(ref. ATP-2026-355)
Laatst aangepast: 01/09/26
De Bachelor of European Studies (BAES) is een internationale, multidisciplinaire joint bacheloropleiding die studenten voorbereidt om Europa kritisch te begrijpen en mee vorm te geven in een complexe mondiale context. Studenten volgen een traject over verschillende landen, instellingen en onderwijsculturen heen. Dat maakt de opleiding bijzonder boeiend, maar brengt ook specifieke uitdagingen met zich mee voor studenten.
BAES wordt georganiseerd door een consortium van 11 Europese universiteiten. Studenten volgen hun studie over verschillende instellingen, landen en administratieve systemen heen. Daardoor komen zij geregeld met complexe vragen en situaties terecht bij de opleiding. Het vraagt vaak afstemming tussen verschillende partners, diensten en regelgeving om tot een werkbare oplossing te komen.
Aan KU Leuven wordt BAES gecoördineerd vanuit de Faculteit Sociale Wetenschappen. Het BAES-kernteam staat in voor de dagelijkse coördinatie en verdere ontwikkeling van de opleiding in nauwe samenwerking met andere KU Leuven-faculteiten en internationale partneruniversiteiten.
Om onze studenten in deze context optimaal te ondersteunen, zoeken we een Stafmedewerker Studentenbeleid en Ombuds (Student Affairs Officer).
Als Stafmedewerker Studentenbeleid en Ombuds ben je een sleutelfiguur in de begeleiding en ondersteuning van studenten van de Bachelor of European Studies (BAES) gedurende hun volledige studieloopbaan.
Je combineert individuele begeleiding van studenten met een bredere, beleidsmatige rol. Je bent aanspreekpunt voor complexe vragen rond studietrajecten, mobiliteit en studentenwelzijn, en neemt de studentenombudsfunctie op. Op basis van signalen uit studentencontacten, dossierbehandeling en samenwerking met partners draag je actief bij aan de ontwikkeling, evaluatie en verbetering van het studentenbeleid binnen BAES.
Je maakt deel uit van het BAES-kernteam binnen de Faculteit Sociale Wetenschappen (FSW). Tegelijk werk je nauw samen met de collega's studie(loopbaan)begeleiding en studentenombuds binnen de Faculteit Sociale Wetenschappen. Zo bouw je verder op de expertise, processen en ondersteuningsstructuren die binnen de faculteit aanwezig zijn, terwijl je deze vertaalt naar de specifieke context van een internationale joint bacheloropleiding.
Als Stafmedewerker Studentenbeleid en Ombuds speel je een centrale rol in de begeleiding van studenten binnen deze internationale en multicampuscontext. Je overlegt regelmatig met docenten, facultaire diensten, studentenvoorzieningen, academische verantwoordelijken en internationale partners om tot billijke oplossingen voor individuele studenten en heldere kaders voor de bredere studentenpopulatie te komen.
De opleiding bevindt zich bovendien in een context die voortdurend evolueert. Processen, samenwerkingsafspraken en regelgeving zijn niet altijd volledig uitgewerkt of sluiten niet altijd naadloos op elkaar aan. Daarom zoeken we een geëngageerde collega die structuur kan brengen in complexiteit, zorgvuldig afweegt, constructief en verbindend samenwerkt en zich comfortabel voelt in een omgeving die blijvend in ontwikkeling is.
Jouw verantwoordelijkheden
- Je treedt op als ombudspersoon voor BAES-studenten en behandelt dossiers rond examens, studievoortgang, faciliteiten en bijzondere omstandigheden.
- Je begeleidt studenten bij complexe vragen over hun studietraject, mobiliteit, studievoortgang en welzijn binnen een internationale multicampuscontext.
- Je onderhoudt nauwe contacten met docenten, facultaire diensten en internationale partners om tot werkbare, billijke en studentgerichte oplossingen te komen.
- Je vertaalt complexe regelgeving, uiteenlopende praktijken en interuniversitaire afspraken naar duidelijke en werkbare kaders voor studenten en collega's.
- Je ontwikkelt en versterkt mee initiatieven rond aanvangsbegeleiding, studietrajectbegeleiding, mobiliteit, studentenwelzijn en studentenondersteuning binnen BAES.
- Je brengt signalen, noden en terugkerende knelpunten uit studentendossiers, begeleiding en processen samen, analyseert deze en formuleert voorstellen voor structurele verbeteringen.
- Je vertaalt deze inzichten naar beleidsaanbevelingen rond studentenbegeleiding, studentenwelzijn, mobiliteit en ombudswerking en ondersteunt de implementatie ervan binnen BAES. Zo draag je bij aan de verdere ontwikkeling van het studentenbeleid en de kwaliteitszorg binnen de opleiding.
- Je vertegenwoordigt het studentenperspectief in overlegorganen en werkt samen met collega's binnen BAES, de Faculteit Sociale Wetenschappen en het internationale consortium aan een kwaliteitsvolle studentenervaring.
Je herkent jezelf in (een groot deel van) het volgende profiel:
- Je beschikt over een masterdiploma, bij voorkeur binnen de sociale wetenschappen, European Studies of een verwant domein.
- Je beschikt over minstens twee jaar relevante professionele ervaring. Ervaring binnen hoger onderwijs is een belangrijke meerwaarde, maar we verwelkomen ook kandidaten met ervaring in bijvoorbeeld sociaal werk, welzijnswerk, ombudswerking of andere contexten waarin begeleiding, bemiddeling en dossierbehandeling centraal staan. Ook ervaring in een beleidsmatige context, waarbij je signalen uit de praktijk vertaalt naar beleidsvoorstellen, processen of structurele verbeteringen, vormt een belangrijke troef.
- Je hebt voeling met de leefwereld van studenten met uiteenlopende culturele, sociale en onderwijsachtergronden. Je kan empathisch luisteren en een vertrouwensrelatie opbouwen, zonder je professionele rol uit het oog te verliezen.
- Je kan zorgvuldig en nauwkeurig omgaan met gevoelige informatie en handelt discreet en integer.
- Je bent analytisch sterk en kan complexe situaties doorgronden, ook wanneer regelgeving of procedures niet altijd een eenduidig antwoord bieden.
- Je kan signalen uit de praktijk vertalen naar beleidsvoorstellen en structurele verbeterinitiatieven.
- Je bent stressbestendig, flexibel en behoudt rust en overzicht tijdens piekperiodes en in complexe dossiers en situaties waarin belangen kunnen botsen.
- Je bent voldoende assertief en professioneel weerbaar om duidelijke grenzen te stellen, verwachtingen te managen en moeilijke boodschappen te brengen wanneer nodig.
- Je werkt graag zelfstandig en neemt eigenaarschap over je dossiers en verantwoordelijkheden. Je bent in staat om complexe situaties te analyseren, oplossingen uit te werken en voorstellen te formuleren, ook wanneer de krijtlijnen niet volledig vastliggen. Je voelt je comfortabel in een omgeving waar niet altijd een pasklaar antwoord bestaat en gaat zorgvuldig om met tegenstrijdige belangen, onduidelijke kaders en complexe afwegingen. Tegelijk stem je actief af met collega's en partners om tot gedragen beslissingen te komen.
- Je communiceert uitstekend in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je hebt affiniteit met internationale samenwerking en interculturele communicatie.
- We beogen een voltijdse tewerkstelling. We bieden een functie van onbepaalde duur in een unieke internationale joint bacheloropleiding.
Verder bieden we:
- Een gevarieerd takenpakket waarin studentenbegeleiding, ombudswerking, beleidsontwikkeling en internationale samenwerking samenkomen.
- De kans om mee vorm te geven aan het studentenbeleid van een opleiding in volle ontwikkeling en zo rechtstreeks impact te hebben op de studentenervaring en de verdere uitbouw van BAES.
- De mogelijkheid om expertise op te bouwen in studie(loopbaan)begeleiding, studentenbeleid en ombudswerking. Je krijgt de kans om relevante opleidingen en vormingen te volgen, waaronder professionaliseringstrajecten voor ombudspersonen en studentenbegeleiders.
- Een boeiende internationale werkomgeving waarin je samenwerkt met studenten, docenten, beleidsmedewerkers en academische verantwoordelijken uit verschillende landen, instellingen en culturen.
- Een warme, collegiale en professionele werkomgeving waar kennisdeling, samenwerking en persoonlijke groei centraal staan.
- Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 7. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 6. Graad 8 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die reeds van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen.
Je komt terecht in een warm, competent en gedreven team. We vieren kleine successen, gaan samen uitdagende dossiers aan en doen dat vaker wel dan niet met koekjes. Vanaf dag één kan je rekenen op ondersteuning en kennisdeling van collega's binnen BAES, de Faculteit Sociale Wetenschappen en het KU Leuven-netwerk van studie(loopbaan)begeleiders en ombudspersonen. Je krijgt ruimte om initiatief te nemen, ideeën aan te brengen en een eigen stempel te drukken op de verdere ontwikkeling van de studentenondersteuning binnen BAES. Geen twee dagen zijn dezelfde: je werkt met studenten, collega's en partners uit heel Europa aan vraagstukken die vaak complex zijn, maar net daardoor bijzonder leerrijk en impactvol.
Faculteit Sociale Wetenschappen
Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij mevrouw Jolien Galle, mail:
[email protected]. Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij mevrouw Mieke Coenen, mail:
[email protected], of via +32 16 32 30 98.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 15/09/2026 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar [email protected]
av_timer Tewerkstellingspercentage: Voltijds
location_city Locatie: Leuven
timer Solliciteren tot en met:
15/09/2026 23:59 CET
bookmarks Tags: Onderwijs en studenten, Beleid en beheer
