Als Office Assistant VPC ben je verantwoordelijk voor de administratieve flow, van orderopmaak tot facturatie. Je zorgt voor een correcte verwerking van bestekken, claims, aankopen en kostenallocatie, en bewaakt de efficiëntie en kwaliteit van de processen. Daarnaast stuur je een team aan, organiseer je de werkverdeling en zorg je voor opleiding, coaching en continuïteit binnen de afdeling. Je werkt actief mee aan optimalisaties en automatisatie van systemen en processen, en fungeert als schakel tussen klanten, interne boekhouding en operationele teams met duidelijke communicatie en rapportering.
- Goede kennis van PC-toepassingen (Excel, Word...)
Vlot in Nederlands en Engels.
Rijbewijs B.
Sterk in plannen, organiseren en opvolgen van taken en processen.
Coachende en duidelijke leiderschapsstijl, met oog voor taakverdeling.
Sterke communicatieve vaardigheden en vlot in contact met verschillende partijen.
Nauwkeurig, gestructureerd en gedreven in het opzetten en verbeteren van workflows.
Stressbestendig en goed in het behouden van overzicht onder druk.
Teamgericht, maar ook verantwoordelijk en zelfstandig in aanpak.
Samen met de klant administratieve processen en workflows verbeteren en correct laten verlopen.
Opstellen en opvolgen van bestekken volgens afspraken, richtlijnen en prijsafspraken.
Beheren en registreren van schadeclaims (logistiek, warranty en eigen schade).
Afstemmen van facturatie met klant en boekhouding met focus op correcte en tijdige verwerking.
Coördineren van aankopen en zorgen voor correcte kost- en facturatieverwerking.
Organiseren van de werkverdeling binnen het team en garanderen van continuïteit.
Opleiden, begeleiden en ondersteunen van teamleden.
Rekruteren van nieuwe medewerkers samen met de verantwoordelijke.
Meedenken over verbeteringen en optimalisaties van processen en systemen.
Up-to-date houden van tools en administratieve systemen.
Rapporteren naar klanten en interne stakeholders.
Afstemmen van taken en communicatie tussen verschillende partijen.
Oplossen van operationele issues en bewaken van een vlotte werking.
- Loon vanaf €2500 afhankelijk van opleiding/ervaring
- Maaltijd- en ecocheques.
- Groeps- en hospitalisatieverzekering.
- Flexibel voordelenpakket via cafetariaplan.
- Opleidingsmogelijkheden en doorgroeikansen.
- Afwisselende functie met veel autonomie en verantwoordelijkheid.
- Dynamische werkomgeving waar initiatief gewaardeerd wordt.
Onze klant is wereldwijd een belangrijke speler in het vervoer en de opslag van voertuigen en grote ladingen die op wielen worden vervoerd. Ze zorgen dat auto’s, bouwmateriaal en zware spullen veilig van de fabriek naar de klant of dealer komen. Daarbij regelen ze ook alle douaneformaliteiten en bieden ze extra diensten zoals het klaarmaken van voertuigen en scheepsagentuur. Met hun vestigingen in Antwerpen en Zeebrugge worden elk jaar meer dan 2 miljoen wagens verwerkt. Wereldwijde automerken en rederijen vertrouwen op hun netwerk en moderne terminals.
