Krijg jij energie van plannen, organiseren en dingen goed laten lopen achter de schermen? Dan zit je in deze rol helemaal op je plek. Als procesondersteuner jeugd zorg je ervoor dat team Jeugd vlot en efficiënt kan werken, door collega’s te ontzorgen in de praktische, administratieve en organisatorische opvolging.
Je bent degene die in nauwe samenwerking met de staf en de directeur mee het overzicht bewaakt en structuur brengt in de werking van het team. Je zorgt ervoor dat vergaderingen en overlegmomenten goed voorbereid zijn: je plant ze in, stemt af met collega’s en externe partners, regelt de praktische kant en zorgt voor heldere verslagen en een goede opvolging van afspraken. Zo blijft iedereen mee en gaan afspraken niet verloren.
Daarnaast ondersteun je bij een brede waaier aan dossiers en processen. Je helpt mee bij het opmaken van subsidiebesluiten, ondersteunt bij de administratieve behandeling van bestellingen en overheidsopdrachten en volgt ook de begroting en het budget mee op. Je zorgt ervoor dat alles administratief correct loopt en deadlines gehaald worden, zodat collega’s zich volop kunnen focussen op de inhoud. Je bent hiervoor het eerste aanspreekpunt binnen het team.
Ook op het vlak van informatiebeheer speel je een belangrijke rol. Je structureert documenten en gegevens, bewaakt het overzicht en zorgt dat informatie makkelijk terug te vinden is voor het hele team in het algemeen en de staf van de directeur specifiek.
Je werkt samen met verschillende collega’s binnen het team, de staf van de directeur in het bijzonder, en hebt ook contact met externe partners. Je bent een aanspreekpunt voor praktische en organisatorische vragen en draagt mee bij aan een vlotte samenwerking en duidelijke communicatie.
En wanneer het nodig is, spring je flexibel bij: tijdens drukke periodes, bij projecten of bij de organisatie van initiatieven. Zo maak je elke dag mee het verschil voor het hele team door ervoor te zorgen dat alles achter de schermen goed blijft lopen.
Lees meer over de job en het selectieproces in het selectiereglement als bijlage bij ‘meer informatie’. Download dit document en hou het bij.
