Het gemeentebestuur van Vorst zoekt een veelzijdige tweetalige polyvalente administratief medewerker (m/v/x) voor het sport- en cultuurcomplex
Voltijds – Niveau C
Externe kandidatuur: contract van bepaalde duur (CBD)
Contractuele of statutaire personeelsleden van Vorst: tijdelijke reaffectatie
OPDRACHT EN VOORNAAMSTE TAKEN
Context Het complex met sport- en culturele voorzieningen
Het sport- en cultuurcomplex is een nieuwe vrijetijdsvoorziening die in 2021 werd geopend in Vorst, aan het Albertplein. Het complex bestaat uit 3 sportzalen, een polyvalente zaal voor culturele en professionele evenementen en een restaurant-brasserie op de gelijkvloerse verdieping.
Het hele jaar door worden er allerlei sportieve, culturele en andere activiteiten aangeboden, van 's ochtends tot 's avonds, zeven dagen per week, voor een gevarieerd publiek van baby's tot senioren!
Opdrachten
Als polyvalent onthaalmedewerker (m/v/x) draaien mijn voornaamste werkzaamheden en taken rond de volgende 4 hoofdcategorieën van activiteiten:
- Het publiek verwelkomen, informatie verschaffen en doorverwijzen (+/- 20 %);
- Diverse administratieve taken uitvoeren (+/- 60 %);
- Communiceren en informeren (+/- 10 %);
- Logistieke steun verlenen aan evenementen en activiteiten (+/- 10 %);
Het publiek onthalen en informeren
- Ik help het publiek dat naar het onthaal van het complex komt (organisator van een activiteit, deelnemer of andere bezoeker) of dat telefonisch contact opneemt (telefonische permanentie) of per e-mail (verwerking van informatieaanvragen per e-mail).
- Als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur van Vorst streef ik ernaar de waarden dynamiek, openheid en efficiëntie uit te dragen en een onberispelijke dienstverlening van de hoogst mogelijke kwaliteit te bieden.
- Vanaf mijn werkplek aan het onthaal observeer ik en blijf ik attent op bepaald gebruik van de lokalen, het gedrag van het publiek en/of eventuele storingen, anomalieën en andere problemen die ik de moeite waard acht om te controleren en/of indien nodig aan de beheerder van het complex te melden.
Diverse administratieve taken uitvoeren
Opstellen en opmaken van officiële documenten (gebruiksovereenkomsten, brieven ter invordering van retributies, ...); behandelen van inkomende/uitgaande e-mail; beheren van de planning (zalen, afspraken); te ontvangen betalingen opvolgen; opzoeken, verzamelen en doorsturen van informatie, gegevens en/of documenten; reproduceren van documenten (scannen, fotokopiëren) en archiveren; verwerken/beheren van specifieke documentatie voor het onthaal; bewaren, wijzigen en controleren van gegevens en informatie; opstellen, invoeren en opvolgen van beraadslagingen van het College van Burgemeester en Schepenen of van de gemeenteraad, ...
Communiceren en informeren
Schrijven van persberichten in het Frans en het Nederlands (meermaals per jaar), een nieuwsbrief (4 tot 6 per jaar) en diverse teksten en artikelen voor de sociale media (1 tot 2 posts per week); updaten van de website van het complex, ...
Logistieke steun verlenen
Voorbereiden van de lokalen (met het nodige materiaal naar gelang van de activiteiten/evenementen), verlenen van ondersteuning aan de gebruikers, zorgen dat de lokalen en de uitrusting in goede staat blijven, ...
Externe kandidatuur: contract van bepaalde duur (CBD)
- In het bezit zijn van een getuigschrift hoger secundair onderwijs
Tijdelijke reaffectatie: voor contractuele of statutaire personeelsleden van Vorst
- Aangeworven of benoemd in niveau C
Ervaring
- Minstens 3 jaar relevante ervaring in een gelijkaardige functie
Technische competenties
- Onthaaltechnieken
- Actief luisteren
- Mondelinge en schriftelijke communicatietechnieken
- Stressbeheersing
- Technieken voor de omgang met agressiviteit van het publiek
- Kennis van informaticatoepassingen (Word, Excel, Outlook, ...)
- Sociale netwerken & grafische compositie
- PC, fotokopieerapparaat, scanner en telefoon
Gedrags- en relationele basisvaardigheden
- Ik ben gemotiveerd door de activiteiten en doelstellingen en ben resultaatgericht
- Ik heb een zekere teamspirit en werk zo goed mogelijk samen met mijn partners (extern en intern)
- Ik handel met integriteit en professionaliteit
- Voltijdse betrekking voor bepaalde duur van 1 jaar. Aansluitend is een vaste betrekking mogelijk, naar gelang van de beschikbaarheden van het personeelskader.
- Klassiek uurrooster: 8 – 17.00 uur van maandag tot vrijdag (maar flexibel, want 1 zaterdag per maand van 10 tot 14 uur en/of 1 avond per week tot 22 uur is permanentie noodzakelijk)
- Verloning volgens de barema’s van het plaatselijk openbaar ambt (niveau C)
- Mogelijkheid om anciënniteit in de privésector (max. 4 jaar voor ambtenaren van niveau A en 6 jaar voor de anderen) en in de publieke sector (zonder beperking) te valoriseren volgens de voorwaarden van het geldelijk statuut van GB Vorst.
- Tweetaligheidspremie op basis van Selor-attest
- Terugbetaling (100 %) van de kosten voor openbaar vervoer – vakantiegeld – eindejaarstoelage – flexibel verlofsysteem
- Maaltijdcheques ter waarde van 8 euro
- Mogelijkheid tot het volgen van vormingen
De gemeente Vorst voert een beleid van diversiteit, non-discriminatie en gelijkheid van rechten. Wij garanderen voor alle kandidaten gelijkheid van behandeling en van toegang tot de selecties. De vaardigheden zijn doorslaggevend, ongeacht leeftijd, origine, handicap, gender of seksuele geaardheid.
In dit opzicht worden de beroepsbekwaamheidsbewijzen en getuigschriften ter erkenning van de vaardigheden, die vereist zijn voor het niveau en de functie die ingevuld moeten worden, verworven buiten het diploma, uitgereikt door Selor of elke andere bevoegde instantie, gelijkgesteld met het diploma of getuigschrift voor de niveaus D, C en B.
Indien u bovendien een voorziening nodig hebt, ongeacht uw handicap, in de selectiefase voor deze functie of in een latere fase, aarzel dan niet ons dat te melden.
Perfecte beheersing van het Nederlands of het Frans en elementaire kennis van de andere taal.
Volgens het Koninklijk Besluit van 18 juli 1966 (art. 21, §§ 2 en 5) moeten kandidaten slagen voor een schriftelijk en mondeling examen Frans, georganiseerd door Selor. Inschrijven kan via www.selor.be
