Description générale de la fonction :
Sous la direction de la secrétaire responsable de secteur médical, vous contribuerez avec vos collègues à :
- Gérer les dossiers des patients : rapports des patients/résidents, protocoles, lettres de sortie pour les médecins traitants, formulaires de transfert, formulaires d’admission, …;
- Vérifier si les dossiers sont complets et si tous les documents sont correctement remplis ;
- Assurer la coordination du trajet de patients à profil spécifique : centralisation des données patients, création et gestion d’une base de données, suivi étape par étape, coordination des examens complémentaires en fonction du résultat des examens précédents selon les directives médicales.
- Mise à jour des différentes bases de données patients et rédaction régulière de statistiques pour différents aspects de l’activité médicale (chiffres, pourcentages, graphiques sur Excel)
- Classer et archiver les rapports et dossiers en concertation avec le service archives ;
- Trier, répartir et assurer l'envoi du courrier interne et externe ;
- Gérer les appels téléphoniques ;
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Suivre les conventions si existantes dans le département médical ;
- Gérer l’administration du service (les courriers et la boîte mail, les demandes extérieures d’impression des dossiers médicaux, etc.) ;
- Organiser ponctuellement des évènements ;
- Gérer l’économat ;
- Encadrer des stagiaires et jobistes.
Profil
- Vous êtes titulaire d’un graduat en secrétariat de direction option médicale et vous justifiez d’une expérience de minimum 3 ans dans une fonction similaire.
- Vous maîtrisez la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Vous possédez des notions en anglais et néerlandais (lu, écrit et parlé).
- Vous possédez une aisance relationnelle et êtes polyvalent(e).
- vous êtes ponctuel, efficace, autonome, organisé, discret, vous avez toujours le sourire, et vous êtes fiable tant au niveau de l’exécution des tâches, qu’en matière de confidentialité.
Offre
- Un contrat à durée déterminée de 6 mois en 30h40
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Classification IFIC: CAT 12
- Des avantages extra légaux :
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Des chèques repas de 5,20€
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Une prime de fin d’année
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Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous et pour toute personne inscrite sur votre composition de ménage)
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Assurance groupe (invalidité, pension, décès)
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Avantages mobilité :
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Une intervention dans les frais de transport en commun
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Une indemnité dans les frais km vélo
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Une intervention dans les frais km voiture
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Parking gratuit – Transports en commun à proximité
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29.5 jours de congé
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Avantages complémentaires :
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Intervention dans l'abonnement ULB Sports
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Opportunités de stage pour les enfants du personnel de 3 à 15 ans
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Intervention dans le Minerval ULB pour les enfants du personnel
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Avantages restauration
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Catalogue d’avantages du personnel (loisirs, mode, ...)
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Bénévolat au sein d’associations
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Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
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Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière
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De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau
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Une politique bien-être et santé au travail – Parcours méditatif sur site
- Mission Interne possible : pour les candidats déjà salariés de l' H.U.B, le contrat de travail (CDI) est maintenu.
Modalités d’introduction de votre candidature
Veuillez-vous rendre sur le site web ou l’intranet de l’hôpital et introduisez votre
