Hoe ziet jouw job eruit?
Als administratief medewerker bevolking sta je met jouw positieve en praktische geest mee in voor een correcte, klantgerichte en efficiënte verwerking van persoonsgebonden dossiers. Je ondersteunt burgers bij administratieve procedures en zorgt voor een betrouwbare registratie en opvolging van gegevens binnen het bevolkingsregister.
o Loketwerking en burgercontact
- Je verwelkomt en begeleidt burgers op een vriendelijke en professionele manier aan het loket.
- Je informeert de burger correct en duidelijk met de juiste informatie over administratieve procedures.
- Je handelt vragen correct en efficiënt af, zowel aan het loket, telefonisch of digitaal.
- Je behandelt aanvragen en lever officiële documenten af zoals identiteitskaarten, attesten, rijbewijzen, …
- Je licht regelgeving en procedures toe op maat van de burger.
- Je signaleert knelpunten en denkt mee over verbeteringen in de dienstverlening.
o Dossierbeheer en administratie
- Je maakt dossiers aan, verwerkt en volgt ze op binnen het bevolkingsregister.
- Je registreert en actualiseert persoonsgegevens zoals adreswijzigingen, gezinssamenstelling, burgerlijke staat, …
- Je controleert documenten op volledigheid en geldigheid.
- Je archiveert en beheert zorgvuldig administratieve gegevens.
o Burgerzaken
- Je verwerkt aanvragen rond identiteitsdocumenten en reisdocumenten.
- Je werkt mee aan verkiezingsadministratie (indien van toepassing).
- Je ondersteunt collega’s bij burgerlijke stand/ niet-Belgen gerelateerde administratieve taken.
- Je past steeds correct de wetgeving toe en houdt rekening met de interne procedures en GDPR- regels.
Wie ben jij?
o Je beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs
o Je hebt ervaring in administratief werk
o Je hebt kennis van wetgeving inzake bevolking en burgerzaken of je bent bereid deze snel aan te leren
o Basiskennis van stedelijke dienstverlening is een troef
o Je hebt kennis van de courante en specifieke softwarepakketten
o Je past de wetgeving, interne procedures en GDPR- regels correct toe
o Nauwkeurig werken is geen probleem voor jou
o Je bent empathisch, betrouwbaar en integer
o Zelfstandig en planmatig werken zijn een evidentie voor jou
o Je bent een communicatieve topper, zowel mondeling als schriftelijke. Met je straffe communicatie skills ben je altijd diplomatisch en stel je de klant op de eerste plaats.
o Je bent graag op zoek naar de meest efficiënte manier van werken.
o Je beschikt over een hands on en can do mentaliteit.
o Je bent Nederlandstalig
o Je bent flexibel: avondwerk (dinsdagavond) en bereid tot periodiek werken op zaterdagvoormiddag en flexibel inzetbaar binnen de openingsuren van de dienst.
o Je bent stressbestendig en kan probleemoplossend denken.
o Je hebt een uitgesproken verantwoordelijkheidsgevoel.
o Je bent graag op zoek naar de meest efficiënte manier van werken en denkt oplossingsgericht.
o Jouw glas is steeds halfvol en jouw positieve ingesteldheid werkt aanstekelijk.
