- Departement: Universiteitsdienst Mens en Organisatie; Financiën
- Functieklasse: A+
- Tewerkstellingspercentage: 100% - statutaire functie
- Solliciteren kan tot en met 05-08-2026 (DD/MM/YYYY)
Als Hoofd Financieel Beheer en Boekhouding neem je een sleutelrol op binnen het financiële functiedomein en rapporteer je rechtstreeks aan de Directeur Financiën. Samen met het Hoofd FP&A en het Hoofd Gebruikersondersteuning vorm je het leiderschapsteam Financiën. Vanuit deze positie draag je de eindverantwoordelijkheid voor de volledige boekhoudkundige en operationeel-financiële werking van de organisatie, van interne controle, facturatie en betalingen tot loonadministratie, fiscale verplichtingen en de correcte opmaak en indiening van de jaarrekening. Je geeft leiding aan de teams boekhouding en financieel beheer en waakt over de kwaliteit, betrouwbaarheid en continuïteit van de financiële processen. Zo ondersteun je mee bestuursorganen, management, faculteiten, diensten en onderzoekers in een correct, efficiënt, transparant en toekomstgericht beheer van de financiële middelen.
1. Financieel beheer & boekhouding
- Je bent eindverantwoordelijk voor de volledige boekhoudkundige en operationeel-financiële werking, inclusief algemene en analytische boekhouding, facturatie, investeringsbeheer, financiële masterdata en budgetopvolging.
- Je leidt de jaarlijkse afsluiting en staat in voor de correcte opmaak, validatie en indiening van de jaarrekening.
- Je waakt over een conforme verwerking van onkostennota’s, loonadministratie en sociale lasten, in nauwe samenwerking met HR.
- Je superviseert het volledige betalingsverkeer via Isabel en bewaakt de kwaliteit, veiligheid, compliance en continuïteit van de financiële processen.
2. Compliance, regelgeving en externe rapportering
- Je volgt relevante boekhoudkundige, fiscale en wettelijke ontwikkelingen op en vertaalt deze naar duidelijke richtlijnen, processen en controles.
- Je bent verantwoordelijk voor de formele indiening van de jaarrekening en andere wettelijk verplichte rapporteringen, staten en toelichtingen.
- Je verzorgt de financiële verantwoording richting overheden en toezichthoudende instanties.
- Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor interne en externe audits.
- Je bewaakt de correcte toepassing van btw-regelgeving, roerende voorheffing en sociale zekerheidsverplichtingen.
3. Procesbeheer & digitalisering
- Je neemt het voortouw in de optimalisatie, automatisering en digitalisering van financiële processen.
- Je bewaakt de kwaliteit, consistentie en betrouwbaarheid van financiële data.
- Je werkt nauw samen met het Hoofd Gebruikersondersteuning, IT/BI-teams en controlling om het gebruik van SAP FI/CO, SAP DRC en andere systemen verder te optimaliseren.
- Je ontwikkelt en onderhoudt procesdocumentatie, interne controlemechanismen en kwaliteitsstandaarden.
- Je leidt verbeter- en verandertrajecten binnen de financiële keten.
4. Teamleiding & organisatieontwikkeling
- Je geeft leiding aan de teams boekhouding en financieel beheer en bouwt verder aan een professionele, kwaliteitsgerichte en toekomstbestendige werking.
- Je coacht medewerkers en stimuleert kennisdeling, samenwerking en expertiseontwikkeling.
- Je zorgt voor een efficiënte taakverdeling, prioriteitsstelling en opvolging van de werkzaamheden.
- Je waarborgt de continuïteit van kritieke processen, waaronder betalingen, facturatie, loonverwerking, interne controle en de jaarafsluiting.
5. Samenwerking en stakeholdermanagement
- Je werkt nauw samen met collega's binnen FP&A, financieel beleid, gebruikersondersteuning, HR, aankoop, juridische zaken en onderzoeksadministratie.
- Je adviseert management en bestuur over financiële risico’s, compliancevraagstukken en opportuniteiten voor verdere optimalisatie.
- Je vertegenwoordigt het financiële domein in overlegfora, werkgroepen en projecten.
- Je onderhoudt constructieve relaties met auditinstanties, overheidsorganisaties, banken en leveranciers.
Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Rob Fabry via [email protected]. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)
Kennis en ervaring
- Je behaalde jouw diploma in een economische, financiële of boekhoudkundige richting
- Je kan ruime ervaring in boekhouding, financieel beheer en interne controle binnen een complexe organisatie aantonen.
- Je hebt diepgaande kennis verworven van verslaggevingsnormen, auditvereisten en het volledige proces van de jaarlijkse afsluiting en opmaak van de jaarrekening.
- Je hebt ervaring met loonadministratie (of nauwe samenwerking met payroll) en verwerking van onkosten.
- Ervaring met betalingsverkeer, bij voorkeur via Isabel, is een sterk pluspunt.
- Ervaring met SAP FI/CO; kennis van SAP DRC is een meerwaarde.
- Kennis van overheidsrapportering of ESR rapportering is een sterke troef.
- Je hebt minstens een eerste leidinggevende ervaring achter de rug.
- Je hebt affiniteit met digitalisering, procesoptimalisatie en datakwaliteit.
- Je communiceert vlot in het Nederlands en in het Engels.
Algemene vaardigheden
- Je werkt zorgvuldig en gestructureerd, en je collega’s kunnen op jou rekenen.
- Je combineert oog voor detail met een brede blik op het geheel en de strategische context.
- Je maakt complexe financiële vraagstukken begrijpelijk en toegankelijk voor diverse doelgroepen.
- Je neemt een verbindende rol op en ondersteunt collega’s in hun groei en ontwikkeling.
- Je neemt initiatief, denkt in oplossingen en houdt overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt.
- Je voelt je thuis in een dynamische omgeving waar verandering, groei en professionalisering kansen bieden om mee vorm te geven.
Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse A+. Lees op onze website meer over onze verloning.
De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).
Daarnaast krijg je:
- 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
- mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
- gunstige pensioenvoorwaarden
- een hospitalisatieverzekering
- terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
- ecocheques
- een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
- een mooie werk-privé balans
- ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …
Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van master.
Bezorg ons ten laatste op 05-08-2026 om 23.59 uur de volgende documenten:
- Je cv
- Je motivatiebrief
- Een kopie van je diploma
- Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)
Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt.
We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via [email protected] zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.
Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ of contacteer ons via [email protected].
