Wie zoeken we?
- Een echte organisatorische duizendpoot
- Iemand die structuur brengt in een snelle omgeving
- Hands-on, zelfstandig en oplossingsgericht
- Stressbestendig en sterk in multitasken
- Administratief sterk én praktisch ingesteld
- Iemand die ownership neemt en vooruit denkt
- Je werkt makkelijk met AI tools zoals Chat GPT / Claude
- Ervaring met Excel/Google Sheets en Canva zijn een must
- Je weg vinden in Shopify en Klaviyo zijn mooi meegenomen
- Minstens 3 jaar ervaring in operations of administratie
- Iemand die energie krijgt van afwisseling tussen office & on-the-go
- Een teamplayer die graag mee bouwt aan groei
Perfecte match als jij…
- Graag alles achter de schermen laat draaien
- Houdt van overzicht en planning
- Problemen ziet als uitdagingen
- Energie krijgt van structuur brengen
- Niet wacht tot iemand iets vraagt
- Zowel zelfstandig als in team sterk functioneert
Over DermaLab
DermaLab is een vooruitstrevend Belgisch cosmetica bedrijf gevestigd in de regio Antwerpen Noord. We combineren innovatie, resultaatgerichte skincare en een sterke merkbeleving om klanten dagelijks te helpen hun huiddoelen te bereiken.
Achter de schermen bouwen we aan een sterk groeiende start-up, zowel nationaal als internationaal waar kwaliteit, efficiëntie en klantbeleving centraal staan. Daarom zoeken we een gedreven en hands-on Operations Coordinator & Admin Hero die mee de motor van onze dagelijkse werking wil worden.
Ben jij organisatorisch sterk, hands-on en hou je ervan om verschillende projecten tegelijk op te volgen? Dan ben jij misschien de versterking die we zoeken
Jouw rol
Als Operations Coordinator & Admin Hero ben je een centrale schakel binnen DermaLab. Je ondersteunt verschillende afdelingen, werkt rechtstreeks samen met onze founder en zorgt ervoor dat het salesteam, marketing, operations, customer support, logistiek en administratie vlot verlopen.
Je houdt overzicht, denkt oplossingsgericht en zorgt ervoor dat deadlines gehaald worden. Geen enkele dag is dezelfde en net dat geeft jou energie.
Een greep uit jouw verantwoordelijkhedenOperations & Supply Chain
- Voorraadbeheer en stockopvolging
- Productie, leveringen en verzendingen opvolgen
- Nieuwe producten uploaden in systemen (Shopify)
- Bundels, freebies en productinformatie up-to-date houden
Fulfillment & Customer Operations
- Communicatie met fulfillment- en verzendpartners
- B2C-orders opvolgen
- Retouren verwerken en opvolgen
- Support & Customer Support mailbox beheren
Boekhouding & Administratie
- Facturen en bonnetjes uploaden
- Inkomende en uitgaande facturen opvolgen
- Debiteurenbeheer ondersteunen
- Documenten voorbereiden voor de boekhouder
- Stockrapportering opvolgen
HR & Office Management
- Ondersteunen bij loonafsluitingen en personeelsadministratie
- Office supplies, snacks en drank opvolgen
- Algemene orde en organisatie binnen kantoor bewaken
- IT-problemen opvolgen met externe partners
Wie zoeken we?
- Je hebt minstens 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie
- Je werkt zelfstandig en neemt ownership
- Je bent sterk georganiseerd en behoudt overzicht
- Je denkt probleemoplossend en praktisch
- Je bent stressbestendig en schakelt vlot tussen taken
- Je bent betrouwbaar, nauwkeurig en hands-on
- Je communiceert professioneel en klantgericht
- Je houdt van een dynamische omgeving waar initiatief gewaardeerd wordt
Essentiële skills
- Ervaring met Shopify
- Sterke kennis van Excel / Google Sheets
- Ervaring met mailingplatformen zoals Klaviyo
- AI programma vergemakkelijken jouw workload
- Vlotte administratieve vaardigheden
- Bereidwillig om nieuwe programma’s te leren
Wat bieden wij?
- Een gevarieerde functie met veel verantwoordelijkheid
- Werken binnen een ambitieus en snelgroeiend Belgisch skincare merk
- Een dynamische omgeving waar initiatief gewaardeerd wordt
- Ruimte om mee te bouwen aan processen en structuur
- Een enthousiast team met korte communicatielijnen
- Marktconforme verloning aangepast aan ervaring
Interesse?
Stuur jouw CV en motivatie naar met vermelding van Operations Coordinator & Admin Hero.
We kijken ernaar uit om jou te leren kennen!
Loon: Vanaf €2.500,00 per maand
Voordelen:
- Bedrijfscomputer
- Bedrijfsfeesten
- Een gsm voor professioneel gebruik
- Eindejaarsgeschenk
- Elektronische maaltijdcheques
- Fietsvergoeding
- Internetvergoeding
- Thuiswerkopties
Werklocatie: Fysiek
