L'Union Professionnelle vétérinaire (UPV) a pour mission générale de veiller au bienêtre de ses membres vétérinaires en assurant leur promotion, leur défense, et en guidant la profession vers un avenir ou riment plaisir et passion Elle se veut être une source d'informations incontournable pour la profession en général vétérinaires adhérents et non adhérents confondus., pour le public, pour le politique , pour les médias Dans ce cadre, l'UPV recherche deux personnes de confiance autonomes qui seront responsable de gérer la communication et tous les supports media (H/F/X) pour son ASBL. Sous la supervision du Bureau de direction et de la coordinatrice d’équipe en interne , les principales tâches du poste consistent en:
(1) Communication (40%)
- Gestion et création de la com et de l’image de l'UPV en accord avec le CA et de la coordinatrice marketing
- Définition du plan de com digital et multi canaux de notre ASBL (réseaux sociaux, Webmailing...)
- Création des supports graphiques, lay-out, infographies (affiches, flyers, visuels, logos, ...)
- Professionnaliser nos outils de ‘Community Management’ afin d’étendre notre réseau membres
- Proposer des initiatives innovantes pour recruter des non-membres et promouvoir nos valeurs
- Coordonner et gérer la revue professionnelle « Veterinaria » avec le soutien du responsable actuel
- Créer des campagnes promotionnelles afin de sensibiliser les vétérinaires à rejoindre l’UPV
- Créer des supports dynamiques pour nos formations et évènements afin d’optimiser leur succès
- Créer des reportages photos/ videos pour promouvoir l’UPV auprès des membres/ grand public
- Créer des campagnes promotionnelles afin de sensibiliser les vétérinaires à rejoindre l’UPV
- Soutenir le responsable actuel dans la gestion et la coordination du Veterinaria
- Coordonner et gérer la revue professionnelle « Veterinaria » avec le soutien du responsable actuel
- Mise en page des communications vers les différents canaux de communication adéquats
- Gestion des mailings et infomails - Gestion active des réseaux sociaux.et des canaux digitaux
- Rédaction de courriers à différents organismes, aux ministres... (invitations, lettres ouvertes)
- Rédaction des Courriers annuels et stratégiques tels que les : appels à cotisation et leur suivi
- Créer des supports dynamiques pour nos formations et évènements afin d’optimiser leur succès
- Participation sporadique aux différents événements afin d’incarner les valeurs de l’UPV
- Incarner au quotidien nos valeurs de co-fraternité et de convivialité propre à notre profession
(2) Technologie & Media (10%)
- Être le référent et point de contact relatif aux problématiques éventuelles (helpdesk interne)
- S’assurer que « l’expérience client » des membres soit positive dans tous ses aspects
- Effectuer le contrôle qualité de tous nos supports digitaux afin d’assurer leur efficacité
- Gestion des relations avec les fournisseurs technologues afin de mener à bien les projets
- Rédaction, adaptation et application des procédures et cahier de charges relatif à nos besoins
(3) Secrétariat - Support Logistique (20%)
- Accueil téléphonique
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Classement et rangement ordonné des fichiers et dossiers en interne
- Gestion des mails entrants et sortants
- Vérification des certificats Démarche Qualité Vétérinaire (DQV)
- Gestion de base de données et mise à jour des données membres
- Rédaction de courriers à différents organismes, aux ministres… (invitations, lettres ouvertes)
- Courriers annuels : appel à cotisation, et du suivi
- Mise en page des communications vers les différents canaux de communication adéquats.
- Support Comptabilité : Encodage sur Odoo - Suivi de facturation et recouvrement - Envoi des commandes – Support à la coordinatrice et au trésorier
- Support Logistique : Organisation partielle du catering et de la logistique liée à l’organisation de réunions/événements - Mise à jour de l’agenda, ordre du jour, envoi invitations et planification des événements et gestion des demandes et priorisations - Préparation du matériel (ce y compris le suivi des impressions ou flyer et gestion du retour du matériel + rangement classement du stock des fournitures des évènements.
(4) Gestion des projets (30%)
- Coordonner les différents intervenants internes et externes.
- Planifier, coordonner et assurer le suivi de projets de A à Z.
- Définir les objectifs, les étapes, les échéances et les livrables.
- Élaborer et mettre à jour les plannings.
- Assurer le respect des délais, du budget et de la qualité.
- Préparer les réunions de suivi et rédiger les comptes rendus.
- Mettre en place des tableaux de bord et des indicateurs de performance.
- Assurer le reporting régulier auprès de la direction.
- Faciliter la communication entre les différents services.
- Veiller au respect des procédures internes.
EXPERIENCE et FORMATION
- Bachelier ou Diplôme du type communication Information et communication ou équivalent
· Minimum 5 ans d'expérience dans une fonction similaire
· Une expérience en petite structure du type PME avec autonomie et polyvalence est primordiale
· Avoir déjà travaillé en milieu associatif ou en défense professionnelle est un plus
· Expérience de journalisme « rédactionnel » et de « terrain » est un atout
· La connaissance et un intérêt pour le monde vétérinaire en général
- notions d'anglais
COMPETENCES TECHNIQUES
- Maitrise des outils informatiques : Office et des Outils de gestion de site
- Connaissance d’outils : infographie, Indesign, MailChimp, CMS, WordPress, Metrics adworks
- Très bonnes capacités rédactionnelles
- Maitrise des outils relatifs aux réseaux sociaux et gestion des sites web
- Connaissances en IT afin de pouvoir dialoguer avec nos fournisseurs
- Notions d’anglais
COMPETENCES HUMAINES
- Sens de l'humour, empathie, ouverture d’esprit et excellent sens relationnel
- Résistant au stress – Aimer travailler dans l’urgence - Forte autonomie et capacité d’adaptation
- Rigoureux – Structuré – Organisé - Soucieux du détail et du travail bien fait.
- Contact facile, bonne communication, Esprit positif et chaleureux, aimer travailler en équipe
- Incarner la convivialité, la fraternité et la solidarité propre à notre association et profession
- Dynamisme – Créativité - polyvalence - esprit d'initiative proactivité. et débrouillardise.
- Être digne de confiance - respect des valeurs de confraternité notre association.
- Ouverture d'esprit - Flexible et souple - Bon sens de la diplomatie et sens du compromis.
- Être sensible à l'esprit d'indépendant lié à notre profession - souplesse et flexibilité des horaires.
- Curieux, aimer les défis et les challenges - avoir envie d'apprendre des choses nouvelles
- Type d'emploi : Temps partiel (1/2 temps ou 3/5ème) , CDD en vue d’un CDI
- Entrée en service dès que possible
- Un travail diversifié et évolutif au sein d’une équipe dynamique située en Brabant Wallon (Nivelles)
- Nous vous offrons la possibilité de développer vos capacités dans une culture d’entreprise unique et motivante.
Merci d'envoyer votre candidature complète accompagnée du CV et de la lettre de motivation.
Avantages :
Lieu du poste : En présentiel
