Rejoindre notre service des Admissions, c’est intégrer une équipe au cœur du fonctionnement de l’hôpital.
Chaque jour, vous êtes en contact avec des patients et leurs proches et vous collaborez avec de nombreux professionnels : équipes médicales et soignantes, service social, services administratifs, mutuelles, assurances et organismes partenaires.
Vous exercez ainsi une fonction à la fois administrative, relationnelle et transversale, dans laquelle votre rigueur et votre sens du service ont un impact concret sur l’expérience du patient et sur la qualité de son parcours au sein du CHU Saint-Pierre.
Vous aimez le contact humain, vous faites preuve de rigueur et vous souhaitez donner du sens à votre travail administratif ? Rejoignez-nous !
En tant qu’Employé·e aux Admissions, vous jouez un rôle essentiel dans le parcours administratif du patient. Vous êtes souvent l’un de ses premiers points de contact avec l’hôpital et veillez à ce que son admission soit réalisée de manière fluide, rigoureuse et professionnelle.
Au sein du service des Admissions, vous assurez la gestion administrative des hospitalisations classiques et One Day, en collaboration avec les patients, les unités de soins, les médecins, le service social, les organismes assureurs et les différents services administratifs de l’hôpital.
Vos responsabilités au quotidien seront notamment de :
- Accueillir et informer les patients et leurs proches avec professionnalisme, écoute et bienveillance
- Assurer la vérification administrative de l’assurabilité des patients auprès des différents organismes concernés (mutuelles, Meïprima, CPAS, assurances, etc.)
- Créer les séjours patients et veiller à l’exactitude des informations administratives encodées
- Assurer le suivi administratif des hospitalisations classiques et One Day
- Assurer le suivi des provisions et acomptes demandés aux patients
- Préparer et transmettre les documents relatifs aux provisions aux gestionnaires de biens lorsque cela est nécessaire
- Gérer les documents de prise en charge et assurer leur transmission aux organismes concernés (assurances, CPAS, etc.)
- Identifier les situations nécessitant une intervention ou un accompagnement spécifique et assurer, le cas échéant, le lien avec le service social
- Effectuer des tours dans les salles afin d’assurer les démarches administratives nécessaires auprès des patients entrés via les urgences ou les soins intensifs ;
- Contacter les patients dont l’hospitalisation est planifiée afin de confirmer leur heure d’arrivée et de leur transmettre les informations utiles
- Assurer la gestion des valeurs et documents d’identité des patients : enregistrement, conservation, restitution et suivi en cas de perte
- Répondre aux demandes des patients, des unités de soins et des différents interlocuteurs internes ou externes
- Veiller au respect des procédures, des règles d’admission, de confidentialité et de protection des données
- Collaborer avec l’ensemble des acteurs impliqués dans le parcours du patient afin de garantir une prise en charge administrative efficace et de qualité
- Participer à l’amélioration continue des procédures et contribuer à l’évolution des pratiques du service.
Votre rôle ne se limite donc pas à l’encodage administratif : vous contribuez chaque jour à rendre le parcours du patient plus simple, plus fluide et plus sécurisé.
Profil recherché :
- D’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur (CESS) ou d’une expérience professionnelle équivalente
- D’une première expérience dans une fonction administrative, d’accueil ou dans le secteur hospitalier constitue un atout
- D’une connaissance du fonctionnement hospitalier, des règles d’admission et des différents organismes intervenant dans la prise en charge des patients constitue également un avantage
- D’excellentes capacités relationnelles et d’un réel sens de l’accueil
- D’une bonne capacité d’organisation et d’une grande rigueur dans le traitement des données
- D’une aisance avec les outils informatiques et la gestion de données administratives
- De bonnes capacités d’adaptation face à des situations variées et parfois stressantes
- D’un esprit d’équipe et d’une communication claire et professionnelle
- D’un sens développé de la confidentialité et de la discrétion
- D’une attitude proactive et orientée solutions.
La connaissance du néerlandais est un atout important, compte tenu du caractère bilingue de notre environnement bruxellois.
Qualités requises :
- Bienveillance : vous placez le patient au centre de votre attention
- Rigueur : vous savez que la qualité d’une donnée administrative peut avoir un impact concret sur le parcours du patient
- Communication : vous adaptez votre discours à chaque interlocuteur
- Polyvalence : vous aimez gérer des situations variées et trouver des solutions
- Réactivité : vous pouvez rester efficace lorsque l’activité s’intensifie
- Esprit d’équipe : vous appréciez travailler avec des personnes aux profils différents
- Discrétion : vous accordez une attention particulière à la confidentialité des informations traitées
- Vous comprenez les interactions entre les procédures d’admission et le fonctionnement global de l’hôpital.
Nous vous offrons un salaire en rapport avec votre niveau de formation et d’expérience, des chèques-repas et une large intervention dans les frais de transport en commun. En outre, vous bénéficiez, ainsi que les personnes qui cohabitent avec vous, des tarifs médicaux préférentiels appliqués dans les hôpitaux du réseau IRIS.
Barème de rémunération
- Fonction IFIC : Employé.e admissions - 1077
- Fonction interne : Employé.e admissionsn - FI114
- Catégorie IFIC : 11 non-activé
- Barème charte sociale : C 1/2/3
Des avantages extra-légaux
- Des chèques repas d’une valeur de 7,30€
- Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau IRIS (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
- La gratuité des transports via la STIB et un remboursement de 80% dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo
- Une prime annuelle d’attractivité
- Une assurance Plan Pension (de 1 à 3% à charge de l’employeur)
- Une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10)
- 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ les différents congés de circonstance)
- Des réductions chez de nombreux fournisseurs via le système Benefits@work
- De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau (IRIS)
- Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
- Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière.
