administratief talent met interesse voor soft facilities en buitendienst - Dienst Aankoop en Logistiek
Functiebeschrijving
Heb jij het talent om facilitaire diensten en contracten te beheren? Heb je zin voor buitendienst ? Als administratief medewerker (dossierbeheerder) voor soft facilities ben jij de schakel tussen interne klanten en leveranciers en zorg je voor een vlotte werking. Samen zorg jij voor een efficiënte en klantgerichte dienstverlening die alles in goede banen leidt!
Je bent administratief medewerker (dossierbeheerder) voor diverse soft facilities :
Je beheert de contracten met externe leveranciers rond schoonmaak, ramenschoonmaak, onkruidverwijdering, schoonmaakproducten en benodigdheden, vendingmachines, sneeuw- en ijzelbestrijding, catering, beheer zandbakken voor onderwijsinstellingen, reiniging dampkappen en koelkasten,…voor een portefeuille van ongeveer 70 gebouwen, waaronder politiekantoren, dienstencentra, open huizen, buurthuizen,…
Je bent dossierbeheerder voor de ramenschoonmaak . Dit wil zeggen dat je de administratieve opvolging opneemt (afspraken maakt met leveranciers, planningen opvolgt, klachten opvolgt,…).
Je bent back-up contactpersoon voor de dossierbeheerder koffietoestellen en waterkoelers . Bij afwezigheid van de vaste dossierbeheerder neem jij de operationele opvolging over (telefonische ondersteuning bieden aan servicemedewerkers, contact opnemen met leveranciers om een interventie aan te vragen,…).
Vlot contacten leggen is geen probleem voor jou. Je bent aanspreekpunt voor interne klanten en externe leveranciers . Je zorgt voor een efficiënte en klantgerichte dienstverlening. Je voert kwaliteitscontroles uit en stuurt bij waar nodig.
Je zorgt voor een goede opvolging van de contracten. Je doet maandelijks plaatsbezoeken en voert kwaliteitscontroles uit. Je neemt acties op waar nodig. Je bent regelmatig bij de klanten op de werkvloer om problemen op te lossen en controles uit te voeren. Je bent ongeveer 50-60% van de werktijd op de baan . Soms moet je vroeg kunnen beginnen in deze functie (om 7u30).
Administratie is helemaal jouw ding:
Je stelt dossiers administratief samen ter voorbereiding van vergaderingen, overheidsopdrachten en schoonmaakcalculaties.
Jouw bestanden rond contractbeheer, klantopvolging en opvolging van de diensten zijn steeds up-to-date .
Brieven/e-mails opstellen en telefoonoproepen beantwoorden doe je graag. Je staat mee in voor de telefoonpermanentie.
Je beheert de bevoorrading van koffie, thee, schoonmaakproducten en andere benodigdheden voor jouw portefeuille.
Je reserveert lokalen en organiseert vergaderingen in kader van dossier- en klantenopvolging. Tijdens vergaderingen maak je een mooi verslag op.
Deelnemingsvoorwaarden
Wat zijn de voorwaarden?
Ofwel heb je een diploma hoger secundair onderwijs of een gelijkwaardig diploma of een attest/certificaat van een opleiding tot administratief medewerker uitgereikt door een erkende onderwijsinstelling of een ervaringsbewijs administratief medewerker.
Ofwel heb je 1 jaar relevante professionele werkervaring als administratief medewerker.
Bij start voldoe je aan de algemene voorwaarden .
Ben jij onze nieuwe administratief medewerker (dossierbeheerder soft facilities)?
Schrijf je in ten laatste op 14 augustus 2026.
Je sollicitatie is pas geldig als je alle onderstaande documenten aan je dossier hebt toegevoegd:
Een recent cv. Vermeld hierin de exacte data van je tewerkstellingen en de functie-inhoud . We moeten op basis hiervan kunnen bepalen of je voldoet aan de ervaringsvoorwaarde indien je niet kan deelnemen op basis van een diploma of een attest/ervaringsbewijs.
Een kopie van je diploma. Als je een diploma hoger secundair onderwijs hebt, voeg dit dan toe aan jouw online dossier. Je moet dan geen computergestuurde testen afleggen.
Heb je een buitenlands diploma?
Bij NARIC kan je terecht om een gelijkwaardigheidsattest of niveaubepaling aan te vragen. Via de begeleidingstool weet je welke acties je moet nemen. Sommige diploma’s zijn automatisch erkend. Bezorg ons het attest of bewijs van aanvraag.
Let op: je kan pas aangesteld worden zodra je het gevraagde diploma effectief hebt ingediend .
Loonpakket
Wat krijg je van ons?
Een voltijdse contractuele tewerkstelling van onbepaalde duur op C niveau.
Een aantrekkelijk salaris: bruto maandelijks startloon vanaf € 2.444 (0 jaar ervaring)
Een afwisselende job, met veel persoonlijk contact en heel wat verantwoordelijkheden;
De kans om je loopbaan in handen te nemen en je talent verder te ontwikkelen;
Maaltijdcheques van €8 per gewerkte dag;
Ecocheques (€200 per jaar);
Een aantrekkelijke tweede pensioenpijler;
Volledige terugbetaling van het openbaar vervoer of een ferme fietsvergoeding;
Een gratis hospitalisatieverzekering;
Eindejaarspremie;
Een aantrekkelijke verlofregeling: 35 verlofdagen;
De mogelijkheid tot telewerk en glijdende werkuren;
100den voordelen en kortingen via onze sociale dienst
Plaats tewerkstelling: Henri Farmanstraat 30, 9000 Gent
We vullen deze vacature in en leggen een wervingsreserve aan die 3 jaar geldig is. Deze gebruiken we dan ook voor toekomstige vacatures. Dit kunnen deeltijdse of voltijdse vacatures zijn, van bepaalde of onbepaalde duur. Ook andere diensten kunnen beroep doen op deze wervingsreserve bij gelijkaardige functies.
Selectiestappen
Wat zijn de selectiestappen?
De selectie start met een preselectie op basis van competenties/ervaring en motivatie voor deze functie. Indien je weerhouden wordt, doorloop je de volgende selectiestappen:
Computergestuurde testen die relevant zijn voor het niveau en de inhoud van de functie. Deze testen worden enkel afgenomen als je niet beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs.
Een vaardigheidsdeel dat bestaat uit een set van proeven waarbij jij jouw administratieve vaardigheden en expertise kan aantonen.
Een mondeling deel waarin je jouw motivatie brengt en een aantal competenties aantoont via o.a. werkervaring, kennis van de functie-inhoud, cases,...
Bekijk zeker ook je spam. Soms komen onze uitnodigingen hier in terecht.
De computergestuurde testen gaat onder voorbehoud door op 19 en/of 20 augustus 2026. Deze testen kan je online van thuis uit afleggen. Het vaardigheidsdeel gaat onder voorbehoud door op 25, 26 en/of 31 augustus 2026 op de locatie De Stroom, Franklin Rooseveltlaan 1 Gent. Het mondeling gaat onder voorbehoud door op van 7 tot en met 11 september 2026 op de locatie De Stroom, Franklin Rooseveltlaan 1 Gent.
Competenties
Welke competenties meten we in de selectieprocedure?
Klantgedreven werken
Samenwerken
Resultaatgericht werken
Communiceren
Digitale vaardigheden beheersen
Nauwkeurig werken
Organiseren
Contact
Heb je nog vragen over deze vacature?
Over de functie-inhoud:
Contacteer Loïc Rydant, coördinator Team Externe Services - Dienst Aankoop & Logistiek, 0478 54 01 06 of
[email protected]
Over de procedure en arbeidsvoorwaarden:
Onze collega van Dienst Selectie staat voor je klaar: Laure Caus, 0470 21 36 15 of
[email protected]
Of bel ons op 09 266 75 60 (tussen 9 uur en 12u30) of mail naar
[email protected].
Inclusiviteitsinformatie
Gent is voor iedereen!
Gent gaat voluit voor gelijke kansen en erkent de diverse samenleving waarin we leven. Jouw eigenheid op basis van leeftijd, geslacht, genderidentiteit, etnische afkomst, geaardheid, geloof, beperking of nationaliteit versterkt onze organisatie.
Word jij onze nieuwe collega?
Reageer tot en met 14 augustus 2026
