Durée indéterminée
Temps plein
Bruxelles
À propos de l'offre
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Objectif de la fontion:
Effectuer des travaux de secrétariat afin de soutenir administrativement le service ou le département, dans son secteur d’activité.
Tâches:
Sous la responsabilité du Pharmacien responsable
Secrétariat de la pharmacie
Répond aux appels téléphoniques entrants, procure l’information correcte et transfère les appels si nécessaire
Accueille les visiteurs externes et le personnel de l’hôpital autre que celui de la Pharmacie
S’assure que les visiteurs reçoivent une information correcte et complète (en les mettant en contact avec un responsable de département/service ou en donnant directement l’information)
Tâches administratives
Assure le classement du service (bons de commande, fax, …)
Assure la gestion du courrier
Assure l’impression de documents utilisés dans l’officine et des documents de réapprovisionnement en médicaments des services et les transmet au pharmacien d’officine
Assure la gestion de la boîte e-mail du service (transmet l’information à la personne responsable)
Assure la rédaction et la diffusion des notes/informations du service
Assiste le pharmacien en mettant en page et rédigeant des documents (notes, ordres du jour, procès-verbaux, rapports, procédures, essais cliniques, CMP, nutrition parentérale, statistiques, etc.), et dans le cadre de leur activité scientifique (intranet, power point)
Assure le classement des documents de suivi de délivrance (ex. officine ambulatoire, feuilles de route, …)
Digitalise les demandes et accords de remboursement
Participe au suivi des demandes administratives du service (photocopies, carnets d’éducation thérapeutique, plastifier des documents, création de classeurs, importations, commandes, …)
Maintient l’ordre et un stock suffisant de matériel/fournitures dans l’officine
Fait des recherches (moniteur belge, arrêtés royaux, …) et les transmets aux pharmaciens sous forme de résumé, si cela est demandé
Gérer les stocks du service (ex. matériel de bureau)
Commande du matériel pour le service suivant le stock et après approbation
Suit les livraisons des biens et des services, les contrôle, et les range
Prépare le matériel demandé et s’occupe du suivi administratif de la demande
Encodage dans le logiciel de gestion de la pharmacie et accords de remboursement
Encode les prescriptions nominatives et les réapprovisionnements des services médico-techniques dans le logiciel de gestion de la pharmacie
Recherche les accords de remboursement (CIVARS, Access, classeurs, …)
Clôture les accords de remboursements dans le logiciel de gestion de la pharmacie
Gestion du système documentaire et d’archivage de la pharmacie
Assure la conception, la mise à jour et l’entretien du système documentaire de la pharmacie
Assure la conception, la mise à jour et l’entretien du système d’archivage papier et informatique de la pharmacie
Gestion administrative du personnel
Assure la gestion des accès (badge, informatique) pour tous les nouveaux arrivants de la Pharmacie
Participe à la mise en forme des plannings horaire pour le personnel de la pharmacie
Participe à l’encodage des horaires dans STP
Assure la gestion administrative des stagiaires (convention, accès, horaire, …)
Assiste le pharmacien responsable et les pharmaciens chefs-adjoints dans l’organisation de leur agenda (réunions, …)
Réserve les salles de reunion à la demande des pharmaciens
Autres tâches (plan dégradé)
Assister l’équipe des commandes
Appose des étiquettes sur les médicaments (prix, conservation, …)
Conditionne certains médicaments sur base de consignes
Profil:
Diplôme de l'enseignement secondaire supérieur, idéalement complété par une formation en secrétariat, assistanat de direction ou gestion administrative.
Une expérience dans le secteur hospitalier ou de la santé constitue un atout.
Compétences techniques
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Bonne capacité rédactionnelle et orthographe irréprochable.
Maîtrise des techniques de classement et d'archivage.
Aptitude à gérer simultanément plusieurs dossiers administratifs.
Aisance avec les logiciels de gestion et les outils informatiques.
Connaissance des procédures hospitalières et du secteur pharmaceutique constitue un avantage.
Compétences organisationnelles
Sens élevé de l'organisation et de la planification.
Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais.
Rigueur et souci du détail.
Autonomie dans l'exécution des tâches administratives.
Capacité à gérer des informations confidentielles.
Compétences relationnelles
Excellent sens du service et de l'accueil.
Communication claire et professionnelle.
Esprit d'équipe et collaboration.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Capacité d'adaptation à différents interlocuteurs.
Qualités personnelles
Fiabilité et sens des responsabilités.
Polyvalence.
Réactivité et proactivité.
Résistance au stress.
Esprit d'initiative.
Capacité d'apprentissage et d'adaptation aux changements.
Atouts supplémentaires
Expérience en environnement hospitalier ou pharmaceutique.
Connaissance des procédures de remboursement des médicaments.
Connaissance des outils STP ou d'un logiciel de gestion hospitalière.
Notions de gestion documentaire et de qualité.
Offre
Un contrat à durée déterminée de 6 mois en temps plein
Classification IFIC: CAT12
Des avantages extra légaux :
Des chèques repas de 5,20€
Une prime de fin d’année
Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous et pour toute personne inscrite sur votre composition de ménage)
Assurance groupe (invalidité, pension, décès)
Avantages mobilité :
Une intervention dans les frais de transport en commun
Une indemnité dans les frais km vélo
Une intervention dans les frais km voiture
Parking gratuit – Transports en commun à proximité
29.5 jours de congé
Avantages complémentaires :
Intervention dans l'abonnement ULB Sports
Opportunités de stage pour les enfants du personnel de 3 à 15 ans
Intervention dans le Minerval ULB pour les enfants du personnel
Avantages restauration
Catalogue d’avantages du personnel (loisirs, mode, ...)
Bénévolat au sein d’associations
Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière
De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau
Une politique bien-être et santé au travail – Parcours méditatif sur site
Modalités d’introduction de votre candidature
Veuillez-vous rendre sur le site web ou l’intranet de l’hôpital et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).
Type de contrat
Durée indéterminée
Nombre d'heures par semaine
Temps plein
Lieu du travail
Rte de Lennik 808, 1070 Bruxelles, Belgique
À propos de nous
L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. L’H.U.B compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. L’H.U.B a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.
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