De Office Manager is verantwoordelijk voor de dagelijkse operationele werking van het advocatenkantoor en zorgt ervoor dat alle administratieve, organisatorische en ondersteunende processen efficiënt verlopen. Je rapporteert rechtstreeks aan de Vennoot en stuurt een ondersteunend team aan, waarbij je eindverantwoordelijk bent, met je team, voor;
- Coördineren van de dagelijkse werking van het kantoor en bewaken van efficiënte processen
- Beheren van agenda’s, vergaderingen, afspraken en interne planning
- Toezicht houden op onthaal, telefonie, correspondentie en algemene kantooradministratie
- Optimaliseren van interne procedures, workflows en documentbeheer. Hiervoor worden projecten opgestart waarbij buy-in van de andere stakeholders worden afgetoest
- Beheer van leveranciers, kantoorinfrastructuur en facilitaire diensten
- Zorgen voor een professionele kantooromgeving en representatieve uitstraling
- Ondersteunen bij dossieropvolging, documentvoorbereiding en archivering
- Coördineren van deadlines, termijnen en administratieve verplichtingen
- Beheren van juridische correspondentie en vertrouwelijke documenten
- Beheren en onderhouden van juridische databank, met behulp van advocaten met inhoudelijke kennis
- Ondersteunen van advocaten bij praktische organisatie rond cliënten en dossiers
- Waken over correcte naleving van interne procedures en compliancevereisten
- Ervaring van min. 10 jaar in office management, administratie of coördinatie.
- Ervaring in People Management.
- Ervaring binnen een advocaten- of accountantskantoor is een pluspunt.
- Sterk organisatorisch vermogen.
- Discretie en vertrouwelijkheid.
- Proactieve en oplossingsgerichte ingesteldheid.
- Nauwkeurigheid en stressbestendigheid.
- Goede communicatieve vaardigheden.
- Administratief sterk en gestructureerd.
- Sterk People manager met hoog EQ
Stuur dan jouw CV en motivatiebrief naar [email protected].
Jouw kandidatuur wordt vanzelfsprekend in alle confidentialiteit behandeld.
Wij kijken er alvast naar uit om jou te ontmoeten!
