Description générale de la fonction :
- Assurer l'accueil des patients ambulatoires ainsi que le suivi administratif pour garantir le bon fonctionnement des services de consultations.
- Assurer la prise en charge de toutes les communications téléphoniques relatives à la prise de rendez-vous pour les services de consultation prendre en charge les rendez-vous courants et transférer les communications vers les services concernés le cas échéant.
Vos principaux rôles et responsabilités :
Assurer une fonction entre les desks d’inscription, d’accueil et du call center
1. Au niveau du desk d’inscription
Accueillir les patients
- Accueillir les patients, vérifier les rendez – vous avant de les diriger vers le service adéquat
- Créer l’admission des patients venant en consultation en vérifiant si les données sont à jour (mutuelle, adresse, etc…)
- Assurer la tarification des prestations, la gestion et le contrôle de la caisse et servir d’interlocuteur avec le service comptabilité
Tâches administratives
- Gérer les appels téléphoniques internes et externes
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier postal et les colis
- Encoder les prestations de base des consultations sur base de listes préétablies
- Préparer le courrier à expédier par voie interne et externe
- Gérer et commander le matériel administratif auprès du responsable
2. Au niveau du desk de consultation
Accueillir les patients
- Accueillir les patients, vérifier les rendez-vous et orienter les patients vers la consultation
- Ecouter et répondre aux questions des patients
- Veiller au confort des salles d’attente
- Contrôler la propreté, l’ordre et les équipements des cabinets de consultation et du desk
Assurer le suivi des consultations :
- Gérer les appels téléphoniques interne et externes
- Planifier la prise de rendez-vous interne et externe sur base des demandes et horaires des médecins
- Annulez par téléphone, courrier et e-mails les rendez vous lorsque le médecin est absent
Tâches administratives
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier postal et les colis
- Trier les documents à faire scanner
- Procéder à l’impression de résultats et de formulaires à la demande du médecin
- Préparer le courrier à faire expédier par voie interne et externe
- Déposer les prélèvements de laboratoire réalisés dans la journée dans le service adéquat
- Gérer les stocks de matériel de bureau et réaliser les commandes
3. Au niveau du call center :
- Prendre connaissance et appliquer les procédures relatives à la gestion des appels et des rendez-vous établies et transmises par les responsables hiérarchiques
- Gérer des appels en ligne pour toutes les demandes relatives à des rendez-vous (création, annulation et modification) pour les différents services des consultations
- Transférer les appels téléphoniques vers les services adéquats en cas de demande urgente, de rendez-vous complexes ou d’erreur de destinataire
- Assurer la transmission des messages non urgents destinés aux prestataires
- Transmettre à l’interlocuteur les informations nécessaires en lien avec son rendez-vous : lieu, particularité (document a présenter, préparation préalable pour un examen)
- Transmettre au responsable hiérarchique toute information relative à un type de rendez-vous, à un prestataire, à une consultation devant être ajoutée ou modifiée dans le programme informatique
- Gérer les patients en attente de date de rendez-vous plus proche suite à l’annulation par d’autres patients
- Veiller à l’utilisation correcte des outils mis à disposition : programme informatique, poste téléphonique, casque...
- Procéder au classement, encodage et envoi de documents administratifs
4. Autres activités :
Assurer l’encadrement et la formation des stagiaires, étudiants et nouveaux engagés
Offre :
- Un contrat à durée déterminée de 38h /semaine – Barème lié à la fonction –
- Durée du contrat 6 mois
Date d’entrée : immédiate
Mission Interne possible : Pour les candidats déjà salariés de l'H.U.B, le contrat de travail (CDI) est maintenu.
Horaires : compris entre 7h45 et 18h du lundi au vendredi
Avantages extra légaux :
- Des chèques repas de 5,20€
- Une prime de fin d’année
- Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous et pour toute personne inscrite sur votre composition de ménage)
Avantages mobilité :
- Une intervention dans les frais de transport en commun
- Une indemnité dans les frais km vélo
29 jours de congé
Avantages complémentaires :
- Catalogue d’avantages du personnel (loisirs, mode, ...)
- Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
- Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière
- De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau
- Une politique bien-être et santé au travail
Modalités d’introduction des candidatures
Veuillez-vous rendre sur le site intranet de l'H.U.B et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).
