- Departement: Faculteit Farmaceutische Wetenschappen; FW58 - Facultaire dienst Onderwijsondersteuning Farmaceutische wetenschappen
- Functieklasse: B
- Tewerkstellingspercentage: 100% - statutaire functie
- Solliciteren kan tot en met 09-09-2026 (DD/MM/YYYY)
Als Verantwoordelijke Roostering en Organisatiemiddelen binnen het decanaat van de Faculteit Farmaceutische Wetenschappen vervul je een veelzijdige rol met een sterke focus op roostering, logistiek en facilitaire ondersteuning. Je combineert administratieve, technische en organisatorische taken en draagt zo bij aan het succes van de onderwijs- en onderzoeksprocessen van de faculteit. Je werkt in een dynamische context waarin flexibiliteit en initiatief centraal staan. De functie biedt zeer uiteenlopende taken en we zijn dan ook op zoek naar een duizendpoot die energie haalt uit een flexibele invulling van de functie.
Binnen deze functie neem je twee grote verantwoordelijkheidsdomeinen op:
1. Roostering (± 50%)
- je stelt lessenroosters op met behulp van het roosterprogramma TimeEdit in overleg met onderwijsondersteunende diensten en houdt deze up-to-date doorheen het academiejaar
- je verwerkt wijzigingen (bij afwezigheden, lokaalbeschikbaarheid of onvoorziene omstandigheden) en volgt deze nauwgezet op
- je blijft op de hoogte van ontwikkelingen in de roostersoftware en volgt hiervoor opleidingen
- je ondersteunt administratief de Academy for Lifelong Learning in Pharmacy (ALLpha)
2. Administratieve en logistieke ondersteuning (± 50%)
- je bent het eerste aanspreekpunt voor technische en logistieke problemen in auditoria, zalen en facultaire gebouwen en volgt problemen actief op
- je voert preventieve controles uit op audiovisuele en multimedia-apparatuur en begeleidt gebruikers
- je bewaakt de goede staat, orde, netheid en veiligheid van infrastructuur en practicumruimtes
- je bereidt vergaderzalen en facultaire meetings praktisch voor (incl. multimedia, catering en nazorg)
- je ondersteunt het decanaat administratief en logistiek (communicatie, mailings, kopieerwerk, printers)
- je coördineert en volgt herstellingen en interventies door interne en externe diensten op
- je helpt bij de organisatie van facultaire evenementen (zoals infodagen, plechtige proclamatie, research day, kerstfeest, lezingen, etc.), occasioneel buiten de reguliere uren
- je beheert voorraden, bestellingen, sleutels, lockers en informatiekanalen (valven en digitale schermen)
- je neemt een rol op in veiligheid en preventie, inclusief opvolging van inspecties en incidenten (brand, EHBO)
Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Sofie Beyaert via [email protected] of 09 264 80 41. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)
- je hebt ervaring met het roostersoftwarepakket TimeEdit, of je bent gemotiveerd om je dit snel eigen te maken
- je hebt bij voorkeur kennis van UGent-platformen (zoals SharePoint, Ufora, OASIS)
- ervaring binnen een Facultaire Dienst Onderwijsondersteuning is een pluspunt
- je hebt een goede kennis van het Nederlands en Engels
- je hebt affiniteit met IT, multimedia en MS Office (incl. Teams)
- inzicht in de werking van UGent-diensten is een troef
- je organiseert een gevarieerd takenpakket efficiënt en neemt initiatief
- je werkt nauwkeurig en behoudt overzicht, ook in complexe situaties
- je bent flexibel en oplossingsgericht en combineert vlot verschillende soorten taken
- je hebt een sterk verantwoordelijkheidsgevoel, bent betrokken en draagt actief bij aan het goed functioneren van de organisatie, je bent trots op je eigen inbreng hierin
- je werkt teamgericht, sociaal en stelt je klantvriendelijk en assertief op
- je bouwt constructieve samenwerkingen uit met diverse interne en externe stakeholders
- je communiceert vlot en gepast, zowel mondeling als schriftelijk, en bouwt op een natuurlijke manier een collegiale samenwerking op met stakeholders uit centrale diensten en andere faculteiten
- je bent bereid vroeg te starten (ten laatste 8.15 uur) en sporadisch buiten de diensturen te werken
Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse B. Lees op onze website meer over onze verloning.
De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).
Daarnaast krijg je:
- 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
- mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
- gunstige pensioenvoorwaarden
- een hospitalisatieverzekering
- terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
- ecocheques
- een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
- een mooie werk-privé balans
- ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …
Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van bachelor.
Bezorg ons ten laatste op 09-09-2026 om 23.59 uur de volgende documenten:
- Je cv
- Je motivatiebrief
- Een kopie van je diploma
- Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)
Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt.
We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via [email protected] zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.
Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ of contacteer ons via [email protected].
