Objectifs de la fonction
Assurer l’accueil des patients ambulatoires des urgences ainsi que le suivi administratif.
Prendre en charge les tâches administratives liées à l'admission des patients afin de les accueillir dans des conditions optimales et de mettre les documents nécessaires pour l'administration des patients/résidents, tarification et la facturation en ordre.
Activités et tâches liés à la fonction
Sous la responsabilité de l’adjoint au Chef de service et du Chef de service :
- Accueillir les patients/résidents :
- Accueille les patients, les rassure si nécessaire et les oriente ;
- Crée ou vérifie le dossier des patients venant en consultation aux urgences :
- Sort les documents nécessaires pour le patient (étiquettes, bracelet);
- Accueille les patients et leur donne des renseignements pratiques (ex. sur les tarifs de l’hospitalisation);
- Se concerte avec les parties concernées pour la gestion des chambres et réserve la chambre (aussi lors des transferts internes) et en informe le patient;
- Répond aux appels téléphoniques internes et externes (ex. des mutualités, patients, hôpitaux, police…) et recherche l'information demandée;
- Prend contact avec le service social en cas de problèmes (ex. hospitalisation d'un réfugié politique);
- S’occupe des hospitalisations du service d’urgences
- Téléphone aux médecins concernés;
- Prévient les services nécessaires;
- Recherche une chambre disponible;
- Complète les documents et applicatifs nécessaires;
- Cherche les informations manquantes (ex. pas de carte SIS, téléphoner aux mutualités et essayer de contacter la famille);
- Effectuer les tâches administratives relatives à l'admission
- Etablit un dossier d’hospitalisation et se concerte avec les parties concernées pour le planning des admissions;
- Encode les données concernant l'inscription, le transfert ou le renvoi d'un patient dans le système informatique et les vérifie;
- Rédige divers documents pour les mutualités ou les patients et les envoie (ex. attestations, documents d'assurance hospitalisation);
- Collecte les documents, les classes dans un dossier et assure la mise à jour;
- Contacte le patient lorsqu'une pièce manque dans le dossier pour le compléter (ex. signature, informations manquantes)
Profil
- Maîtrise des outils informatiques : logiciels de gestion hospitalière, encodage administratif, bureautique (Word, Excel, Outlook…).
- Connaissance des procédures d’admission : inscriptions, transferts, renvois, facturation et tarification hospitalière.
- Capacité à gérer des dossiers administratifs (collecte, vérification, mise à jour, classement).
- Compétence en communication téléphonique : réception d’appels internes/externes, transmission d’informations fiables.
- Capacité à rechercher des informations manquantes auprès de patients, mutualités, services internes ou externes.
- Compréhension du fonctionnement d’un service d’urgences et de ses priorités.
- Maîtrise des techniques d’accueil et d’orientation.
- Compétences rédactionnelles (courriers, attestations, documents d’assurance…).
- Empathie, sens du service et de l’accueil, capacité à rassurer des patients souvent stressés.
- Excellente gestion du stress et aptitude à travailler dans un environnement à flux tendu (urgences).
- Rigueur et précision dans les encodages et la manipulation de données sensibles.
- Organisation et autonomie, capacité à prioriser plusieurs demandes simultanées.
- Discrétion et respect de la confidentialité (secret professionnel).
- Communication claire et adaptée à différents interlocuteurs.
- Esprit d’équipe : collaboration avec les médecins, infirmiers, assistants sociaux, services administratifs…
- Réactivité et prise d’initiative dans la gestion des imprévus et des situations complexes.
- Patience, diplomatie et capacité à gérer les situations conflictuelles.
- Diplôme secondaire supérieur souhaité.
- Expérience en accueil, secrétariat médical ou administration hospitalière : un atout.
- Connaissance du système de santé belge et des mutualités : appréciée.
- Maitrise du français ; la connaissance d’autres langues (néerlandais, anglais) est un plus.
Offre
- Un contrat à durée déterminée de 6 mois en 30h
- Classification IFIC: CAT11
- Des avantages extra légaux :
- Des chèques repas de 5.20€
- Une prime de fin d’année
- Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous et pour toute personne inscrite sur votre composition de ménage)
- Avantages mobilité :
- Une intervention dans les frais de transport en commun
- Une indemnité dans les frais km vélo
- Parking gratuit – Transports en commun à proximité
- 29 jours de congé
- Avantages complémentaires :
- Avantages restauration
- Catalogue d’avantages du personnel (loisirs, mode, ...)
- Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
- Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière
- De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau
- Une politique bien-être et santé au travail – Parcours méditatif sur site
- Mission Interne possible : pour les candidats déjà salariés de l' H.U.B, le contrat de travail (CDI) est maintenu.
Modalités d’introduction de votre candidature
Veuillez-vous rendre sur le site web ou l’intranet de l’hôpital et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).
