(ref. ATP-2026-189)
Laatst aangepast: 17/06/26
Voor de Faculteit Psychologie en Pedagogische wetenschappen, Dienst Administratieve ondersteuning, zoeken we een directiemedewerker voor de ondersteuning van het decanaat van de faculteit. Je ondersteunt de decaan, de administratief directeur (AD) en facultaire bestuursorganen in de beleidsvoorbereidende, organisatorische en administratieve werking. Je bent de ontbrekende schakel en de betrouwbare spilfiguur in de dagelijkse werking op het decanaat.
De missie van de Faculteit Psychologie en Pedagogische Wetenschappen is academisch onderwijs aanbieden, innovatief onderzoek verrichten en wetenschappelijke en maatschappelijke diensten verlenen op het gebied van de psychologie en de pedagogische wetenschappen. Een groep van 80 professoren, ruim 400 onderzoekers en 100 ondersteunende personeelsleden realiseren deze missie met veel inzet en gedrevenheid.
De directiemedewerker ondersteunt de decaan en administratief directeur (AD) en de facultaire bestuursorganen in de beleidsvoorbereidende, organisatorische en administratieve werking van het decanaat PPW. De functie combineert planning, verslaggeving, procesopvolging, informatiebeheer, efficiënte organisatie en coördinatie van administratieve processen, ad-hoc stafondersteuning, en secretariële verantwoordelijkheid, met een duidelijke nood aan voorspelbare aanwezigheid en nauwe afstemming met sleutelactoren binnen de faculteit.
Op basis van je kennis ondersteun je de bestuursorganen en hun processen en zorg je voor de aansturing van de organisatorische en operationele opvolging. Je zorgt ervoor dat informatie tijdig en helder beschikbaar is zodat processen goed kunnen verlopen.
Daarnaast plan je vergaderingen en bereid je ze voor, beheer je documenten en informatie en ben je een aanspreekpunt voor collega’s, bezoekers en partners. Je ondersteunt ook in communicatie, evenementen en facilitaire processen. Zo ben je een betrouwbare spilfiguur in de dagelijkse werking van het decanaat.
- Je staat in voor de voorbereiding en de opvolging van facultaire beleids- en overlegorganen, voornamelijk het Faculteitsbestuur en -raad, maar ook de beoordelingscommissie en -waar nodig - bijkomende overlegorganen. Je levert hiervoor praktisch en inhoudelijk voorbereidend en opvolgend werk. Je zorgt voor de organisatie van vergaderingen, de agenda, de verslaggeving, het inventariseren, terugkoppelen en autonoom opvolgen van genomen beslissingen en actiepunten. Hierbij is een proactieve houding essentieel: je voorkomt organisatorische problemen en wijst op potentiële inhoudelijke problemen door te anticiperen en je zoekt zelfstandig naar oplossingen die je vervolgens uitwerkt in samenwerking met de decaan en de administratief directeur.
- Daarnaast beheer je een geordend en toegankelijk archief, zowel intern (besluitvorming en dossiers) als extern (website en gedeelde informatie).
- Je stelt documenten op, finaliseert ze en zorgt voor correcte doorsturing wanneer de decaan en/of administratief directeur dit delegeren (bv. overeenkomsten, standaardbeslissingen en documenten en aanvraagformulieren). Je verzamelt en synthetiseert informatie, bereidt dossiers voor en volgt afspraken en beslissingen actief op.
- Proactief screenen en opvragen van materiaal ter voorbereiding van de vergaderingen hoort erbij. Je weet dossiers voor te bereiden rekening houdend met de genomen beleidsopties.
- Je beheert de agenda van het decanaat (decaan, AD en bestuursorganen) en van de beoordelingscommissie. Je initieert, plant en ondersteunt praktisch zowel ad-hoc als recurrente gesprekken (zoals jaar-, loopbaan- en feedbackgesprekken) en selectie-interviews, en je documenteert en volgt de gemaakte afspraken systematisch op.
- Je neemt zelfstandig beleidsgerelateerde vragen op, vaak in nauw overleg met de administratief directeur. Je stelt zelfstandig brieven en e-mails op die je inhoudelijk kan beantwoorden vanuit de goedgekeurde verslaggeving en reglementering. Je raadpleegt hierbij ook documenten en procedures waarvoor opzoekwerk noodzakelijk kan zijn. Hiervoor doe je een grondige kennis op van de structuur van de universiteit, Groep Humane Wetenschappen en faculteit van de universitaire procedures en regelgeving.
- Je hebt een liaison functie tussen de decaan, de vicedecanen en de administratief directeur. Dit omvat onder andere het plannen van data, opstellen van agenda's en toezicht op de opvolging.
- Je staat in voor het office management van het decanaat.
- Je beschikt bij voorkeur over een bachelor of bent gelijkwaardig door ervaring in een soortgelijke functie of met gelijkaardig takenpakket.
- Je hebt ervaring in een gelijkaardige functie.
- Je bent een proactieve en dynamische professional die vlot schakelt tussen uiteenlopende taken en stakeholders. Je bent comfortabel in samenwerking met meerdere hiërarchisch verantwoordelijken en andere collega’s.
- Je beheerst digitale tools (ook AI) en systemen en voelt je comfortabel om processen te optimaliseren of nieuwe werkwijzen mee vorm te geven.
- Je blijft rustig onder druk, werkt nauwgezet en gaat steeds discreet en betrouwbaar om met vertrouwelijke informatie.
- Je gaat klantvriendelijk en tegelijkertijd resultaatgericht, probleemoplossend en kwaliteitsvol te werk.
- Je hebt organisatietalent en zin voor initiatief, je werkt planmatig en kan prioriteiten stellen. Je vertoont bereidheid tot afstemming van taken en verantwoordelijkheden met verschuivingen en flexibiliteit doorheen de tijd.
- Je communiceert helder en professioneel, werkt klantgericht en bouwt vlot duurzame interne en externe relaties op.
- Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en het Engels, en dit zowel mondeling als schriftelijk. Je hebt een vlotte pen.
- Je werkt graag samen, maar neemt ook zelfstandig doordachte beslissingen en bewaakt prioriteiten op een natuurlijke manier.
- Je hebt een warm, mensgericht profiel dat aansluit bij onze waarden en je weet dit te combineren met een doortastende, mature aanpak.
- Ervaring als financieel antenne of kredietbeheerder strekt tot aanbeveling maar is geen vereiste.
Wij bieden een job met veel inhoudelijke uitdagingen en afwisseling. Je komt terecht in een boeiende omgeving en een enthousiast team op het decanaat van de faculteit. Vertrouwen, collegialiteit en kwaliteit staan daarbij centraal.
We beogen een voltijdse tewerkstelling van onbepaalde duur (deeltijds tot 80% is bespreekbaar).
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze job, heb je de nodige competenties en past ook je manier van aanpakken en samenwerken in ons team? Dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet meteen alle opdrachten kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.
Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij mevrouw Nathalie De Swaef, mail:
[email protected]. Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij mevrouw Mieke Coenen, mail:
[email protected].
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 01/07/2026 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar [email protected]
av_timer Tewerkstellingspercentage: Voltijdse of deeltijdse tewerkstelling mogelijk
location_city Locatie: Leuven
timer Solliciteren tot en met:
01/07/2026 23:59 CET
bookmarks Tags: Beleid en beheer, Financiën en administratie
