- Departement: Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen; GE31 - Vakgroep Biomoleculaire Geneeskunde
- Tewerkstellingspercentage: 100% - tijdelijke functie
- Solliciteren kan tot en met 10-09-2026 (DD/MM/YYYY)
De vakgroep Biomoleculaire Geneeskunde (https://www.ugent.be/ge/biomolecular-medicine/en) is één van de tien vakgroepen binnen de faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen. We zijn een interdisciplinair en geïnspireerd team dat, gedreven door wetenschappelijke nieuwsgierigheid, de uitdagingen in het (bio)moleculair onderzoek ten dienste van de patiënt en de maatschappij aangaat. De vakgroep omvat meer dan 250 leden en bevindt zich deels op campus UZ en deels op campus Ardoyen (Zwijnaarde).
Als administratief medewerker sta je in voor een brede waaier aan administratieve ondersteuning, met de nadruk op personeels- en financiële administratie. Hoewel de functie-inhoud dynamisch invulbaar is, zijn dit jouw kerntaken:
- Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie, administratie en opvolging van personeelscontracten van medewerkers (postdoctoraal onderzoekers, doctoraatsstudenten, laboranten, jobstudenten,…) in de vakgroep, in overleg met de budgethouders/leidinggevenden.
- Je bent verantwoordelijk voor de opvolging van aanstellingen en benoemingen van UGent-personeelsleden ((gast)professoren, assisterend academisch personeel, administratief en technisch personeel,…). Dit omvat zowel administratieve en logistieke ondersteuning tijdens het selectieproces, opvolging van dossiers voor nieuwe aanstellingen, verlenging van aanstellingen, wijzigingen van aanstellingen, vervangingen,… en het voorbereiden van deze dossiers voor de vakgroepraad en de faculteitsraad.
- Je bent goed op de hoogte van de administratieve regels en procedures binnen UGent en vormt het eerste aanspreekpunt voor alle vragen omtrent personeelsadministratie (contracten, verlof, ziekte, personeelsvoordelen,…) in de vakgroep. Je vormt eveneens het aanspreekpunt van de betrokken centrale diensten aan de UGent.
- Je staat in voor administratieve ondersteuning bij financieel projectbeheer in nauwe samenwerking met de front officer, o.a. het uitvoeren van overboekingen van loonkosten en het opmaken van loonschattingen.
- Je beheert de interne personeelsdatabank en je verzorgt mee de on- en offboardingstrajecten in de vakgroep.
- Je staat in voor algemeen secretariaatswerk in nauwe samenwerking met de vakgroepmanager. Dit omvat o.a. het maken van planningen, agendabeheer, verslaggeving,…
- Je neemt financieel administratieve taken op, zoals de verwerking van onkosten, de opmaak van facturen, het overboeken van kosten, het plaatsen en opvolgen van bestellingen,…
- Je denkt mee over optimalisatie van administratieve en/of organisatorische procedures.
- Je participeert aan teamoverschrijdende projecten binnen de vakgroep (vb. ondersteuning bij de organisatie van een vakgroepbreed evenement).
- Occasioneel kan je ingeschakeld worden voor ad hoc taken afhankelijk van de noden in de vakgroep.
Voor deze functie ben je deels werkzaam op campus UZ en deels op campus Ardoyen (Zwijnaarde).
Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met vakgroepmanager Emmy Van Quickelberghe via [email protected] of 09 224 98 61. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)
Kennis en ervaring
- Je beschikt over een bachelordiploma of een daarmee gelijkgesteld diploma, bij voorkeur relevant voor deze functie-inhoud.
- Noodzakelijke kennis en ervaring:
- Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en het Engels.
- Je hebt een goede kennis van Microsoft 365-toepassingen en werkt vlot met internetgebaseerde applicaties.
- Je hebt ervaring met (personeel en/of financieel) administratief werk.
- Je bent bereid je te verdiepen in specifieke softwaretoepassingen en soft skills die nodig zijn binnen jouw takenpakket.
- Pluspunten
- Je bent vertrouwd met specifieke (personeel en/of financiële) softwareprogramma’s die de UGent gebruikt (vb. SAP, SAPMijnApps, e-recruitment, SAP Concur, Refund).
Vaardigheden en attitudes
- Je beschikt over uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.
- Je bent vlot aanspreekbaar en stelt klantvriendelijkheid voorop.
- Je bent zowel mondeling als schriftelijk een goede communicator.
- Je bent een enthousiaste teamspeler maar je bent eveneens goed in staat om zelfstandig jouw werk te organiseren en uit te voeren.
- Je werkt zeer nauwkeurig en planmatig.
- Je denkt en handelt oplossingsgericht.
- Je bent flexibel ingesteld en stressbestendig.
- Je bent geëngageerd en een ware initiatiefnemer.
- Je houdt ervan om simultaan aan verschillende projecten te werken.
- Je bent gedreven om te werken in een complexe en dynamische omgeving en voelt je aangesproken tot de missie en visie van de vakgroep.
Je wordt tewerkgesteld met een vervangingsovereenkomst t.e.m. 31 december 2026, met daarna grote kans op verlenging of vaste aanstelling in functieklasse B. Lees op onze website meer over onze verloning.
De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).
Daarnaast krijg je:
- 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
- mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
- gunstige pensioenvoorwaarden
- een hospitalisatieverzekering
- terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
- ecocheques
- een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
- een mooie werk-privé balans
- ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …
Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van bachelor.
Bezorg ons ten laatste op 10-09-2026 om 23.59 uur de volgende documenten:
- Je cv
- Je motivatiebrief
- Een kopie van je diploma
- Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)
Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt.
We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via [email protected] zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.
Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.
