Als Hospitality Expert ben jij het centrale aanspreekpunt voor alles wat te maken heeft met reizen, accommodatie, catering en accreditering van medewerkers. Je ondersteunt de Project Managers met het coördineren van deze zaken voor en tijdens de evenementen zodat alles vlot en efficiënt verloopt.
Jouw verantwoordelijkheden:
Hospitality & Logistiek
· Verantwoordelijk voor hotelboekingen en het reserveren van eventruimtes voor medewerkers, klanten en gasten.
· Organiseren van vluchten voor medewerkers en spelers waarbij rekening wordt gehouden met hun voorkeuren.
· Organiseren van catering voor de crew, klanten en publieke ruimtes. Je neemt de nodige aandacht voor dieetwensen en budget.
· Je fungeert als belangrijkste aanspreekpunt voor hotels, cateringpartners en andere leveranciers.
Event Operations & Personeelscoördinatie
· Beheren van personeelsaccreditaties, toegangsbadges, kledij, maaltijdcheques en andere benodigdheden op locatie.
· Ondersteunen van de medewerkers op locatie, zorgen voor een vlotte check-in en het oplossen van operationele problemen tijdens evenementen.
· Afstemmen met leveranciers om ervoor te zorgen dat alle diensten tijdig en volgens de planning worden geleverd.
Administratie & Financiële opvolging
· Verwerken en opvolgen van facturen, betalingen en onkostenvergoedingen.
Wat verwachten wij van jou?
· Je beschikt over een bachelor in een relevante richting (bv. Eventmanagement), of je hebt een gelijkwaardige ervaring.
· Je hebt minstens 2 jaar ervaring met de organisatie van grootschalige evenementen.
· Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en je hebt oog voor detail.
· Je spreekt vloeiend Nederlands en Engels.
· Je hebt een passie voor de game-industrie.
De functie is gevestigd in België. Hoewel thuiswerken mogelijk is, wordt er verwacht dat je regelmatig aanwezig bent op ons kantoor te Nazareth.
Wat bieden wij aan?
- Een voltijds contract met flexibele werktijden in een informele en collegiale werkomgeving.
- Een transparant groeipad met concrete ontwikkelingsmogelijkheden die aansluiten bij jouw functie en interesse.
- Een open bedrijfscultuur waarin initiatief wordt gewaardeerd en aangemoedigd.
- Je maakt deel uit van een gepassioneerd team van enthousiaste gamers die met veel motivatie samenwerking aan projecten.
Werklocatie: Hybride telewerken in Nazareth (Oost-Vlaanderen, Vlaams Gewest)
