Bedrijf
Als Administratief medewerker planning kom je terecht op het opleidingscentrum (OCHA) van Cepa. Cepa is de Centrale der Werkgevers aan de Haven van Antwerpen – een serieuze titel, maar achter die naam schuilt een organisatie met een groot hart voor de haven en haar mensen.
Wij zijn de werkgeversorganisatie van zo’n 125 Antwerpse havenbedrijven die werk geven aan zo’n 9.500 havenarbeiders. We vertegenwoordigen de werkgevers in het sociaal overleg en behartigen hun belangen in de Antwerpse haven – een van Europa’s grootste havens. Maar dat is lang niet alles.
We organiseren ook alle havenarbeid van A tot Z: van personeelsbeheer en veiligheid tot uitrusting, medische hulpverlening en opleidingen. Dat alles doen we samen met onze 200 collega’s, verspreid over verschillende locaties in de haven en op het Eilandje in Antwerpen.
Als één groot team zorgen we ervoor dat alle havenarbeiders elke dag veilig en goed voorbereid aan de slag kunnen bij hun werkgevers.
Zo houden we onze haven menselijk, toekomstgericht en innovatief.
Ga jij met ons in zee?
Functiebeschrijving
Hou jij ervan om mensen warm te onthalen, structuur te brengen in administratie en elke dag het verschil te maken voor cursisten en collega’s?
Binnen onze dienst OCHA zoeken we een administratief medewerker planning die houdt van duidelijkheid, orde en een goed georganiseerde werkdag. Je bent het vriendelijke gezicht van ons onthaal én de stille motor achter een vlekkeloze administratie. Dankzij jouw nauwkeurigheid, klantgerichtheid en overzicht loopt alles van inschrijvingen tot certificaten precies zoals het hoort.
Jouw functie:
Planning
- Opstellen, opvolgen en bewaken van de dag- en jaarplanning van opleidingen, in nauw overleg met instructeurs, de operations supervisor en andere collega’s.
- Opbouwen en onderhouden van een sterke relatie met onze instructeurs; fungeren als eerste aanspreekpunt en luisteren naar hun noden.
Onthaal en dienstverlening
- Ontvangen van bezoekers, medewerkers en cursisten op een vriendelijke en professionele manier.
- Beantwoorden van telefoons en vragen, met correcte doorverwijzing waar nodig.
- Verstrekken van duidelijke informatie over opleidingen en procedures
Administratieve ondersteuning
- Registreren van aanwezigheden van opleidingen, bijscholingen en interne activiteiten.
- Opvolgen van certificaten (registratie, geldigheden controleren, documenten opvolgen).
- Verwerken van documenten zoals aanwezigheidslijsten, inschrijvingen en basisregistraties.
- Bijhouden van administratieve dossiers en controleren van gegevens op juistheid en volledigheid.
Overige
- Up-to-date houden van planningen.
- Beheren van in- en uitgaande communicatie (mailbox en interne informatieverwerking).
- Ondersteunen van collega’s bij praktische of administratieve taken wanneer nodig.
- Verzamelen en voorbereiden van gegevens voor rapporteringen en statistische informatie.
Profiel
- Je beschikt over een bachelor denkniveau en combineert dit met een nauwkeurige en leergierige werkhouding.
- Je werkt vlot met digitale tools zoals Outlook en Excel en gaat precies en gestructureerd te werk.
- Je communiceert duidelijk, professioneel en klantgericht, zowel mondeling als schriftelijk, en past je communicatiestijl vlot aan je gesprekspartner aan.
- Je beschikt over een goede emotionele intelligentie (EQ), handelt geduldig en empathisch, en gaat respectvol om met diverse persoonlijkheden.
- Je bent stipt, betrouwbaar en voelt je verantwoordelijk voor correct afgewerkte taken.
- Je functioneert goed in een ondersteunende rol en werkt graag samen met collega’s.
- Je begint graag vroeg aan je werkdag en bent idealiter aanwezig tussen 7u30 en 7u45.
- Je houdt overzicht, plant efficiënt en blijft rustig en geconcentreerd wanneer het drukker wordt.
Wij bieden
- Een uitdagende en boeiende rol in een groeiende organisatie met impact op de business. Bovendien werk je over afdelingen heen.
- Naast een loon dat met jou meegroeit, krijg je bij ons tal van extralegale voordelen, zoals maaltijdcheques, fietsvergoeding, een hospitalisatieverzekering en groepsverzekering. Om je loonpakket volledig op jouw maat af te stemmen hebben we ook een cafetariaplan. Hierin kan je een stuk van je eindejaarspremie en bonus omzetten in andere leuke voordelen.
We vertellen je hier graag meer over tijdens je sollicitatiegesprek.
- We moedigen je tijdens je loopbaan aan om jezelf verder te ontplooien als persoon én als professional. Je kan verschillende opleidingen en workshops volgen waarin je je hard en soft skills verder aanscherpt.
- Bij Cepa ontvangen we je met open armen – nog voor je gestart bent! Je mag rekenen op een uitgebreide onboarding waarbij we je uitstekend begeleiden vanaf dat je je contract ondertekent tot je enkele maanden in dienst bent.
- En de collegialiteit blijft groot! Via CepaConnect zetten we allerlei initiatieven op poten om onze collega’s te verbinden en te zorgen voor hun welzijn.
- Een goeie work-life balance vinden we erg belangrijk. Meer ontdek je tijdens ons gesprek.
Wens je meer te weten over onze activiteiten, surf gerust naar www.cepa.be.
Werk jij mee aan een veilige en drugsvrije haven? Dan is het belangrijk dat je een positieve veiligheidsscreening hebt of bereid bent toestemming te geven zodat wij deze voor jou kunnen aanvragen.
Plaats van tewerkstelling Zomerweg 3, 2030 Antwerpen.
Contact
Stuur je CV door via de knop onderaan deze pagina (“Klik hier om te solliciteren”).
