(ref. ATP-2026-211)
Laatst aangepast: 09/06/26
Voor de onderzoekseenheid Archeologie, Kunstwetenschap en Musicologie (AKM) van de Faculteit Letteren (campus Leuven) zoeken wij een administratief en financieel coördinator. De functie valt binnen het domein HR & Financiën. Je bent in deze functie verantwoordelijk voor het zelfstandig en proactief administratief en financieel beheer van de onderzoekseenheid Archeologie, Kunstwetenschap en Musicologie. In de Faculteit maak je deel uit van een collegiale groep van ongeveer zeven administratief en financieel coördinatoren die elk verantwoordelijk zijn voor het beheer van een andere onderzoekseenheid. Het facultaire diensthoofd HR & Financiën en de voorzitter van de onderzoekseenheid AKM sturen jouw takenpakket inhoudelijk aan. Je onderhoudt daarnaast nauw contact met de docenten, onderzoekers en andere medewerkers binnen deze onderzoekseenheid.
Ben je een expert in administratie, coördinatie en organisatie? Enthousiast, collegiaal, initiatiefgericht, behulpzaam en nauwkeurig? Hou je van afwisseling in je job en blijf je kalm wanneer de werkdruk even piekt? Dan ben jij degene die we zoeken!
De functie bestaat uit verschillende luiken:
1. Het financieel en HR-beheer van de onderzoekseenheid:
- Je staat in voor de verwerking van de financiële verrichtingen binnen de onderzoekseenheid en zorgt voor de aanmaak, opvolging en betaling van facturen, maakt bestelbonnen aan, plaatst bestellingen en volgt deze op. Je verwerkt beroepskosten via kostenformulieren, kredietkaarten en reiswijzers;
- Je volgt de budgetten van onderzoeksprojecten en individuele kredieten proactief op, maakt (complexe) rapporten en stelt budgetoptimalisaties voor;
- Je doet het voorbereidende werk voor de opmaak van de begroting van de onderzoekseenheid.
- Je staat in voor de aanstellingen en contractverlengingen van het bijzonder academisch personeel (doctoraatsonderzoekers, wetenschappelijk medewerkers, postdoctorale onderzoekers, enz.) en zorgt voor een tijdige en correcte afhandeling van deze dossiers;
- Je geeft advies over deadlines en regelgeving van statuten en financieringskanalen
2. Administratieve en logistieke processen:
- Je verzorgt het onthaal van nieuwe medewerkers en externe bezoekers;
- Je staat in voor de financiële en logistieke organisatie en de interne communicatie van evenementen en congressen;
- Je ondersteunt de voorzitter van de onderzoekseenheid bij de opvolging van jonge onderzoekers (bv. inplannen jaarlijkse feedbackgesprekken) en ondersteunt doctoraatsonderzoekers bij de organisatie van hun doctoraatsverdediging;
- Je stelt de agenda op van het overlegcomité en neemt hieraan deel;
- Samen met de bestuurder beheer je de lokalen van de onderzoekseenheid;
- Je plant de jaarlijkse feedbackgesprekken in.
3. Je werkt in teamoverleg met andere administratief coördinatoren. In overleg met het diensthoofd HR & Financiën kan je ook breed worden ingeschakeld voor administratieve en coördinerende taken in andere onderzoekseenheden, wanneer zich bijvoorbeeld aan andere onderzoekseenheden dringende ondersteunende noden stellen.
- Je behaalde bij voorkeur een bachelordiploma of je bent gelijkwaardig door relevante werkervaring.
- Je hebt ervaring met boekhouding en/of financieel beheer.
- Je bent vertrouwd met de courante PC-toepassingen (Outlook, Word en Excel), kennis van SAP is een pluspunt.
- Je beheerst het Nederlands en het Engels zeer goed, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je zorgt ervoor dat je door opleiding en teamoverleg specialist bent en blijft in je job.
- Je bent een organisatietalent, je bent vlot in de omgang en kan zelfstandig werken.
- Je bent discreet en kan omgaan met vertrouwelijke informatie.
- Je werkt efficiënt, pro-actief en zeer nauwkeurig, met respect voor deadlines.
We beogen een voltijdse tewerkstelling, en bieden een contract voor onbepaalde duur in een dynamische omgeving in het centrum van Leuven.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.
Een universitaire context staat garant voor een jonge, innovatieve, internationale omgeving waar state-of-the art onderzoek wordt verricht en waar wordt gewerkt met diverse internationale profielen met verschillende contracttypes en soms complexe loopbaantrajecten. Via deze uitdagende job draag je indirect bij aan onderwijs en onderzoek met een impact op de samenleving. Je komt terecht in een warm team met een diversiteit aan expertises, waarin we veel belang hechten aan eigenaarschap, samenwerking, overleg, inspraak en collegialiteit. Ben je nieuw in de functie, dan zorgen wij voor een passend opleidingstraject en helpen we jou ‘on the job’ jouw nieuwe takenpakket onder de knie te krijgen.
In onze werkomgeving hechten we veel belang aan ruimte voor initiatief en engagement, kansen om opleidingen te volgen, en een gezonde work-life balans (o.a. via telewerk).
Aan KU Leuven geniet je extralegale voordelen, zoals een hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer en een bedrijfsfiets.
Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij mevrouw Veerle Hompes, mail:
[email protected]. Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij Kim Lamproye, tel: 016 37 92 11.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 30/06/2026 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar [email protected]
av_timer Tewerkstellingspercentage: Voltijds
location_city Locatie: Leuven
timer Solliciteren tot en met:
30/06/2026 23:59 CET
bookmarks Tags: Financiën en administratie
