Missions
Soutenir le responsable hiérarchique afin d’offrir un soutien administratif correct et dans les temps aux différents services, ainsi qu’exercer les tâches déléguées par le responsable hiérarchique et le remplacer provisoirement le cas échéant.
Pour les secteurs suivants :
- Neurosciences et Médecine cardiothoracique.
- Oncologie.
- Médecine critique et services médico-techniques.
- Mère-Enfant.
Tâches et responsabilités
Sous la responsabilité du Directeur opérationnel adjoint HUB - Secrétariats médicaux :
- Soutient le responsable hiérarchique dans la résolution des problèmes concernant le secteur médical et fait des propositions de pistes de solutions
- Superviser l’équipe et le travail administratif sous l’autorité du responsable hiérarchique
- Etablit, sous la supervision du responsable hiérarchique, la répartition du travail et le planning du personnel et adapte les plannings existants aux besoins des services (ex. modification de mission, maladie) pour permettre la continuité des services ;
- Conseille, selon les procédures existantes, le responsable hiérarchique au sujet de la gestion du personnel des services (ex. engagement et licenciement)
- Motive, soutient, dirige et évalue les collaborateurs dans la réalisation de leurs tâches;
- Discute avec les collaborateurs au sujet des formations et des problèmes éventuels;
- Accueille les nouveaux collaborateurs sur le terrain ;
- Soutenir le responsable hiérarchique dans l’organisation du service administratif
- Assure, en l’absence du responsable hiérarchique, le bon fonctionnement de son secteur médical.
- Dirige, avec le responsable hiérarchique, l’administration concernant l’organisation du secteur médical;
- Commande, selon les procédures existantes, le matériel nécessaire afin que les collaborateurs puissent effectuer leurs tâches;
- Soutient le responsable hiérarchique dans la résolution des problèmes concernant le fonctionnement du secteur médical;
- Se concerte et échange des informations avec d’autres services ;
- Contrôle la qualité des services délivrés et formule des propositions au responsable hiérarchique pour rehausser la qualité des services;
- Assure un suivi régulier des indicateurs d’activité des secrétariats du secteur médical et prend le cas échéant des dispositions correctives ;
- Contribue à la mise en place d’une approche commune au sein de tous les secrétariats médicaux de l’Institution ;
- Tient à jour des documents et procédures du service (ex. corrige des données modifiées, adapte les procédures conformément aux décisions de l’institution);
- Traite des plaintes concernant les prestations de service de l’équipe et accompagne les membres de l’équipe pour le traitement de plaintes individuelles ;
- Participer à l'exécution de tâches administratives
- Participe à l'exécution des tâches principales du service ;
- Suit les dossiers administratifs;
- Dactylographie les rapports médicaux des patients, etc. ;
- Aide les collaborateurs à résoudre les problèmes complexes;
Profil
- Savoir : disposer des connaissances techniques et requises pour la fonction ;
- Savoir-être : Rigueur, aptitudes d’écoute, dynamisme, adaptabilité ;
- Savoir-faire :
- Communication orale et écrite.
- Collaboration, accompagnement du changement.
- Capacité d’organisation et de planification.
- Savoir fixer des priorités et gérer des contraintes multiples.
Offre
Type de contrat
- Contrat de remplacement à 19h
Rémunération
- Classification IFIC : CAT15 [charte social B]
Avantages extra-légaux
- Chèques-repas d’une valeur de 7,30 €
- Tarifs préférentiels pour les soins médicaux dans l’ensemble des hôpitaux du réseau (pour vous et les personnes inscrites dans votre ménage)
Mobilité
- Intervention dans les frais de transport en commun
- Indemnité kilométrique vélo
- Accessibilité aisée en transports en commun
- Intervention de l’employeur dans le coût de la carte de riverain
Congés
- 29 jours de congé annuels
Autres avantages
- Avantages en matière de restauration
- Accès à un catalogue d’avantages (loisirs, mode, etc.)
- Parcours d’intégration personnalisé
- Programme de formations continues
- Opportunités d’évolution au sein d’un grand réseau hospitalier
- Politique active de bien-être et de santé au travail
Modalités d’introduction de votre candidature
Veuillez-vous rendre sur le site web ou l’intranet de l’hôpital et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).
