Je maakt deel uit van een administratief team bestaande uit militairen en burgerpersoneel. Je bent verantwoordelijk voor de volgende taken:
- Je beheert de administratieve dossiers
- Je draagt bij tot de goede organisatorische en administratieve werking
- Je beantwoordt verzoeken van klanten
- Je ondersteunt het personeel met administratieve voorschriften in een specifiek domein: personeelsbeheer, veiligheidsbeheer, opleidingsbeheer, logistiek beheer, public relations beheer, IT-systeembeheer, budgetbeheer, infrastructuurbeheer, enz.
Voor het uitvoeren van je taken kun je vertrouwen op gedetailleerde procedures en richtlijnen, maar ook op je ervaren collega's en je teammanager.
Wij zoeken administratieve assistenten voor verschillende eenheden over heel West-Vlaanderen. Hieronder vind je per regio meer informatie:
Regio Zeebrugge
- Directie Navy Logistics & Support (DNLS)
Je staat in voor het logistiek en budgettair beheer van de contracten. Je beheert het volledige aankoopproces: van het opstellen van offerteaanvragen, bestelbrieven en documenten rond overheidsopdrachten tot de opvolging van aankopen en facturatie. Daarnaast analyseer en prioriteer je behoeften binnen de toegewezen contracten en onderhoud je het overleg met interne diensten, leveranciers en andere betrokken partijen. Je zorgt verder voor de nodige budgettaire rapportering en administratieve opvolging.
Regio Koksijde
- Vliegbasis Koksijde (BKOKS)
Je maakt deel uit van de Dienst Kwaliteit en Competenties binnen het Smaldeel Maintenance van de Luchtmachtbasis Koksijde, het expertisecentrum voor helikopteroperaties van Defensie. Je staat in voor de planning, voorbereiding, uitvoering en opvolging van interne audits binnen de onderhoudsorganisatie van de NH90-helikopters. Daarnaast waak je over de competenties van het technisch personeel door opleidingen, licenties, machtigingen en brevetten op te volgen.
Regio Oostende
- Maritieme Operations Centre (MOC)
Als operator bij Oostenderadio ben je een essentiële schakel in de maritieme veiligheid op zee en op de Belgische binnenwateren.
Je staat in voor het 24/7 verzekeren van radiocommunicatie, het opvolgen van nood-, spoed- en veiligheidsverkeer, en het verspreiden van maritieme veiligheidsinformatie. Daarnaast behandel je inkomend en uitgaand radioverkeer en voer je administratieve taken uit. Je werkt in een ploegensysteem (dag-, nacht- en weekenddiensten) en handelt professioneel, zelfstandig en stressbestendig.
Regio Lombardsijde
- Bataljon Military Training Areas and Facilities (Bn MTAF)
Je staat in voor de administratieve ondersteuning van de planning binnen het Kamp van Lombardsijde. Je beheert de planning en verzorgt de concessies voor externe diensten die gebruik maken van het schietveld. Daarnaast bouw je kennis op van de verschillende schietstanden en fungeer je als aanspreekpunt voor kamperende troepen en andere gebruikers van het domein.
Regio Brugge
- Navy Academy (NAC)
Je staat in voor het beheer, de registratie en de uitgifte van analoge en digitale leermiddelen voor leerlingen en instructeurs van de NAC. Je ondersteunt gebruikers bij het gebruik van digitale leeromgevingen en fungeert als aanspreekpunt voor hardware- en softwareproblemen in samenwerking met CIS en andere ondersteunende diensten. Daarnaast beheer je de uitleenprocedures, stock en logistieke opvolging van leermiddelen en bureaumateriaal, en zorg je ervoor dat leerlingen en instructeurs steeds beschikken over de nodige middelen om kwalitatief te kunnen werken en leren.
- Directie Navy Logistics & Support (DNLS)
Je staat in voor het volledige beheer van de financiële middelen (cash, rekeningen en stock) binnen de ‘Restauratie-Hotel-Diensten van Defensie- vloot’ en zorgt voor een correcte boekhoudkundige opvolging en maandelijkse afsluiting van de rekeningen. Je volgt facturen en betalingen op, int schuldvorderingen en rapporteert over de financiële toestand van de vloot. Daarnaast bereid je overheidsopdrachten voor en waak je over de correcte uitvoering van contractuele afspraken met leveranciers aan boord. Indien van toepassing geef je ook leiding aan de verkooppunten aan boord en zorg je voor het beheer en de verdeling van wisselgeld en fondsen.
Regio Gent
- Militair Commando – Provincie Oost-Vlaanderen (MPC-O-VL)
Je staat in voor de coaching van het secretariaat, waarbij je een klein team medewerkers aanstuurt en motiveert in de dagelijkse werking. Daarnaast beheer je een breed pakket aan administratieve taken, waaronder de verwerking van briefwisseling en post, het bijhouden en actualiseren van personeelsdossiers en het administratief beheer van zowel vast als reservekader. Je zorgt ook voor de correcte archivering en digitalisering van documenten. Verder sta je in voor de financiële opvolging binnen het secretariaat, inclusief boekhoudkundige verrichtingen. Tot slot neem je communicatie- en protocollaire taken op, zoals contacten met vaderlandslievende verenigingen, het beheer van sociale media en ondersteuning bij events en protocolactiviteiten.
Regio Houthulst – Poelkapelle
- Dienst voor Opruiming en Vernietiging van Ontploffingstuigen (DOVO)
Je staat in voor de financiële opvolging van de corporate contracten Facility Management (infra en horeca) en Security Management, in nauwe samenwerking met de respectieve Front Desks. Daarnaast onderhoud je de nodige contacten met interne financiële diensten binnen DOVO en Defensie, evenals met externe contractanten, om een correcte en vlotte contractuitvoering te garanderen. Je ondersteunt de Location Manager en Adjunct Location Manager bij de bredere werking van het Location Office en draagt zo bij aan een efficiënte operationele en administratieve opvolging van de site.
- Directie Navy Logistics & Support (DNLS)
Je staat in voor de administratieve en boekhoudkundige ondersteuning, met als doel de continue en efficiënte werking van de munitievoorziening te garanderen. Je beheert en controleert de boekhoudkundige processen binnen de munitie store LCG0 en stelt de nodige transportdocumenten en toestemmingen op om bevoorrading en herbevoorrading van militair personeel mogelijk te maken. Daarnaast volg je diverse administratieve en veiligheidsgerelateerde lijsten op en sta je in voor de planning van werkzaamheden binnen K-STER C. Tot slot fungeer je als eerste aanspreekpunt, zowel telefonisch als via mail, waarbij je zorgt voor een vlotte communicatie en opvolging van vragen en dossiers.
Regio Wingene
- Competentiecentrum Vliegend Materieel en Communicatie- en Informatiesystemen (CC V&C)
Je staat in voor de administratieve ondersteuning van de siteverantwoordelijke en zorgt voor de opvolging van aankopen en bestellingen van technisch materiaal en algemeen verbruiksmateriaal voor beide sites, zowel via contracten als via lokale aankopen. Daarnaast maak je werkaanvragen op voor herstellingen en onderhoud van de infrastructuur en volg je deze administratief op. Je bent ook verantwoordelijk voor het bijhouden van inventarissen en het stockbeheer, zodat de beschikbaarheid van materialen steeds correct en up-to-date blijft.
Belangrijk: Je bent bereid in een militair milieu te werken en een veiligheidsverificatie te ondergaan (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten, veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst).
Door bij het Ministerie van Defensie te gaan werken, erkent en aanvaardt u dat op elk moment tijdens uw dienstverband een veiligheidscontrole vereist kan zijn, afhankelijk van de vereisten van de nationale veiligheid. U verbindt zich ertoe u te onderwerpen aan deze veiligheidsonderzoeken, met inbegrip van die van periodieke aard, overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving, met name de wet van 11 december betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten, veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst, zoals gewijzigd bij de wet van 3 mei 2005.
Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.
Het personeel (militairen en burgers) moet het neutraliteitsprincipe naleven en dus geen opvallende religieuze symbolen dragen of tonen.
Heb je vragen over de jobinhoud?
Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".
