Als Office Manager ben je de drijvende kracht achter een efficiënte, klantgerichte en toekomstgerichte werking. Je combineert operationele verantwoordelijkheid met strategisch inzicht en people management.
Leiderschap & teamontwikkeling
- Je stuurt, coacht en motiveert teams binnen sales support, interne sales, logistiek en after-sales/service
- Je vormt het aanspreekpunt voor je teams en fungeert als brug tussen verschillende afdelingen
- Je zorgt voor een duidelijke structuur, taakverdeling en prioriteiten binnen de binnendienst
- Je begeleidt medewerkers in hun groei (onboarding, evaluaties, ontwikkeling) en bouwt actief mee aan een positieve teamcultuur
- In samenwerking met HR trek je nieuwe talenten aan en versterk je het team
Strategie & performance
- Je werkt mee aan het strategisch plan voor de komende drie jaar
- Je vertaalt organisatiedoelstellingen naar een ambitieus & haalbaar budget voor jouw regio
- Je definieert en implementeert KPI’s voor je teams en volgt deze nauwgezet op
- Je analyseert resultaten en stuurt bij waar nodig om de vooropgestelde doelen te behalen
- Je rapporteert helder over prestaties, klanttevredenheid en teamresultaten
Procesoptimalisatie & samenwerking
- Je bewaakt een vlotte flow van offerte tot levering en nazorg
- Je analyseert bestaande processen, detecteert knelpunten en implementeert verbeteringen
- Je optimaliseert systemen en tools om efficiëntie en klanttevredenheid te verhogen
- Je zorgt voor afstemming en uniformiteit met andere sites binnen REPM Dexis
Operationele & commerciële ondersteuning
- Je ondersteunt interne sales in offerteopvolging, klantendossiers en technische vragen
- Je waakt over een correcte verwerking van bestellingen, levertermijnen en stockbeheer
- Je coördineert de after-sales activiteiten, waaronder retouren, klachten en service-opvolging
- Je analyseert terugkerende problemen en vertaalt deze naar structurele verbeteringen
- Je draagt actief bij aan een optimale klantentevredenheid dankzij een proactieve en oplossingsgerichte aanpak
Logistiek & administratie
- Je stuurt de magazijnwerking aan via de magazijnverantwoordelijke
- Je bewaakt voorraadniveaus en optimaliseert magazijnprocessen
- Je coördineert inventarisaties en analyseert transportkosten
- Je ziet toe op een correcte en tijdige facturatie, in samenwerking met het sales support team
- Je bewaakt de administratieve flow van offerte tot factuur en zorgt voor duidelijke interne communicatie richting finance
