Vacature Beleidsondersteunend administratief medewerker
Ligo Oost-Brabant is één van de 13 Ligo-centra in Vlaanderen en Brussel.
Deze centra zijn dé leerpartner in basiscompetenties voor laaggeletterde volwassenen.
Samen met partnerorganisaties ondersteunen we cursisten bij het vergroten van hun kansen in onze samenleving.
Leren, verbinden, versterken zijn daarbij onze sleutelwoorden.
We willen onze organisatie versterken met een administratief beleidsondersteunend medewerker (30u) die de directie administratief ondersteunt binnen verschillende beleidsdomeinen zoals bv preventie en communicatie.
Ben jij een administratieve duizendpoot die houdt van afwisseling? Kan jij vlot schakelen tussen praktisch organisatorisch werk (agendabeheer, externe vergaderlocatie zoeken, promomateriaal bestellen, opmaak bestelbons, …) en meer inhoudelijk omvattende topics (zoals preventie, GDPR) waarbij je wettelijke vereisten omzet in administratieve flows?
Ben je iemand die in oplossingen denkt en ben je bereid om een opleiding te volgen tot preventieadviseur (laagste niveau)?
Dan is dit de uitdaging die je zoekt!
Als administratief medewerker heb je een breed en afwisselend takenpakket. Je ondersteunt rechtstreeks directie en stafmedewerkers door het opnemen van administratieve taken gelinkt aan beleidswerk en organisatiebrede topics.
Je werkt op een zelfstandige manier en ziet ook proactief waar je ondersteuning kan bieden. Naast de administratieve verwerking, denk je actief mee na over de meest efficiënte administratieve verwerking, heb je oog voor inhoudelijke onregelmatigheden en kom je zelf met voorstellen en optimalisaties.
Administratieve ondersteuning Algemeen Directeur
- Verslag maken Raad van Bestuur en Algemene Vergadering
- Administratieve voorbereiding van agenda en documenten voor bv Raad van Bestuur, Algemene Vergadering, vakbondsoverleg, sectoroverleg,…
- Ondersteuning agendabeheer
- Afspraken maken/opvolgen ifv externe vergaderlocaties
- Ondersteuning bij opmaak van subsidiedossiers
Ondersteuning verschillende beleidsdomeinen (organisatiebreed)
GDPR:
- Als deel van een projectteam op sectorniveau uitzoeken van de administratieve vereisten op vlak van GDPR zodat we voldoen aan de wettelijke normen
- Vormgeven aan een efficiënt administratief proces
- Uitwerken van procedures en handleidingen
- Uitvoeren van de administratieve flow in lijn met de regelgeving en afspraken
- Uitwerken van aanbevelingen voor implementatie over de beleidsdomeinen heen
Communicatie - Werving & promotie:
- Bestellen van promomateriaal
- Inventariseren en beheren van promomateriaal
- Administratieve voorbereiding van algemene wervingsacties
- Beheren website
- Praktisch beheer van het communicatie-budget
Preventie:
- In samenwerking met de preventie-adviseur: uitvoeren van diverse administratieve taken verbonden aan preventie
- Op termijn: volgen van de opleiding tot 1ste niveau (laagste niveau) preventieadviseur
Als administratief beleidsondersteunend medewerker bij Ligo Oost-Brabant heb je een veelzijdige en afwisselende functie met veel autonomie en sociale contacten.
