Project Manager Horizon Europe project SAMPO

Vrije Universiteit Brussel -
Elsene

Nu solliciteren

Vacaturegegevens

Deeltijds
€ 4.353,64 - € 6.985,07 per maand
14 uur geleden

Extralegale voordelen

Ecocheques
Fietsvergoeding
Pensioensparen

Kwalificaties

Microsoft Excel
Administratieve ervaring
Projectmanagement
Organisatorische vaardigheden
Nederlands

Volledige vacaturetekst

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze Project manager die graag de tanden zet in onderzoek en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien.

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

2 - Functiebeschrijving

We zoeken een Project Management Officer die administratieve, financiële en operationele projectmanagementondersteuning biedt voor SAMPO en fungeert als schakel tussen het coördinerende VUB-team, de internationale consortiumpartners, de centrale diensten van de VUB, Horizon Europe en relevante externe stakeholders.

Deze rol is essentieel voor de vlotte uitvoering van een groot Horizon Europe-consortium. Je ondersteunt de coördinator en het onderzoeksteam bij het bewaren van overzicht over werkpakketten, deliverables, mijlpalen, budgetten, rapporteringsverplichtingen, vergaderingen, partnercommunicatie en documentatie. Je bent het eerste aanspreekpunt voor administratieve, financiële en operationele vragen die geen wetenschappelijk-inhoudelijke beslissing vereisen.

Een selectie van jouw taken

Je ondersteunt het dagelijkse beheer van het SAMPO-consortium, inclusief planning, opvolging van werkpakketten, deliverables, mijlpalen, interne deadlines en partnerinput.
Je coördineert administratieve en operationele communicatie tussen het coördinerende VUB-team, internationale partners, VUB-centrale diensten en, waar relevant, de Europese Commissie/project officer.
Je bereidt projectbudgetten, financiële rapporten, timesheets, aankoopdossiers, onderaannemingsprocedures en documentatie voor amendementen voor en volgt deze op in nauwe samenwerking met VUB-diensten.
Je ondersteunt de voorbereiding van periodieke technische en financiële rapportering, inclusief templates, reminders aan partners, kwaliteitscontrole, versiebeheer en indieningsklare documentatie.
Je coördineert consortiumgovernancevergaderingen, Executive Board- en General Assembly-vergaderingen, Advisory Board vergaderingen, stakeholderbijeenkomsten en projectevents, inclusief agenda's, notulen en opvolging van actiepunten.
Je onderhoudt gestructureerde projectdocumentatie, waaronder gedeelde mappen, contactlijsten, risicoregisters, deliverabletrackers, ethische en safeguardingdocumentatie, rapporteringskalenders en auditklare dossiers.
Je ondersteunt de HR-opvolging van onderzoekers die op het project werken, inclusief rekruteringsplanning, onboarding, contractopvolging en administratieve vragen.
Je draagt bij aan communicatie-, disseminatie- en outreachactiviteiten, waaronder ondersteuning voor persberichten, website-updates, socialemediaberichten, nieuwsbrieven en afstemming met de communicatiepartner van het project.
Ondersteunen van valorisatie-, exploitatie- en duurzaamheidsactiviteiten, waaronder de voorbereiding van trajecten voor de langetermijnimplementatie van SAMPO-resultaten na afloop van het onderzoeksproject, en het verkennen van toekomstige implementatiemodellen zoals integratie in bestaande dienstverlening, licentiëring, publiek-private samenwerkingen of de voorbereiding van een mogelijke spin-off.
Je identificeert proactief mogelijkheden om administratieve processen tussen het VUB-team, faculteitsdiensten, centrale diensten en consortiumpartners te vereenvoudigen en te optimaliseren.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

We zoeken iemand met een masterdiploma of gelijkwaardig door ervaring die relevant is voor projectmanagement, onderzoeksadministratie, internationale samenwerking of financiële-administratieve coördinatie. Bij voorkeur heb je 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie.
Je bent sterk georganiseerd en kan overzicht houden over meerdere deadlines, documenten, partners en parallelle werkstromen.
Je hebt oog voor detail en affiniteit met budgetten, financiële opvolging en rapportering. Je werkt vlot met Excel en leert snel werken met nieuwe platformen en rapporteringssystemen.
Je communiceert vlot en professioneel in het Engels en Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk, en kan je boodschap aanpassen aan onderzoekers, administratieve diensten, financiers en externe stakeholders.
Je bent proactief, oplossingsgericht, betrouwbaar en kan zelfstandig werken terwijl je nauw afstemt met de projectcoördinator en het team.
Je haalt energie uit afstemming met internationale partners en universitaire stakeholders en kan een constructieve brug vormen tussen wetenschappelijke, administratieve en operationele noden.
Ervaring met Horizon Europe, Europese onderzoeksprojecten, universiteitsadministratie of financieel-administratief projectmanagement is een sterke troef.
Kennis van VUB-procedures of van Vlaamse, Brusselse, Belgische en Europese onderzoeksfinanciering is een pluspunt.
Je bent een allrounder die inspringt waar nodig en tegelijk structuur, kwaliteit en opvolging bewaakt.
Binnen het projectbudget kan maximaal 12 jaar relevante anciënniteit worden erkend.
Als (niet-) EER onderdaan voldoen aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een rechtsgeldige vergunning voor VUB en voldoen aan de VUB verblijfsvoorwaarden. Lees hier meer.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?

Dan bieden we je een deeltijds contract van bepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 7 [min. 4025,60 € - max. 6197,23 € ) ] , graad 8 [ min. 4353,64 € - max. 6609,29 € ] of graad 9 [min. 4729,42 € - max. 6985,07 € ].

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken;
Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;
De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?

Stel je dan kandidaat vóór 2 juli 2026 via jobs.vub.be [en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma]

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:

Stap 1: CV-screening.

Stap 2: Een jobinterview.

Contacteer ons!

Vragen over de job zelf of vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod? ?

Contacteer Imke Baetens via [email protected].

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?

Ga dan naar jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: ATP

Contract: bepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Pscyhologie en Educatiewetenschappen

Omvang: 0,4 fte

Functie: Projectmanager

Gradengroep: 7, 8, 9

Wijze van begeven: werving

Nu solliciteren

1 - Werken bij de VUB

2 - Functiebeschrijving

3 - Profiel

4 - Aanbod

5 - Geïnteresseerd?

6 - Kenmerken

Tools voor werkzoekenden

Werkgeverstools

Bladeren

Blijf verbonden