(ref. ATP-2026-353)
Laatst aangepast: 02/09/26
Hou je van zorgvuldig werk? Werk je graag met cijfers maar ben je ook taalvaardig om nuances te capteren en overtuigend te communiceren? Ben je iemand die wil begrijpen en niet alleen maar uitvoeren? Dan ben jij de projectbeheerder die we zoeken.
KU Leuven Research & Development (LRD) slaat bruggen tussen wetenschap en maatschappij. Als technologietransferdienst van de Associatie KU Leuven, begeleiden we wetenschappers om hun onderzoeksresultaten ten dienste te stellen van samenleving, economie en leefomgeving. Ons multidisciplinaire team heeft een solide ervaring met het opzetten van onderzoekssamenwerkingen, het beschermen en licentiëren van intellectuele eigendom, en het oprichten van spin-offs. Via een uniek netwerk verbinden we onderzoekers met bedrijven. Maar ook met overheden, investeerders en andere organisaties, waardoor we samen kunnen inspelen op noden uit de samenleving. Zo bouwen we aan een wereld klaar voor morgen, met uitmuntend onderzoek van vandaag.
Ook de dienst Financiële Administratie Europese en Internationale Projecten van LRD draagt hieraan bij door onderzoekers en projecten financieel-administratief te ondersteunen. Om ons team verder te versterken, zijn we op zoek naar een bijkomende financieel dossierbeheerder.
Onze dossierbeheerders ondersteunen onderzoeksprojecten die worden gefinancierd door de Europese Commissie, EFRO/Interreg en Amerikaanse overheden. De Europese onderzoeksprojecten zijn de grootste groep. Ze krijgen traditioneel subsidies op basis van ingediende kosten. Meer en meer zijn er ook lump sum projecten waarbij de subsidie wordt betaald op basis van bereikte inhoudelijke projectresultaten en kosten niet meer moeten voorgelegd worden. De kosten van door ons beheerde (traditionele) projecten moeten voldoen aan strenge en complexe financiële regels. Het naleven van de regels wordt voor een substantieel deel van de projecten gecontroleerd tijdens audits.
SAP speelt een sleutelrol in het intern administratief beheer. Elke dossier heeft een aparte projectcode en alle belangrijke processen verlopen via SAP. We gebruiken Microsoft Excel als aanvulling op SAP.
Als financieel beheerder volg je een portefeuille van dossiers op tijdens de volledige projectcyclus, van goedkeuring tot en met de laatste betaling. Je zorgt voor een zeer nauwgezette administratie en volledige documentatie, en respecteert de financiële deadlines. Je verwerkt alle kosten die door de onderzoekers voor een project zijn gemaakt, je aanvaardt of weigert ze in functie van financiële regels en afspraken. Als financieel beheerder ben je verantwoordelijk voor de audit van dossiers waar die periodiek vereist is. Je bereidt die voor en zorgt voor een vlot verloop binnen de deadlines.
Ervaring, kennis en diepgang maken je tot een expert in de complexe financiële regels en het succesvol doorlopen van een audit. Als team zoeken we samen de beste en consistente interpretatie van regels die vaak niet helder of concreet zijn. Je hebt daar een essentiële rol in door afwijkende situaties te herkennen en een gezamenlijk standpunt voor te leggen. Onderzoekers en collega’s sta je graag bij voor een breed spectrum aan financiële en administratieve vragen. Ook vragen beantwoorden van financiers en auditors over alle financiële aspecten horen tot je rol.
Als nieuwkomer start je onmiddellijk met alle aspecten van verschillende dossiertypes met hulp van een vaste begeleider. Gaandeweg zal je steeds meer autonoom kunnen werken en minder begeleiding nodig hebben, maar je kan blijvend rekenen op hulp waar en wanneer je die nodig hebt. Op termijn heb je de vereiste ervaring en expertise opgebouwd om door te groeien naar extra verantwoordelijkheden en de financiële opvolging van lump sum projecten.
- Je beschikt over een bachelor diploma of je behaalt een gelijkwaardig niveau door ervaring;
- Je bent zorgvuldig, nauwkeurig en grondig; je werkt met inzicht en met diepgang;
- Kwaliteitswerk afleveren en deadlines respecteren vind je belangrijk en geeft je voldoening;
- Je bent een teamspeler, je helpt graag collega's en kan samenwerken aan een gemeenschappelijk doel. Tegelijk werk je ook graag zelfstandig aan eigen dossiers en opdrachten, je voelt je goed met een eigen verantwoordelijkheidsdomein;
- Je kennis van het Nederlands is zeer goed (werktaal); je spreekt en schrijft ook voldoende vlot Engels; je kan helder communiceren en je bent sterk in argumenteren en overtuigen;
- Je hoeft geen kennis te hebben van SAP, Excel of boekhouding. Met een goede dosis leergierigheid en de juiste attitude ben je evenzeer welkom.
- We beogen een voltijdse tewerkstelling voor onbepaalde duur. Een deeltijdse tewerkstelling tot 80% is mogelijk;
- Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 6. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 5. Graad 7 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die reeds van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen;
- Extralegale voordelen zoals hospitalisatie- en groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, fietsvergoeding, fietslease, gratis openbaar vervoer en ecocheques;
- Telewerk met telewerkvergoeding;
- Tewerkstelling in hartje Leuven.
Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij mevrouw Carine Van den Acker, mail:
[email protected]. Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij mevrouw Lieve Mommaerts, mail:
[email protected], of via +32 16 37 76 89.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 01/10/2026 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar [email protected]
av_timer Tewerkstellingspercentage: Voltijdse of deeltijdse tewerkstelling mogelijk
location_city Locatie: Leuven
timer Solliciteren tot en met:
01/10/2026 23:59 CET
bookmarks Tags: Financiën en administratie
