Administratie en projectdata
- Projectinfo aanvullen en updaten in AFAS (vergunningen, team, werfregistratie, etc)
- Bewaken van wettelijke vereisten, o.a opvolging van de Wet Peeters
- Beheer van het legal postvak en archivering van dossiers
- Voorbereiden en controleren van documenten, rapporten en projectinfo
- Ondersteuning bieden aan de atelierhoofden, assistentie bieden bij openbare aanbestedingen
- Documenteren van interne processen: schrijven van handleidingen en administratieve procedures
- Ateliermeetings bijwonen en verslagen opmaken (publiceren in Sharepoint, communicatie verspreiden over de verschillende teams)
- Acties opvolgen (dossiers afsluiten, fases aanpassen..)
Facturatie.
- Controleren van facturen en projectverloop opvolgen
- Extra’s signaleren, termijnen bewaken en finance informeren voor prognoses
Planning en resourcebeheer
- Inplannen van werknemers in Pure (planningssoftware) + controleren dat de VC’s niet overschreden worden
- Controleren van de uren van de werknemers
- Signalen doorspelen aan de atelierhoofden en de planning mee optimaliseren, indien nodig
- Organisatie atelier: nieuwe werknemers wegwijs maken in samenwerking met onthaal en HR
- Samenwerking van het team bevorderen: Organisatie van teambuildings, bijdrage aan een goede werksfeer, ondersteuning van de atelierhoofden
- Je beschikt over een Bachelor diploma of je bent gelijkgesteld door relevante administratieve ervaring
- Administratieve ervaring binnen planning, projectondersteuning en verslaggeving is een sterke plus
- Achtergrond in de architectuur, bouwsector is een sterke troef zodat je de projecten en werkprocessen snel kan begrijpen
- Je werkt graag in team maar je bent ook in staat om autonoom te werken
- Je werkt vlot met de office pakketten. Kennis van Pure, AFAS en Sharepoint is een plus
- Je spreekt uitstekend Nederlands. Frans is een sterke plus
- Een multidisciplinair team binnen een inspirerende werkomgeving dat innovatieve projecten realiseert.
- De dynamiek en creativiteit van een kleinschalig atelier binnen de structuur van een groot bureau.
- Ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling, inclusief een jaarlijks opleidingsbudget.
- Een contract van onbepaalde duur met een aantrekkelijk salarispakket en extralegale voordelen (o.a. 20 + 12 verlofdagen, groepsverzekering, maaltijdcheques, netto-onkostenvergoeding). Of de mogelijkheid om als zelfstandige samen te werken.
- Vlot bereikbare kantoren en duurzame mobiliteitsopties zoals deelwagens en plooifietsen.
- Flexibele werktijden en thuiswerkmogelijkheden voor een gezonde work-life balance.
- Een collegiale sfeer met regelmatige teambuildings, architectuurcafés en inspirerende architectuurreizen.
- Je bent bereid je af en toe te verplaatsen naar onze andere kantoren in Brussel en Roeselare
