La direction BD & M&A mène les nouveaux projets pour l’avenir de Fluxys (par exemple, la construction de nouvelles canalisations pour l’hydrogène vert). Les projets verts que nous lançons étant de plus en plus nombreux, nous recherchons une personne qui pourra apporter son soutien administratif au niveau de :
Enregistrement du temps
Pour chacun des projets subventionnés, les collaborateurs qui y travaillent enregistrent précisément leur temps. Vous coordonnez cette procédure en étant la personne de contact au sein de l’organisation pour toutes les questions relatives à l’enregistrement du temps, en effectuant le suivi de l’enregistrement mensuel du temps et en assurant la gestion de l’application d’enregistrement du temps avec l’aide de l’équipe ICT
Rapports sur les subventions
Pour divers projets, Fluxys reçoit des subventions pour lesquelles nous faisons périodiquement rapport aux autorités européennes, fédérales ou flamandes. Vous contribuez au bon déroulement de la procédure en rassemblant les documents relatifs à l’enregistrement du temps, en évaluant les documents en question sur la base des critères de la subvention, en complétant les documents de rapport des autorités octroyant la subvention et en collaborant aux audits externes
Assistance de direction
Vous apportez un soutien permanent au Head of Business Development Global (ainsi qu’au senior VP Business Development & M&A en cas d’absence de son Executive Assistant ou pendant les périodes chargées) en gérant l’agenda (organisation des réunions internes et externes), en organisant les déplacements professionnels, en assurant le suivi des demandes d’achat (Purchase Requisitions – PR) et des bons de commande (Purchase Orders – PO), en traitant les dépenses, en apportant un soutien administratif et organisationnel dans différents domaines, en enregistrant les temps et en vérifiant l’enregistrement du temps des collaborateurs du Head of Business Development Global (ainsi que du senior VP Business Development & M&A en cas d’absence de son Executive Assistant)
Soutien administratif de l’équipe
Vous apportez également votre soutien aux différents membres de l’équipe de la direction BD & M&A en fournissant une aide administrative (gestion des réunions récurrentes [par exemple, réunion de la division BDMA], organisation de réunions, réservation de voyages, enregistrement des visiteurs, etc.) et en rédigeant des demandes d’achat (Purchase Requisitions – PR) et des bons de commande (Purchase Orders – PO) pour l’utilisation de nouveaux services ou de nouveaux équipements pour les projets BD
