Missions
Au sein du secrétariat de la Faculté de Médecine, vous aurez pour tâches principales :
- Accueillir les étudiants et visiteurs
- Gérer les appels téléphoniques entrants
- Gérer les e-mails et le courrier entrants : impression, scan, transfert et suivi (rappel aux personnes concernées, archivage …)
- Gérer l’affichage pour les étudiants via valves papier et le bureau virtuel de l’étudiant (BVE)
- Mettre à jour des horaires de cours (semainiers)
- Gérer les locaux de la faculté via le logiciel institutionnel ADE, demandes aux appariteurs et suivi
- Rédiger ou préparer des projets de courriers/mails
- Répondre aux demandes de relevés de notes des étudiants
- Apporter une aide pour l’organisation logistique de réunions/cours/événements facultaires : réservation d’auditoires/salles, matériel, catering, parking, etc.
- Assurer la gestion des documents : scannage, impression, classement et archivage
- Réaliser, relire ou mettre en forme divers documents : courriers, tableaux, etc.
- Faire le suivi des étudiants inscrits dans le logiciel de l’UNamur
- Apporter une aide aux modifications des horaires de cours et travaux pratiques
- Assurer la gestion des fournitures et du matériel
- Effectuer le suivi des examens écrits (listes de présence, réception des copies, envoi à la lecture optique, …)
- Création de supports visuels informatifs à l’attention des étudiants
- Analyse statistique des chiffres relatifs aux étudiants (inscriptions, réussite, …)
- Aide à l’organisation de divers événements facultaires (cérémonie de diplomation, Journées Portes Ouvertes, cours ouverts, Chaire Francqui …)
Profil
Diplôme
Vous êtes titulaire d’un baccalauréat/graduat en secrétariat/assistant de direction ou équivalent.
Expérience
Vous disposez d’une première expérience dans une fonction de secrétariat.
Compétences et connaissances requises
Vous maîtrisez :
- Très bonne connaissance des outils informatiques de bureautique (Office 365, et principalement Word et Excel).
- Bonne connaissance des outils de design comme Canva et Genially
- Bonne maîtrise de la langue française (orale et écrite)
Vous disposez des compétences suivantes :
- Polyvalence, esprit d’initiative, rigueur
- Excellente structure et organisation
- Capacité de gestion du stress
- Capacité à faire preuve de collaboration et à travailler en équipe
- Faire preuve de flexibilité (y compris capacité d’apprentissage/d’intégration de nouvelles informations)
Atouts complémentaires
- Une expérience dans le domaine de l’enseignement supérieur universitaire
- Connaissances des législations en vigueur dans l’enseignement supérieur de la Communauté Française
- Bonne connaissance de l’anglais.
Renseignements complémentaires
Concernant la procédure de recrutement et sélection : le Pôle Développement des Ressources humaines (
[email protected] ).
Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte : Sarah GARNY (Responsable administrative, Faculté de Médecine) - Tél. : 081/724345 - E-mail :
[email protected] .
Remarques
Modalités de sélection
- Examen des CV
- Screening téléphonique
- En option : épreuve de savoir et de savoir-faire spécifique à la fonction
- Entretien par la Commission de sélection
Modalités pour postuler
La candidature, composée d’un curriculum vitae détaillé et d’une lettre de motivation, doit être adressée au Service des Ressource humaines, pour le 02/08/2026 au plus tard, sous format électronique à l’adresse :
[email protected] (merci de mentionner la référence du poste dans l’objet du mail).
L’Université de Namur
Fondée en 1831, l’Université de Namur (UNamur) a pour mission l'enseignement, la recherche et le service à la communauté. Elle propose un enseignement de qualité qui accorde toute son importance à la réflexion sur le sens de l’Homme et sur les valeurs constitutives de la société dans laquelle il vit. Cet enseignement se nourrit d’une recherche de pointe, ancrée dans les réalités d’aujourd’hui, qui allie excellence et préoccupation du long terme. Elle attache une attention particulière à l’interdisciplinarité et prend en considération les enjeux humains et sociaux de la science et des techniques. L'enseignement et la recherche ont pour objectif respectif la diffusion de savoirs tenus pour valides et la construction de nouveaux savoirs. L’Université de Namur accueille chaque année plus de 7200 étudiants de près de 70 nationalités différentes. L’UNamur se compose de :
- 7 Facultés,
- 1 département interfacultaire,
- 11 Instituts de Recherche,
- 11 Plateformes Technologiques.
Package salarial et avantages
Les barèmes (grade de premier agent spécialisé : barème 036) appliqués à l’Université de Namur sont consultables sur notre site internet : https://www.unamur.be/universite/jobs/baremes
Votre expérience acquise :
- Dans le secteur public ou au sein d’une université belge est valorisable dans votre entièreté
- Dans le secteur privé (ou en tant qu’indépendant.e) est valorisable à concurrence d’un maximum de 10 années (si cette expérience est reconnue comme probante) sur base d’attestations d’occupation
L’Université de Namur offre également un cadre de travail accueillant, soucieux de votre bien-être ainsi que de son empreinte environnementale. Travailler à l’UNamur, c’est bénéficier :
- De congés extralégaux* et d’une fermeture collective entre Noël et Nouvel an
- D’une prime de fin d’année(1)
- De télétravail structurel et occasionnel(1)
- D’une assurance accident de la vie privée et d’une assurance hospitalisation à tarif préférentiel pour tous les membres du personnel, d’une assurance groupe pour une partie des membres du personnel(1)
- D’un remboursement à 100% de votre abonnement de transport en commun, d’une indemnité vélo, d’un parking gratuit (voitures/vélos) et d’une plateforme de co-voiturage
- D’une crèche, d’un service d’accueil extra-scolaire, de repas à tarif préférentiel, de cours de sport à tarif préférentiel et de réductions dans des magasins partenaires
(1)Selon les règles en vigueur à l’UNamur. Plus d’information :
[email protected] .
