Leid complexe congressen en corporate events van eerste briefing tot finale uitvoering
Krijg jij energie van projecten met veel stakeholders, strakke deadlines en voortdurend bewegende onderdelen? En weet je hoe je binnen een corporate omgeving verschillende afdelingen, leveranciers en beslissers op één lijn krijgt?
Als Congress Manager bij Medicongress neem je de volledige organisatie van congressen en corporate events in handen. Je begeleidt klanten van het eerste concept tot de evaluatie na afloop en bewaakt onderweg de planning, het budget, de kwaliteit en de deelnemerservaring.
Je werkt zelfstandig, maar nooit op een eiland. Bij Medicongress organiseren we congressen als één team.
Over Medicongress
Medicongress is een familiebedrijf dat sinds 1987 gespecialiseerd is in de organisatie van medische congressen en corporate events.
We organiseerden al meer dan 700 congressen, van kleinschalige bijeenkomsten met ongeveer 100 deelnemers tot grote congressen met meer dan 5.000 deelnemers. Onze klanten zijn nationale en internationale verenigingen, bedrijven en universiteiten. We ondersteunen hen bij de administratieve, inhoudelijke en logistieke organisatie van hun congres.
Je komt terecht in een betrokken team van Congress Managers en Assistant Congress Managers en werkt onder begeleiding van de Operations Manager en Managing Director.
Jouw rol
Als Congress Manager ben jij het centrale aanspreekpunt voor de klant en alle betrokken stakeholders.
Je overziet het volledige project, houdt verschillende werkstromen samen en grijpt tijdig in wanneer timing, budget of kwaliteit onder druk komen te staan. Dankzij jouw ervaring kun je snel schakelen in een omgeving met verschillende afdelingen, goedkeuringsprocessen, compliancevereisten en procurementprocedures.
Je combineert strategisch overzicht met een hands-on aanpak. Je denkt vooruit, maar steekt tijdens de voorbereiding en uitvoering ook zelf de handen uit de mouwen.
Wat je doet
- Je organiseert congressen, conferenties en corporate events zelfstandig van begin tot einde.
- Je vertaalt de briefing van de klant naar een duidelijke planning, taakverdeling en budget.
- Je coördineert klanten, sprekers, deelnemers, leveranciers, locaties en interne collega’s.
- Je bewaakt programma’s, deadlines, registraties, communicatie en logistieke voorbereidingen.
- Je werkt samen met verschillende afdelingen en stakeholders, zoals marketing, sales, finance, procurement, compliance en externe partners.
- Je beheert het volledige eventbudget en volgt kosten en financiële rapportering nauwkeurig op.
- Je onderhandelt met leveranciers en bewaakt afspraken, kwaliteit en timing.
- Je organiseert meerdere projecten tegelijk zonder het overzicht te verliezen.
- Je reageert snel en doordacht op last-minute wijzigingen.
- Je adviseert klanten proactief en stelt oplossingen voor voordat een probleem escaleert.
- Je begeleidt de praktische uitvoering ter plaatse.
- Je werkt samen met een Assistant Congress Manager en stemt taken en prioriteiten duidelijk af.
- Je draagt bij aan een efficiënte personeelsplanning en een kostenbewuste uitvoering.
- Je ondersteunt collega’s tijdens drukke congresperiodes.
Onze manier van samenwerken
Bij Medicongress bouwen we op elkaar, niet naast elkaar.
We delen informatie, vragen raad en springen bij wanneer een collega ondersteuning nodig heeft. In de laatste dagen voor een congres trekt het volledige team mee aan het karretje, van registraties en materiaal tot finale controles.
Aanwezigheid op kantoor is daarom belangrijk wanneer projecten of collega’s extra ondersteuning vragen.
Wie we zoeken
Opleiding
Je hebt een bacheloropleiding in communicatie, marketing, eventmanagement, bedrijfsmanagement of een verwante richting.
Ervaring
- Je hebt minstens vijf jaar relevante ervaring in eventplanning en eventmanagement.
- Je hebt eerder projecten voor corporate klanten zelfstandig en succesvol uitgevoerd.
- Ervaring met high-profile of grootschalige events is sterk gewenst.
- Je bent vertrouwd met een complexe bedrijfsomgeving waarin meerdere afdelingen, stakeholders, procurement- en complianceprocessen samenkomen.
- Je kunt zeer snel zelfstandig operationeel worden.
Vaardigheden
- Je kunt projecten zelfstandig van begin tot einde beheren.
- Je kunt meerdere events gelijktijdig coördineren.
- Je beheerst complexe logistieke processen en blijft efficiënt bij last-minute veranderingen.
- Je communiceert professioneel, mondeling en schriftelijk.
- Je presteert goed onder druk en haalt strakke deadlines.
- Je werkt sterk georganiseerd en houdt meerdere prioriteiten tegelijk onder controle.
- Je onderhandelt doordacht en neemt beslissingen wanneer dat nodig is.
- Je bent sterk in probleemoplossing.
- Je hebt ervaring met budgetbeheer en financiële eventrapportering.
- Je werkt vlot met Microsoft Office.
- Je kunt klanten en deelnemers in het Nederlands, Frans, en Engels te woord staan.
Hoe jij werkt
- Je hebt oog voor detail en legt de lat hoog voor kwaliteit.
- Je bent positief, professioneel en klantgericht.
- Je neemt initiatief en wacht niet tot problemen vanzelf verdwijnen.
- Je bent creatief en denkt in oplossingen.
- Je past je vlot aan wanneer prioriteiten veranderen.
- Je communiceert betrouwbaar en discreet.
- Je combineert zelfstandigheid met een sterke teamhouding.
Wat Medicongress biedt
- Een gevarieerd takenpakket.
- Een aantrekkelijk salaris met extralegale voordelen.
- Een interessante functie in een enthousiast en ondersteunend team.
- Flexibele werkuren.
- Mogelijkheden om verder door te groeien binnen Medicongress.
- De kans om aan high-profile events te werken en waardevolle ervaring op te bouwen binnen de corporate eventsector.
- Regelmatige teambuildings en sociale activiteiten.
- Een positieve en inclusieve werkomgeving.
- Toegang tot opleiding en ontwikkeling om je vaardigheden en loopbaan verder uit te bouwen.
- Een aangename, moderne en goed bereikbare werkplek in 9940 Evergem.
Interesse?
Wil je complexe congressen en corporate events volledig zelfstandig leiden binnen een team dat echt samenwerkt? Reageer dan snel door je cv te bezorgen!
Loon: Vanaf €3.100,00 per maand
Voordelen:
- Bedrijfscomputer
- Bedrijfsfeesten
- Bedrijfsopleidingen
- Bedrijfswagen
- Ecocheques
- Een gsm voor professioneel gebruik
- Eindejaarsgeschenk
- Elektronische maaltijdcheques
- GSM-vergoeding
- Thuiswerkopties
- Vergoeding onkosten zakenreis
Werklocatie: Fysiek
