offre d'emploi 2026/075CR
La Faculté des Sciences – Département de chimie & de physique recrute :
Un·e assistant·e administratif·ve
Pour un contrat de remplacement à mi-temps
Contexte :
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
La Faculté des Sciences est constituée de 9 départements très dynamiques et autonomes répartis sur plusieurs campus (Solbosch, Plaine, Gosselies, USquare, Charleroi Ville Haute) et propose 8 bacheliers et 30 masters et masters de spécialisation à près de 4.500 étudiant·es. Elle encadre également les travaux de thèses de près de 700 doctorant·es.
Les personnels de la Faculté sont considérables : 170 académiques à temps plein, une centaine d’académiques à temps partiel, plus de 130 membres du corps scientifique (chercheur·ses inclu·ses), environ 160 personnels ATGS (administratifs, techniques, de gestion et spécialisés).
La fonction proposée est répartie sur 2 services distincts :
- D’une part au service de Chimie des polymères (Dpt de chimie) qui est composé de 4 doctorants, 7 postdoctorants, d’un logisticien de recherche, d’une technicienne, d’un chercheur qualifié du FNRS et d’un professeur ordinaire.
- Et d’autre part au service Experimental Soft Matter and Thermal Physics (Dpt de physique), regroupant 2 laboratoires : Polymer and Soft Matter Dynamics et Physics of Biointerfaces. Le service est composé de 2 académiques, 1 technicien, 2 doctorantes, 3 postdoctorants et 1 collaborateur scientifique.
Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB.
Missions essentielles :
- Gestion administrative des dossiers RH du service (recrutements, contrats et renouvellements, en lien avec le service RH) et accueil des chercheur·es étranger·es
- Commandes de consommables, produits chimiques, matériels de laboratoire et de bureau (papier, ordinateurs, laptops, etc.)
- Réservations et remboursement des frais liés aux déplacements (conférences, missions, visites scientifiques)
- Suivi des livraisons et gestion des problèmes logistiques (fournisseurs, transporteurs, retards, pertes, difficultés de livraison)
- Gestion administrative courante du service (emails, classement, archivage, envoi de colis DHL)
Profil :
- Être titulaire d’un bachelier dans le domaine administratif (gestion administrative, secrétariat de direction ou en lien direct avec la fonction et reconnu par la FWB) ou d’un CESS avec une expérience pertinente en lien direct avec la fonction.
- Avoir une première expérience sur une fonction similaire (1 à 2 ans minimum, hors stage)
- Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Demander une équivalence de diplôme en Fédération Wallonie-Bruxelles - Equivalences de diplômes)
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requises :
- Maitrise des outils bureautiques actuels (Microsoft 365, agenda en ligne, fichiers partagés, etc.)
- Capacité à gérer différents dossiers en simultané
- Très bonne communication, sens de la discrétion et de la diplomatie
- Proactivité et esprit d’initiative, sens du service
- Gestion des priorités et des deadlines
- Savoir et aimer travailler en toute autonomie comme en collaboration
- Excellente organisation
- Parfaite maitrise du français (C2) et pratique fluide de l’anglais (B2)
Atouts :
- Connaissances en comptabilité
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
- Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
- Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
- L’accès à une formation permanente.
- Possibilité de télétravailler (1jour/semaine au bout de 3 mois - à aménager selon les impératifs du service).
- Des restaurants universitaires éthiques et durables.
- Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.
Politique d'égalité des chances :
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, [email protected], en charge de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative
Type contrat : Contrat de remplacement
Temps de travail : Mi-temps
Campus : Plaine
Date de parution : 18/05/2026
Date limite de réception : 08/06/2026
[Référence 2026/075CR]
