Sous la supervision du Responsable du pôle étudiants (anciennement service des inscriptions), vous assurez le suivi des dossiers d'admission et d'inscription administrative et financière des étudiants tout au long de leur parcours académique.
Vous contribuez directement à la présentation de dossiers conformes et complets auprès de la Fédération Wallonie-Bruxelles (FWB) afin de garantir les allocations de fonctionnement de l’Université, tout en assurant la gestion financière du service.
Domaines de responsabilités et activités principales
- Gestion financière du service et des inscriptions
- Traiter les factures du service (ADEN) et assurer le suivi budgétaire.
- Vérifier le paiement des droits d’inscription selon les différentes échéances sur base d'extractions de données.
- Assurer le suivi des dossiers financiers, procéder à l'envoi des rappels et gérer la communication avec les étudiants.
- Effectuer les désinscriptions des étudiants en défaut de paiement d'acompte (notification par email) et établir les listings de remboursement.
- Gérer les recours auprès de la déléguée du Gouvernement
- Analyse et suivi administratif des dossiers d’inscription
- Analyser les demandes d’admission et d'inscription (parcours belge et international) : vérification de l'authenticité des documents, validation des accès et transmission aux jurys d'admission pour les dossiers internationaux.
- Notifier les décisions (acceptations, refus d'inscription ou d'admission).
- Gérer le suivi des dossiers incomplets et mettre à jour la base de données (système NOÉ Enseignement).
- Identifier les étudiants concernés par l’examen de langue française, en organiser la logistique (convocations, locaux) et en éditer les attestations.
- Communication, accueil et projets
- Échanger régulièrement des informations administratives et financières avec les services internes (Comptabilité, Informatique, Facultés, Service Social) et externes (Fédération Wallonie-Bruxelles, autres universités, ambassades).
- Participer activement à l'accueil des étudiants et de leurs proches pour les informer et les orienter.
- Participer aux événements institutionnels (Journées Portes Ouvertes, réunions d'information).
- Collaborer aux projets transversaux du service.
Formation et expérience
- Diplôme : Titulaire d’un diplôme d’études supérieures de type court / Bachelier (Bac+3).
- Expérience : Expérience professionnelle probante de minimum 3 ans dans une fonction administrative.
- Atout : Bonne connaissance du paysage universitaire et du cadre réglementaire en Fédération Wallonie-Bruxelles (décrets d'accès, finançabilité).
Compétences techniques
- Connaissance du décret paysage pour ce qui concerne les aspects inscription, les titres d’accès, conditions d’admission, délais…
- Excellente maîtrise du français (oral et écrit).
- Connaissance de base de l'anglais (oral et écrit).
- Maîtrise de la suite Office (Excel, Word).
- Aisance avec les chiffres et les outils de gestion de données (la connaissance de SIGALE Enseignement, Business central et ISABEL est un plus).
Compétences comportementales
- Organisation et priorités : Rigoureux(se), structuré(e) et capable de gérer simultanément plusieurs dossiers complexes en respectant des échéances strictes.
- Résistance au stress : Aptitude à faire face à des pics d’activité saisonniers intenses.
- Relationnel et collaboration : Excellent sens du contact, diplomatie et goût prononcé pour le travail d'équipe.
- Adaptabilité : Capacité à appréhender des textes réglementaires ou juridiques et à s'adapter rapidement aux évolutions décrétales.
Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte : Mme D. MARIOLI ([email protected]).
Pour toute question concernant la procédure de recrutement et de sélection : le Pôle Développement des Ressources humaines – [email protected] .
Modalités de sélection:
- En option : épreuve de savoir et de savoir-faire spécifique à la fonction
- Entretien par la Commission de sélection
Modalités pour postuler:
Ce poste est ouvert uniquement aux employé.es de l’Université de Namur.
La candidature, composée d’un curriculum vitae détaillé et d’une lettre de motivation doit être adressée à la Direction du Service des Ressources humaines par mail à : [email protected] pour le 15/09/2026. Merci de préciser en objet de votre mail la référence du poste.
Entrée en fonction : Décembre 2026
Package salarial et autres avantages
Travailler à l’UNamur, c’est bénéficier :
- De formations internes et externes
- D’un remboursement intégral de votre abonnement de transport en commun, d’une indemnité vélo, d’un parking gratuit (voitures/vélos)
- De congés (extra)légaux* et d’une fermeture collective entre Noël et Nouvel an
accident vie privée
hospitalisation à tarif préférentiel (à charge du/de la collaborateur.trice)
groupe en fonction de votre statut*
- D’une crèche, d’un service d’accueil extra-scolaire et d’autres avantages à tarif préférentiel
(*) Selon les règles en vigueur à l’UNamur. Plus d’information sur https://www.unamur.be/universite/jobs/package-salarial
Les barèmes appliqués à l’Université de Namur sont consultables sur notre site internet : https://www.unamur.be/universite/jobs/baremes. (1er agent spécialisé : barème 036)
Votre expérience acquise :
- Dans le secteur public ou au sein d’une université belge est valorisable dans son entièreté
- Dans le secteur privé (en ce compris le travail indépendant) est valorisable à concurrence d’un maximum de 10 années (si cette expérience est reconnue comme étant probante) sur base d’attestations d’occupation
Politique de recrutement
Notre politique de gestion des Ressources humaines s’inscrit dans le respect de l’égalité des droits et de traitement de tou.te.s. Cette diversité s’articule, en outre, autour de différents axes : le genre, le handicap, l’origine, les convictions, l’âge, l’orientation sexuelle, etc. L’Université de Namur est, par ailleurs, signataire de la charte de diversité. L’UNamur s’est également engagée à adhérer aux 40 principes de la Charte européenne du/de la chercheur.euse et du Code de recrutement du/de la chercheur.euse de l’Union européenne dans sa gestion des Ressources humaines (politique OTM-R).
