De Bolster vzw biedt ondersteuning aan volwassenen met een beperking op meerdere locaties in Zuid-Oost-Vlaanderen (Kluisbergen, Zwalm, Zottegem, Gavere, Ronse, Everbeek). De organisatie staat voor een ambitieuze infrastructuuruitdaging: een masterplan met verschillende bouwprojecten en verspreid over meerdere sites wordt de komende jaren stapsgewijs gerealiseerd. De eerste realisaties ervan zullen starten in 2027.
Om dit programma professioneel te kunnen voorbereiden en opvolgen, zoeken we een gedreven Stafmedewerker Infrastructuurprojecten die het masterplan overziet, de portfolio van infrastructuurprojecten beheert en de projecten begeleidt doorheen alle projectfasen.
Doel van de functie
Als Stafmedewerker Infrastructuurprojecten (Bouwwerken) ondersteun je de Algemeen Directeur bij de voorbereiding, coördinatie en opvolging van het volledige bouwprogramma van De Bolster vzw.
Je bewaakt de samenhang tussen projecten, bereidt beslissings- en rapporteringsdossiers voor en zorgt voor een correcte toepassing van de VIPA-subsidieregelgeving en de wetgeving op de overheidsopdrachten.
Je werkt nauw samen met het diensthoofd Infrastructuur, dat instaat voor de operationele aansturing van de dienst en de dagelijkse infrastructuurwerking.
Als stafmedewerker heb je geen hiërarchische lijnverantwoordelijkheid over de dienst, maar stuur je binnen de projecten wel externe partners aan (architecten, studiebureaus, aannemers) en bewaakt afspraken rond programma, planning, budget en kwaliteit.
Je rapporteert rechtstreeks aan de Algemeen Directeur en bereidt dossiers voor ten behoeve van het Bouwcomité en het Bestuursorgaan.
Je takenpakket omvat:
Projectbeheer en -opvolging
Voor elk project: uitwerken van het project programma dat bestaat uit de behoeften nota vanuit zorg en de voorzieningen op het vlak van logistiek.
Bewaken van de voortgang van alle lopende en geplande infrastructuur (programma, planning, budget).
Coördineren van werfvergaderingen en opvolgen van actiepunten.
Bewaken van de kwaliteit van de uitvoering in samenwerking met de ontwerpers en directie.
Opmaken en bijhouden van projectdossiers, verslagen en rapportages.
Signaleren van risico's en knelpunten, en proactief bijsturen
Subsidies en regelgeving
Opvolgen van de VIPA-subsidiedossiers (infrastructuurforfait) en andere financieringsstromen.
Bewaken van subsidievoorwaarden en -verplichtingen doorheen de volledige projectcyclus.
Coördineren van de aanvraagdossiers bij VAPH en andere overheidsinstanties.
Toepassen van de wetgeving overheidsopdrachten bij aanbestedingen.
Sterkhouder
Primair aanspreekpunt voor architecten, studiebureaus, aannemers en overheidsinstanties
Interne afstemming met administratief-logistiek directeur, directeur Zorg en Ondersteuning, diensthoofd infrastructuur, beleidsteamleden, locatieverantwoordelijken en team boekhouding.
Voorbereiding van dossiers en rapportering voor het Bestuursorgaan
Liaison met erfgoedinstanties, stedenbouw en andere vergunningverlenende overheden
Financiële opvolging
Opvolgen van projectbudgetten en kostprognoses onder leiding van met de Logistiek – Administratief directeur en in samenwerking met de Financieel Expert.
Bewaken van de financiële planning over de portfolio van infrastructuurprojecten.
Uitwerken businessplannen - ROI i.s.m. Logistiek-Administratief Directeur en de Financieel Expert.
