van aanlopen schepen, inclusief gerelateerde documentatie, cargo follow up en husbandry.
