Vous jouerez plusieurs rôles:
- En tant que coordinateur: planifier, répartir et coordonner les missions au sein des services du manager afin de garantir leur réalisation dans le respect des directives, délais et exigences de qualité et de contribuer à la cohérence de la politique de la direction :
- Harmoniser les points de vue quant aux procédures, aux méthodes et à l'exécution d'une méthode de travail commune
- Initier, préparer et le cas échéant, diriger les réunions de coordination
- Coordonner et suivre les missions exécutées par plusieurs services ou cellules
- Suivre des projets d'amélioration et de modernisation
- En tant que conseiller interne: conseiller la Directrice générale ICT sur l'organisation des services, sur les différents domaines afin de contribuer à une gestion efficiente de la direction générale ICT et à la stratégie de l’organisation :
- Donner des conseils lors de la rédaction et/ou lors de l'exécution des plans stratégiques
- Effectuer des recherches pour la Directrice générale, telle que l'analyse comparative (benchmarking...)
- Donner des conseils quant aux projets de modernisation et d'amélioration
- Conseiller la Directrice générale ICT sur les points à l'ordre du jour du comité de direction
- Agir en tant que remplaçant(e) de la Directrice générale ICT
- Répondre aux questions parlementaires ;…
- En tant qu’organisateur: planifier, organiser et suivre différents événements et réunions afin d’en assurer le bon déroulement :
- Élaborer un ordre du jour ou un programme en concertation avec la Directrice générale ICT et les autres parties (le comité de direction, l'autorité politique, les directions et les services...)
- Préparer des réunions et des séances d'information
- Organiser des réunions de service afin de procéder au débriefing des chefs de section
- Assurer le suivi des décisions prises lors des réunions
- En tant que gestionnaire administratif: organiser les activités administratives pour une direction / organisation de plus de 200 personnes afin de soutenir la Directrice générale ICT sur le plan administratif :
- Fournir lors de réunions, les dossiers, documents, ou autres informations
- Centraliser et archiver tous les documents et données
- Coordonner le travail des collaborateurs administratifs
- Assurer la qualité requise, le suivi, et la diffusion de la correspondance et des dossiers
- Rédiger les rapports de réunions et des entrevues présidées par le manager ou son représentant
- En tant que personne de contact: organiser la communication avec les partenaires internes et externes afin de représenter la direction /organisation et aligner les activités ou attentes :
- Organiser et/ou participer à des réunions de concertation internes et/ou externes
- Échanger des informations entre les clients, services, départements, organisations
- Répondre aux questions de particuliers et d'entreprises
- En tant que gestionnaire de connaissances: développer ses connaissances et se tenir informé des pratiques et des tendances dans le domaine professionnel et les domaines apparentés afin d’améliorer de façon continue les procédures, processus de travail et méthodes au sein du (des) service(s) :
- Participer à des groupes de travail, sessions d'information, formations, réunions de réseau…
- Suivre les dernières avancées législatives dans le domaine
- Transmettre les connaissances acquises aux collaborateurs et aux personnes concernées
- Participer à des projets et des développements dans son domaine
- Intervenir dans les dossiers et les questions les plus complexes
Au moment de l'entrée en service, un extrait de casier judiciaire - ne datant pas de plus de six mois - vous sera demandé afin d'évaluer si votre comportement est conforme aux exigences de la fonction.
Pour occuper la fonction, vous devez être titulaire d'une habilitation de sécurité de niveau TRES SECRET ou être disposé à vous soumettre à une enquête de sécurité de ce niveau (loi du 11 décembre 1998 relative à la classification et aux habilitations de sécurité, aux attestations de sécurité et aux avis de sécurité). L'habilitation de sécurité doit être renouvelée périodiquement. Le refus de cet examen ou un résultat négatif entraînera le licenciement du candidat.
De plus, vous serez également soumis à une vérification de sécurité avant votre entrée en fonction (loi du 11 décembre 1998 relative à la classification et aux habilitations de sécurité, aux attestations de sécurité et aux avis de sécurité). Un avis de sécurité positif est nécessaire pour occuper le poste. Le refus de cette vérification ou un avis de sécurité négatif entraînera la clôture de la procédure de recrutement.
Cette fonction implique un contact direct et visuel avec le public. Dans ce cas, la réglementation (articles 7 et 8 de l’Arrêté Royal du 2 octobre 1937) impose que le membre du personnel ne porte aucun signe visible de convictions religieuses, philosophiques, politiques ni syndicales afin de représenter le service public de façon neutre lors de ces contacts.
Plus d’info sur la fonction ?
Retrouvez les coordonnées utiles dans la rubrique "Prendre contact".
