Je bent verantwoordelijk voor het proactief beheren en optimaliseren van de agenda’s en het coördineren van de activiteiten van de Executive Director Non-Life en de CFO, inclusief de praktische voorbereiding en opvolging van vergaderingen en dossiers.
Je belangrijkste taak is het tijdig en correct timen alsook organiseren van vergaderingen, inclusief het verzamelen, voorbereiden en digitaal verspreiden van alle documentatie met bijzondere aandacht voor confidentialiteit en nauwkeurigheid.
Je team bestaat uit de collega’s van het Directiesecretariaat, dat rapporteert aan de Chief of Staff, en jouw rol hierin is die van een centrale spilfiguur die afspraken, informatie en documenten stroomlijnt tussen directie, interne stakeholders en externe partners.
Een typische werkdag ziet er als volgt uit: je plant en herplant afspraken, prioriteert verzoeken, bereidt vergaderingen voor, volgt toegewezen dossiers op, verzorgt professionele correspondentie in NL/FR/ENG, bewaakt deadlines en ondersteunt projecten en events. Door jouw ondersteuning en vooruitziende blik ontlast je directieleden van operationele en administratieve werklast zodat hij/zij zich kunnen focussen op strategische beslissingen.
