Wie we zoeken
Je bent het eerste gezicht en de eerste stem van ons medisch centrum. Je ontvangt patiënten correct en discreet, zorgt dat zij op de juiste plaats in de agenda terechtkomen en houdt hun administratieve gegevens op orde. Dankzij jouw ondersteuning kunnen de artsen en verpleegkundige zich concentreren op de zorg.
Je werkt in een omgeving met veel contacten en onderbrekingen: balie, telefoon en mailbox lopen vaak tegelijk. Je houdt het hoofd koel, volgt de afgesproken procedures nauwkeurig en weet goed waar jouw verantwoordelijkheid eindigt. Medische vragen of een vermoeden van urgentie geef je onmiddellijk door aan de verpleegkundige of arts; je maakt zelf geen zorginhoudelijke inschatting.
Wat je doet
Onthaal, telefonie en agenda
- Patiënten, bezoekers en leveranciers vriendelijk ontvangen en correct doorverwijzen
- De identiteit en verzekerbaarheid controleren, patiënten aanmelden en de betrokken zorgverlener verwittigen
- Inkomende oproepen en praktische vragen behandelen en afspraken plannen, wijzigen of annuleren volgens de agendaregels
- Online aanvragen en de mailbox verwerken, no-shows opvolgen en patiënten verwittigen bij agendawijzigingen
- Rust, netheid en discretie aan het onthaal en in de wachtzaal bewaken
Patiëntendossier en documenten
- Nieuwe patiëntendossiers aanmaken en administratieve gegevens, mutualiteit en GMD correct bijhouden
- Binnenkomende documenten scannen, benoemen en aan het juiste dossier koppelen
- Inkomende en uitgaande post, de gedeelde mailbox en het digitale archief beheren
- Standaarddocumenten, attesten, correspondentie en verwijsbrieven voorbereiden volgens een model of dictaat
- Aanvragen van mutualiteiten, verzekeringen en andere derden administratief opvolgen na akkoord van de arts
Facturatie en praktijkondersteuning
- Facturatie voorbereiden, de derdebetalersregeling en het remgeld toepassen volgens de instructies
- Betalingen aan het onthaal verwerken en kassa en betaalterminal correct beheren
- Onbetaalde bedragen opvolgen en afwijkingen of foutmeldingen signaleren aan de coördinator
- Kantoor- en onthaalmateriaal opvolgen, leveringen controleren en tekorten aan medisch materiaal melden
- Praktische informatie op website, antwoordapparaat en infoschermen actueel houden volgens de aangeleverde inhoud
- Deelnemen aan teamoverleg, klachten en incidenten registreren en zorgen voor een correcte overdracht
Je werkt uitvoerend binnen duidelijke procedures. Zorginhoudelijke beoordeling, telefonische triage, personeelsplanning, budgetbeheer, boekhoudkundige eindcontrole en het zelfstandig behandelen van klachten behoren niet tot deze functie.
Wat we vragen
- Een diploma secundair onderwijs; een richting medisch secretariaat, administratie of onthaal is een pluspunt, geen vereiste
- Ervaring in onthaal, administratie of klantencontact; ervaring in een zorgomgeving is een troef
- Vlot en correct Nederlands en voldoende vlot mondeling Frans voor patiëntencontact in de regio; andere talen zijn een meerwaarde
- Basiskennis van mutualiteit, verzekerbaarheid, remgeld, derdebetaler en GMD, of de bereidheid om dit snel te leren
- Je herkent courante medische termen voldoende om documenten correct te klasseren en door te geven
- Je werkt vlot met courante kantoorsoftware en leert snel werken met een medisch dossier- en facturatiepakket
- Je schakelt nauwkeurig tussen telefoon, balie en mailbox en blijft helder en vriendelijk, ook bij drukte of emotionele reacties
- Discretie, betrouwbaarheid en respect voor het beroepsgeheim zijn voor jou vanzelfsprekend
- Je bewaakt vriendelijk maar duidelijk de afspraken van de praktijk en vraagt tijdig hulp wanneer iets buiten je bevoegdheid valt
Wat we bieden
- Een voltijds contract van onbepaalde duur, met startdatum 4 januari 2027
- Verloning volgens PC 330 en IFIC-categorie 10
- Een gestructureerd inwerktraject in de gebruikte software, administratieve regelgeving en praktijkprocedures
- Duidelijke onthaal-, agenda- en facturatieprocedures en een heldere escalatielijn voor medische, organisatorische en technische vragen
- Een vastgelegde back-upregeling voor onthaal en telefoon bij verlof of ziekte
- Korte lijnen met de artsen, verpleegkundige en praktijkcoördinator en ruimte om vanuit het onthaal verbeterpunten te signaleren
- Een nieuwe eerstelijnspraktijk die investeert in laagdrempelige zorg, goede werkprocessen en digitale ondersteuning
Interesse?
Bezorg je cv en een korte motivatie aan [email protected], ter attentie van Antjon Jens. Vertel ons gerust welke ervaring je meebrengt in onthaal, administratie, klantencontact of de zorgsector.
Kandidaturen worden vertrouwelijk behandeld. Na een eerste selectie nodigen we kandidaten uit voor een gesprek, waarbij je ook kennismaakt met de werking en verwachtingen van de praktijk.
Werklocatie: Fysiek
